高校科技檔案管理論文

　　高校科技檔案管理是一項復雜的系統工程，下面是由學習啦小編整理的高校科技檔案管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高校科技檔案管理論文篇一

　　高校科技項目檔案管理方式探析

　　摘要：總結高校科技項目檔案及其管理的特點，對比分析科技項目的管理方式：科技項目管理人員包辦制和項目負責人主持立卷歸檔責任制.提出了今后加強科技項目檔案管理的建議。

　　關鍵詞：高校　科技項目　檔案　管理方式

　　中圖分類號：G27　文獻標識碼：A　文章編號：1007-3973(2011)009-139-02

　　高校科技項目管理是一項復雜的系統工程，它涉及到項目、財務和檔案管理，由科技人員、科技項目管理人員、財務人員、審計人員和檔案館管理人員等共同協作完成。其中，科技項目檔案管理是科技項目管理工作的重要組成部分。

　　科技項目檔案是科技人員在科技活動過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，還有樣品、化石等實物資料，它真實記錄了科技活動的過程和成果，貫穿于科技項目研究的全過程。它是國家、高校、科技人員的寶貴資源和巨大財富，高校作為國家科技工作的重要組成部分，必須認真做好科技項目檔案的管理工作，這是保護和利用好這筆財富的基礎和重要保證。

　　1　高校科技項目檔案及其管理的特點

　　總結來看，高校科技項目檔案及其管理的特點主要有：

　　(1)周期長。科技項目的研究周期一般是兩年到四年，這決定了科技項目檔案從建檔到歸檔的時間跨度較大。

　　(2)環節多。科技項目檔案貫穿于科技項目研究的全過程，涉及到項目申報、項目審批、項目中期檢查、項目結題或鑒定驗收、項目評獎等各個環節，每個環節都有不同的檔案資料。

　　(3)來源廣。有的檔案來自科技人員本人，如撰寫的申請書、研究筆記、采集的標本等;有的檔案來自上級科技主管部門，如項目立項通知書、撥款通知書等：有的檔案來自測試單位，如項目的測試分析報告等。

　　(4)存儲介質多樣。有存儲文字、圖表信息的紙質介質;有存儲程序、代碼的光存儲介質;有標本等實物介質。

　　(5)涉及人員眾多。科技項目檔案的管理涉及到科技人員、科技項目管理人員(包括科研秘書)、檔案館管理人員等，這其中存在著較多的檔案收發、移交等手續。

　　(6)立卷歸檔的要求多。在項目檔案的預立卷、組卷、管理系統輔助立卷中，都有相當多的規范要求，如紙張要求、書寫格式要求、裝訂要求、卷內資料的順序要求、編寫頁號和件號的要求、涉密資料不上網等，在移交檔案時還要填報“備考表”、“科技項目文件歸檔移交目錄”。

　　從以上特點可以看出，科技項目檔案管理是一項相當繁瑣細致而又有較強專業性的工作。要實現高校科技項目檔案管理的“三納入”、“四參加”、“四同步”的管理目標，高校必須制訂詳盡的管理操作流程，把好每一個管理環節，力保科技項目檔案的完整和規范。

　　管理作為一項工作的任務就是設計和維持一種體系，使在這一體系中共同工作的各種人才，能夠用盡可能少的支出(包括人力、物力、財力等)，去實現他們既定的目標。在科技項目檔案的管理過程中，我們應當設計和維持一種什么的體系和管理方式來實現管理的目標呢?這是一個非常有意義和值得研究的課題。

　　2　科技項目管理人員包辦制

　　以前，由于缺乏檔案管理人員的指導，我校科技項目檔案管理方式一直是科技項目管理人員包辦制，項目檔案的建檔、存檔都由項目管理人員負責完成。縱向項目申報時，科技處都會預留一份申請書，以備存檔用。縱向項目批復、橫向項目合同生效后;項目管理人員一方面要登錄科研管理系統錄入項目的立項信息，一方面要手工建檔。

　　這種管理方式的優點是：

　　(1)建檔統一性。由于項目申請書、合同書在科技項目管理人員手中，項目批復或生效后，管理人員可以直接統一建檔，而且不存在檔案的分發周轉等環節，可防止在周轉過程中的丟失。

　　(2)節省了科技人員的時間和精力。在這種方式下，科技人員不用花精力參加檔案管理。

　　(3)管理人員查找翻閱項目檔案方便。

　　但也有很多缺點：

　　(1)檔案建檔和研究過程脫節，導致檔案資料不全。保存的縱向項目檔案一般只有上級部門要求的各節點的資料，如申請書、任務書、年度進展報告和結題報告等紙質材料，基本都是在上報時預留的一份。保存的橫向項目檔案只有合同書。檔案袋中缺乏科研最有價值的資料，如樣品測試報告、科研報告、研究圖件、研究筆記、電子化的資料、實物資料等。

　　(2)項目檔案無法正常歸檔。由于項目檔案不全、建檔不規范，導致項目檔案很難正常移交到檔案館，移交后檔案館管理人員還必須花大量的時間來整理。

　　(3)需要耗費項目管理人員大量的時間和精力。手工建檔時管理人員的工作是把項目名稱、項目編號等信息抄寫到項目檔案袋的封面，把項目檔案放到檔案袋中，然后再根據項目類別和立項年度分類歸置到檔案柜中。這不僅是低水平的勞動，而且耗費了管理人員大量的時間和精力。

　　實驗室申請、檢查和驗收時需要項目證明材料，這時，科技項目管理人員不得不根據實驗室提供的人員名單和要求的年度把項目檔案找出來，待實驗室復印完、用完后再重新歸置到檔案柜中。科技人員在評定職稱時，科技項目管理人員也會面臨著同樣的問題。

　　在這種科技項目檔案管理方式中，科技項目管理人員既是項目管理人員，又是檔案建檔員和檔案保管員，檔案管理占去了大量的時間和精力，不僅項目管不好，檔案也管不好。

　　(4)檔案易丟失易損壞。由于沒有規范的檔案借閱制度，在檔案的借閱過程中，很容易造成檔案丟失和損壞。

　　(5)檔案利用率低。由于沒有形成電子檔案材料和完備的檔案資料，檔案的利用率低，基本沒有實現開發利用。

　　(6)沒有發揮科技人員的主觀能動性。在這種包辦體制下，科技人員基本沒有參與建檔歸檔的機會，根本調動不了科技人員收集、記錄、記載檔案資料的主觀意識。

　　3　項目負責人主持立卷歸檔責任制

　　目前，在項目管理人員和檔案管理人員的共同努力下，我校施行了項目負責人主持立卷歸檔責任制。

　　該責任制是指課題組擔負起科技項目檔案的收集整理、保管、網上錄入、歸檔移交等工作，要求課題組指定專人負責檔案工作，保證建檔和項目研究進展同步。

　　縱向項目批復后，科技項目管理人員把項目申請書、批文和空檔案袋交到項目負責人手中，向負責人提出建檔、歸檔要求。項目在研期間，檔案一直由項目組保管。項目研究結束時，由項目組把檔案移交給科技項目管理人員，再由項目管理人員審查后統一移交到檔案館。

　　合同經費50萬元以上的橫向項目按照上述模式進行管理。50萬元以下的橫向項目檔案主要是合同書，其它有價值的資料較少，對于這類項目仍采用科技項目管理人員包辦制，研究結束后，再統一移交到檔案館，另外，為了減輕工作量，不按項目立卷，而是在移交時把這一類項目立成一卷。

　　我們認為，項目負責人主持立卷歸檔責任制與科技項目管理人員包辦制的優缺點基本對調，但前者更符合檔案管理的規律，因為它實現了建檔與科學研究的同步。

　　4　結語

　　面對科技項目檔案管理的復雜性、艱巨性、長期性和重要性，高校必須結合本校實際積極開拓創新管理方式，不斷總結規律，努力實現檔案管理工作的高效和規范，開創以最小投入實現最大回報的工作局面。

　　目前，我校科技項目檔案管理尚處在起步階段，還有大量的工作需要做：

　　(1)加強對科技人員的培訓和業務指導，特別是課題組檔案保管員的培訓，提高他們對科技項目建檔、歸檔的意識和認識，提高他們建檔歸檔的技能，讓他們養成適時建檔歸檔的習慣。

　　(2)積極引入先進的管理方式和理念。進一步創新管理方式，實現檔案管理的高效和規范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面質量管理)分析研究每一個工作環節，制訂相應的工作流程和規章制度。

　　(3)加強科技項目檔案管理系統的建設，不僅要把管理系統建設成檔案館管理的手段，更要建設成科技人員開展科技工作的有力幫手。

　　(4)加強科技項目檔案利用的研究，真正發揮檔案的作用，實現科技項目檔案的反哺作用，達到為科技人員、為科技發展服務的目的。

　　(本課題得到湖北省教育科學規劃課題(20078320)和中國地質大學(武漢)科技管理創新體系建設項目(KJGL0810)資助)

　　參考文獻：

　　[1]袁坤.哈佛人才管理學[M].北京：中國三峽出版社，2000

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