什么是加強企業(yè)預付賬款管理的措施
什么是加強企業(yè)預付賬款管理的措施
預付賬款是指企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定，預先支付給賣貨方的款項，也是公司債權(quán)的組成部分。下面由學習啦小編為你詳細介紹企業(yè)預付賬款的相關法律知識。
加強企業(yè)預付賬款管理的措施
(1)建立健全預付賬款管理責任制度。
財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作，供應部門負責預付賬款的清查催收工作。通過加強對預付賬款的管理，加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效益。
什么是加強企業(yè)預付賬款管理的措施
(2)建立預付賬款的控制制度。
發(fā)生預付款項時必須簽訂合同，合同經(jīng)各有關部門會簽后，上交一份財務部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出，供應 部門應按照經(jīng)部門主任、總會計師審批后的購貨合同的規(guī)定，辦理預付賬款支付手續(xù)，嚴格控制各種預付款項的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務不得發(fā)生預付賬款，外 委工程不準發(fā)生預付賬款。
(3)建立預付賬款臺賬管理制度。
財務部門應與客戶協(xié)商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負責人、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經(jīng)辦人等信息。對各種預付款項，應按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定，按單位或個人名稱、 債務單位、個人或供應單位名稱設置有關的明細賬并詳細記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整的檔案。
(4)建立健全預付賬款清理責任制度。
按照供貨合同或提供勞務合同的協(xié)議，指定專人做好結(jié)算和催收工作，制定工作計劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。供應部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨，驗收入庫，并在7日內(nèi)報銷。如超過報銷期限，每天按預付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費。財務部門對所發(fā)生的預付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收回所購貨物的，應將其轉(zhuǎn)入其他應收 款。
(5)建立財務人員培訓制度。
財務人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。
(6)建立單位負責人的責任制度。
單位負責人應對本單位采購與預付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實施以及采購與預付款業(yè)務的真實性、合法性負責。
(7)建立預付賬款和定金的授權(quán)標準制度，加強預付賬款和定金的管理。
(8)財務負責人和內(nèi)部審計部門應定期對“預付賬款”進行實質(zhì)性測試。
重點審查預付賬款支付的正確性、時效性和合法性，獲取或編制預付賬款明細表，復核加計正確，并與報表數(shù)、總賬數(shù)和明細賬合計數(shù)核對，同時請單位協(xié)助，在預付賬款明細表上標出截止檢查日已收到貨物并沖銷預付賬款的項目，抽查復核其真實性和正確性。應選擇以下方法對預付賬款進行分析性復核。
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預付賬款的業(yè)務流程
第一步：采購提出預付款申請。
采購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統(tǒng)是一個單獨的系統(tǒng)，沒有跟進銷存系統(tǒng)進行結(jié)合。所以，這個預付款申請的話，需要采購手動提出。
一般采購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字確認以后，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統(tǒng)中輸入相關的單據(jù)內(nèi)容，并進行付款。
在系統(tǒng)中操作的時候，要注意兩個問題。
一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進行區(qū)別，在財務管理系統(tǒng)中，一般為預付款業(yè)務設置了一個特殊的的單據(jù)，即“預付款單據(jù)”。這個單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)賬的預付款單，若有的話，則會提示用戶。
其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因為預付款是其他的資產(chǎn)，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會有一個付款類型字段來進行分類。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購定單號。因為財務管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關聯(lián)，所以，預付款單只能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因為在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的采購定單上，而不是只要供應商對，什么采購定單都可以沖銷的。若在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務的時候，就可以一目了然的知道，這張預付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。
最后，還要注意一點，就是這張預付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預付款單據(jù)的時候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務進行自動的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應商發(fā)票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據(jù)。這里要注意一點，就是發(fā)票的問題。現(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應商之間進行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。
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