電子文件管理論文

　　電子文件的管理如何適應信息化時代的步伐，做到與時俱進，不斷創新發展，已成為日益關注和研究解決的新問題。下面是學習啦小編整理的電子文件管理論文，希望你能從中得到感悟!

　　電子文件管理論文篇一

　　淺談電子文件的管理

　　摘 要：該文闡述管理電子文件的措拖，并從保證電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性出發，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

　　關鍵詞：電子文件; 產生; 特點; 管理; 措施

　　中圖分類號：F273 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315(2012)08-178-001

　　電子文件的管理如何適應信息化時代的步伐，做到與時俱進，不斷創新發展，已成為日益關注和研究解決的新問題。

　　1.電子文件的產生

　　由于辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通信技術相結合形成了信息技術產業，使過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻資料、商業信息等，都可以用電子計算機進行，由此而產生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價值的電子文件，必須要歸檔保護。

　　2.電子文件的特點

　　電子文件是指能被計算機識別、處理、存儲在磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的代碼順序，是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機系統存取并可在網絡上傳輸的文件。將電子文件歸檔后即形成電子檔案。由于電子文件的傳輸快捷性、可復制性等優點，使得無紙化辦公成為現實。電子文件的主要特點可概括為：電子文件不再是直觀的紙質文件，需要利用現代辦公設備才能閱讀。電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理傳遞。電子文件是可共享，不受時間、地域的影響，保存環境對溫濕度、防磁性要求較高。

　　3.電子文件的保管

　　3.1電子文件必須以脫機方式進行保存。實際用于電子文件保存的介質主要有磁帶、軟盤和光盤等，其中光盤屬首選。光盤作為新型的存貯載體，比磁帶、軟盤更具有抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。

　　3.2光盤的存放和使用必須規范。應將光盤置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲。在使用過程中應避免磨擦和劃痕，造成光盤損傷和數據丟失。存放電子文件光盤的環境應保持良好的溫濕度，高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片霉變。為此光盤存放溫度宜控制在14-24℃，相對濕度宜控制在40%-65%。

　　3.3電子文件的保管需要不斷地更新設備。當電子文件使用某種電子信息技術和設備將其記錄于存儲載體之后,就永遠離不開支持這種載體的技術和設備環境。

　　4.使用和管理電子文件中遇到的困難

　　目前電子文件的簽署技術不普及，不能為每一份電子文件印章或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

　　電子文件制作過程的虛擬化使得電子文件容易被修改，對其原件的界定難以實現。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分其中哪個是“原件”和“復印件”。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

　　5.解決存在的電子文件信息安全的管理技術

　　電子文件是高科技的產物，信息安全技術對于維護電子文件的原始性、真實性至關重要。目前這方面的管理技術主要有：

　　5.1身份驗證。為了防止無關人員進入系統對文件或數據訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如果驗明他為合法用戶，可接受他進入系統相關的業務訪問，如果驗證不合格，該用戶就會被拒之系統門外。

　　5.2加密技術。采用加密技術可以確保電子文件內容的非公開性，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文件具有很好的保護效果。

　　5.3防寫措施。即在軟件中采用的將文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，有效地防止了用戶更改電子文件內容，保持電子文件的原始性和真實性。

　　5.4簽署技術。對電子文件進行簽署的目的在于證實該份文件確實出自作者，其內容沒有被他人進行任何改動。電子文件的簽署技術一般包括證書式數字簽名和手寫式數字簽名。

　　上述技術措施在信息網絡中的廣泛運用，對于證實電子文件內容的真實、可靠，保證電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意改動，都具有很好的效果。

　　6.加強電子文件管理的主要措施

　　信息技術和網絡技術的迅速發展，使得電子文件在各個領域發揮著越來越重要的作用，如何加強電子文件的保存是電子文件管理者急需解決的問題。

　　6.1解決好電子文件的保存問題。電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。磁性物質極易受外磁場影響而導致退磁、消磁，光盤是利用激光進行信息存取的，它由盤基、記錄介質和保護層等部分組成，而目前光盤常用的記錄介質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。所以要長久保存電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

　　6.2建立電子檔案。目前，正處于紙質文件和電子文件并存的過渡期，認真做好歸檔的電子文件的技術處理工作顯得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔勢在必行，要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，從保護電子文件的原始信息入手，通過技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。

　　6.3提高電子文件管理人才的業務素質。面對調整發展的信息時代，管理者必須拓寬知識面、優化知識結構，既要具備電子文件管理的基礎知識，不僅要熟練地掌握管理工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等，努力成為適合信息時代發展的復合型人才。

　　電子文件與傳統的辦公條件下產生的紙質文件相比具有獨特的優越性，它對文件信息傳遞、數據共享提供了極大的便利，在很大程度上提高了辦公室工作的質量和效率，電子文件的管理與利用已成為今后努力的發展方向。隨著實踐的深入和發展，我們將不斷加深對電子文件的認識，不斷完善歸檔電子文件的管理，更好地服務于地方經濟建設和社會事業發展。

　　參考文獻：

　　[1]王云慶.現代管理學[M]青島：青島出版社2002

　　[2]馮惠玲.電子文件管理教程[M]中國人民大學出版社2003

　　[3]劉越男.電子文件管理流程的變化及其引發的思考[J]中國檔案2001

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