預(yù)付賬款有什么注意事項(xiàng)
預(yù)付賬款有什么注意事項(xiàng)
你聽說過預(yù)付賬款嗎?預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購(gòu)貨合同的規(guī)定，預(yù)先支付給賣貨方的款項(xiàng)，也是公司債權(quán)的組成部分。下面由學(xué)習(xí)啦小編為你詳細(xì)介紹預(yù)付賬款的相關(guān)法律知識(shí)。
預(yù)付賬款的注意事項(xiàng)
防止利用預(yù)付賬款作為“中轉(zhuǎn)站”
按規(guī)定，企業(yè)的預(yù)付款業(yè)務(wù)必須以有效合法的供應(yīng)合同為基礎(chǔ)，而實(shí)際工作中有的企業(yè)的預(yù)付款業(yè)務(wù)根本無對(duì)應(yīng)的合同，而是利用預(yù)付款這一“中轉(zhuǎn)站”往來搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算，將所得回扣或傭金據(jù)為已有;或利用該項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移資金，隱匿收入、私設(shè)“小金庫(kù)”或私分。
如甲企業(yè)本與乙企業(yè)無任何業(yè)務(wù)往來，但甲企業(yè)的負(fù)責(zé)人與乙企業(yè)的財(cái)務(wù)主管有親戚關(guān)系，于是，甲企業(yè)以收取一定“使用費(fèi)”為條件，在審計(jì)人員的函證中證明該企業(yè)收到乙企業(yè)的預(yù)付款，給審計(jì)人員的工作制造了很大的障礙，使甲、乙兩企業(yè)的會(huì)計(jì)核算失去了真實(shí)性。
防止利用預(yù)付賬款作為“回收站”
在許多企業(yè)中，“預(yù)付賬款”賬戶就發(fā)揮著“回收站”的作用，企業(yè)銷售商品，不確認(rèn)收入，而是暫時(shí)存放在“預(yù)付賬款”賬戶中，作為預(yù)付款，日后，再作相反會(huì)計(jì)分錄，視同退款。這樣的后果就是企業(yè)可以偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入。
將不屬于預(yù)收賬款核算的事項(xiàng)列入預(yù)收賬款
如企業(yè)將本應(yīng)記入“其他業(yè)務(wù)收入”、“營(yíng)業(yè)外收入”科目的事項(xiàng)記入“預(yù)收賬款”科目，從而達(dá)到逃避繳納流轉(zhuǎn)稅和所得稅的目的。檢查時(shí)應(yīng)審閱預(yù)收賬款明細(xì)賬貸方發(fā)生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業(yè)務(wù)的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。
將應(yīng)記入收入的直接交款記入預(yù)收賬款
會(huì)計(jì)制度規(guī)定，交款提貨銷售在收到貨款并將發(fā)票賬單和提貨單交給買方后確認(rèn)收入。檢查時(shí)對(duì)每筆預(yù)收賬款明細(xì)賬貸方發(fā)生額，應(yīng)要求企業(yè)出具相應(yīng)的合同，以核實(shí)發(fā)生預(yù)收賬款的原因;并結(jié)合對(duì)企業(yè)發(fā)生預(yù)收賬款時(shí)的發(fā)貨業(yè)務(wù)，檢查庫(kù)存商品明細(xì)賬或提貨單，核實(shí)企業(yè)是否發(fā)生交款提貨銷售業(yè)務(wù)，有無將本應(yīng)確認(rèn)為收入的事項(xiàng)作為預(yù)收賬款處理。
私營(yíng)公司預(yù)付賬款的核算
私營(yíng)公司應(yīng)設(shè)置“預(yù)付賬款”賬戶對(duì)預(yù)付貨款進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。企業(yè)對(duì)供貨方預(yù)付貨款時(shí)，應(yīng)借記“預(yù)付賬款”科目，以后收到預(yù)購(gòu)的材料或商品時(shí)，則貸記“預(yù)付賬款”科目。
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加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的舉措
以上列舉了預(yù)付賬款在企業(yè)實(shí)際核算中可能發(fā)生錯(cuò)誤的5種情形。為了規(guī)范預(yù)付賬款的使用，使企業(yè)提供的財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠，必須對(duì)企業(yè)的預(yù)付賬款加強(qiáng)管理。
(一)建立健全預(yù)付賬款管理的相關(guān)制度
1.建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。財(cái)務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作。供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。
2.建立預(yù)付賬款的控制制度。為了從嚴(yán)控制預(yù)付賬款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng)部門要按照經(jīng)過部門主任、總會(huì)計(jì)師審批后的購(gòu)貨合同的條款，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，未簽購(gòu)貨合同的，不得付款。外委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。
3.建立預(yù)付賬款臺(tái)賬管理制度。財(cái)務(wù)部門與客戶協(xié)商，要求客戶建立預(yù)付賬款臺(tái)賬，詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動(dòng)、余額、發(fā)生時(shí)間、對(duì)方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、對(duì)方的經(jīng)營(yíng)狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等情況。同時(shí)，將購(gòu)貨合同、簽證單和臺(tái)賬一同保管，形成完整檔案。
4.建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購(gòu)貨合同規(guī)定的時(shí)間，組織交貨，驗(yàn)收入庫(kù)，并在7日內(nèi)報(bào)銷。如超過報(bào)銷期限，超期的款額按每天預(yù)付金額的千分之三收取資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門對(duì)所發(fā)生的預(yù)付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等已無望再收回所購(gòu)貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款。每年年終，要組織專人全面清查預(yù)付賬款，與對(duì)方核對(duì)清楚，并取得對(duì)方簽章，做到債權(quán)明確，賬實(shí)、賬賬相符。
5.建立會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)制度。會(huì)計(jì)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會(huì)計(jì)理論知識(shí)和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯(cuò)賬。
(二)建議財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計(jì)部門定期檢查預(yù)付賬款的使用情況
1.對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核;對(duì)大額異常項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)查。
2.對(duì)期末預(yù)付賬款余額與上期期末余額進(jìn)行比較，解釋其波動(dòng)原因。
3.檢查預(yù)付賬款是否存在貸方余額;如有應(yīng)查明原因，必要時(shí)重作分類調(diào)整。
4.檢查預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬的原因。注意結(jié)合應(yīng)付賬款明細(xì)賬查核是否有重復(fù)付款或?qū)⑼还P已付清的賬款在應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款中同時(shí)掛賬的情況。
5.企業(yè)是否將正常的主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營(yíng)業(yè)外收入記入預(yù)付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達(dá)到偷稅的目的;審閱預(yù)付賬款明細(xì)賬，從摘要、對(duì)應(yīng)賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索，再進(jìn)一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關(guān)資料。
6.企業(yè)是否利用預(yù)付賬款業(yè)務(wù)往來搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算活動(dòng)，以此獲取回扣或轉(zhuǎn)移資金，予以貪污、挪用及私設(shè)“小金庫(kù)”;審查預(yù)付賬款業(yè)務(wù)合同是否真實(shí)合法，有無以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預(yù)付賬款。
7.是否利用預(yù)付賬款列支非法支出;查證預(yù)付賬款明細(xì)賬的賬齡長(zhǎng)短及相關(guān)的憑證，如賬齡過長(zhǎng)，則有利用“預(yù)付賬款”轉(zhuǎn)移資金或進(jìn)行其他舞弊行為的可能。
8.對(duì)長(zhǎng)期未收到貨物的預(yù)付賬款，可向供貨單位進(jìn)行查詢。
綜上所述，對(duì)預(yù)付賬款正確使用和加強(qiáng)管理，可以將誤用或錯(cuò)用預(yù)付賬款造成的損失及舞弊現(xiàn)象消滅在萌芽之中，為企業(yè)提供真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)信息。
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