電子檔案的管理論文

　　所謂的檔案就是一種對(duì)人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)的功能。下面小編給大家分享一些電子檔案的管理論文，大家快來(lái)跟小編一起欣賞吧。

　　電子檔案的管理論文篇一

　　淺談電子檔案管理

　　摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子信息技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，并在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，故在本文中主要對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析與探討，以供參考。

　　關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;

　　中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520(2014)-11-00-02

　　一、電子檔案概述

　　所謂的檔案就是一種對(duì)人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)的功能。檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要資源，其在黨和國(guó)家事業(yè)中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作，就是不重視歷史，就是缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)，也不可能很好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。信息時(shí)代的檔案管理工作應(yīng)該與信息化建設(shè)緊密地結(jié)合起來(lái)。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷更新，檔案管理工作面臨存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的新趨勢(shì)，所以信息化是檔案工作發(fā)展的必然方向。檔案信息化是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分利用豐富的信息資源來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行更加合理、科學(xué)的管理，通過(guò)高效的信息化管理來(lái)努力提高檔案管理工作的效率。可以說(shuō)檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為未來(lái)社會(huì)的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。

　　二、電子檔案的特殊屬性

　　(一)載體與內(nèi)容的可分離性。電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案形成了巨大的挑戰(zhàn)。檔案等同于原件，這是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內(nèi)容的可分離性，是其最重要的特征之一，也是和紙質(zhì)檔案的主要區(qū)別之一。

　　(二)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。因?yàn)槭窃谟?jì)算機(jī)的支持下完成電子檔案的生成。因此，電子檔案是和計(jì)算機(jī)不可分割的，對(duì)計(jì)算機(jī)有著極強(qiáng)的依賴性。

　　(三)共享性和快捷性。檔案的特征和形式在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，會(huì)發(fā)生一系列變化。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案可進(jìn)行多方位的、有效而迅速的組合，不必像紙質(zhì)檔案一樣，進(jìn)行整理和分類(lèi)。因此可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，遵照不同用戶的需要，對(duì)電子檔案進(jìn)行自由的分類(lèi)和組合。可同時(shí)在不同的地方，將一份檔案同時(shí)進(jìn)行使用。在將紙質(zhì)檔案的局限性突破的同時(shí)，也使檔案的使用價(jià)值得到了提高。

　　(四)不安全性和不穩(wěn)定性。因?yàn)殡娮訖n案具有獨(dú)立的形式和內(nèi)容，因此和紙質(zhì)檔案相比，它所具有的不穩(wěn)定性更加顯著，難以保障其安全性、完整性和真實(shí)性的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)更不容易確認(rèn)和判斷電子檔案的原始性。

　　三、電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題

　　(一)無(wú)法保障檔案的信息安全問(wèn)題。在流動(dòng)傳播的過(guò)程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來(lái)了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無(wú)法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問(wèn)題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問(wèn)題。

　　(二)無(wú)法追溯檔案的原始性問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過(guò)分辨字跡和紙張等特征來(lái)體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無(wú)從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中，一個(gè)非常重要的問(wèn)題，就是原始性問(wèn)題。

　　(三)很難辨別檔案的真實(shí)性問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過(guò)相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問(wèn)和困難。

　　(四)無(wú)法確認(rèn)檔案的完整性問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o(wú)據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。

　　四、提高電子檔案管理的策略

　　(一)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。首先，應(yīng)采取完善的措施，做好單位內(nèi)部檔案存儲(chǔ)的保密，對(duì)外來(lái)病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，應(yīng)維護(hù)好單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人士的聘請(qǐng)，或者是成立專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部，對(duì)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行定期的檢查，加強(qiáng)維護(hù)信息安全。另一方面，如果有異常或問(wèn)題出現(xiàn)，需采取相應(yīng)的防范措施，降低危險(xiǎn)系數(shù)，抵御外來(lái)侵害。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提升電子檔案管理人員的操作技能，把好信息安全的第一關(guān)。

　　(二)制定嚴(yán)密、科學(xué)的電子檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。不規(guī)范的操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致電子檔案管理中大量問(wèn)題的存在。所以，使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑，就是制定一套切實(shí)可靠的嚴(yán)密而科學(xué)的檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和類(lèi)型，對(duì)電子檔案管理制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)對(duì)管理人員實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督，要求其在操作過(guò)程必須依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行。一方面，可以對(duì)管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范;另一方面，也使電子檔案的管理效率得到切實(shí)的提升。為使工作標(biāo)準(zhǔn)真正落實(shí)到位，還需制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)賞和肯定那些高效實(shí)行工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程的人員，懲罰那些與規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)不符合的操作人員，進(jìn)而使檔案管理的效率得到提升。

　　(三)提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案的管理效率和單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。正是由于管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現(xiàn)大量的問(wèn)題。產(chǎn)生這些問(wèn)題的原因，主要是由于檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到切實(shí)的提升。單位內(nèi)部應(yīng)定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的水平，鞏固他們的專(zhuān)業(yè)技能，并使他們的工作態(tài)度得到端正。管理人員在培訓(xùn)的過(guò)程中，還可研討工作中存在的障礙和遇到的實(shí)際問(wèn)題，共同尋找解決問(wèn)題的方法和對(duì)策。同時(shí)，為了進(jìn)一步激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性，還應(yīng)盡可能地為他們提供各種晉升的機(jī)會(huì)，使他們能夠全身心的為單位服務(wù)，進(jìn)而提升單位的檔案管理工作水平。

　　總之，雖然電子信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，但是由于電子信息技術(shù)本身存在的問(wèn)題，使得電子檔案管理中仍有一些問(wèn)題存在，這就要求我們不斷規(guī)范電子信息檔案管理的技術(shù)水平，為我國(guó)電子檔案管理事業(yè)做出積極的貢獻(xiàn)。

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　　[3]張文亮. 關(guān)于電子檔案管理的思考[J]. 云南檔案，2008，(9).

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