電大的企業管理論文(2)
電大的企業管理論文
電大的企業管理論文篇二
論企業秘書如何在現代企業管理中發揮重要作用
摘要:為使企業秘書成為現代企業需要的復合型人才,廣大企業秘書人員必須加強學習,迎難而上,切實轉變職能,創新工作機制,以良好的精神狀態,嚴謹的工作作風,在企業經濟建設中發揮更大作用。
關鍵詞:企業管理 綜合素質 秘書職能
隨著國有企業改革的進一步深入,新的管理體制、運作機制的建立,企業管理必須按照現代企業制度的要求全面加強,各級管理部門、各類管理人員也必須相應地轉變職能。企業秘書作為企業樞紐部門的高級管理人員,也要從如何提高自身整體綜合素質入手,適應新體制、新機制的需要,轉變崗位職能,成為現代企業需要的復合型人才,更好地發揮作用,為工作大局服務,促進企業發展。
▲▲一、更新思想觀念,樹立五種意識
在現代企業制度的新體制下,企業的一切工作,都必須要以效益為中心,以爭取最佳經濟效益,獲取最大利潤為目的。企業秘書工作也必須顯現出創造效益、創造價值的作用。因而企業秘書的觀念和思維必須按國內外市場變化隨事而異,隨境而異,不斷地吐故納新,隨市場經濟意識調整自身行為。今天的市場經濟競爭日趨激烈,企業在競爭中優勝劣汰,促使效率提高,資源配置優化。企業領導為了本企業的生存、競爭、發展,不得不受市場這個無形的繩索所牽制,根據市場變化進行市場預測和市場分析,隨時調整營銷策略。因此,企業秘書不僅要掌握企業內部的生產經營過程及其各階段的薄弱環節,而且更要將自身思維和行動置于外界(國內外市場),隨時參與對外經濟活動,及時更新思維行動方式,把握市場動向,收集有效信息,搞好調查研究,發揮最好的參謀助手作用,使企業領導的經營思路不斷拓展。目前,廣大企業秘書工作者關鍵是要把思想統一到企業轉機建制的目標上來,牢固樹立五種意識。一是全局意識,即要認清形勢,把握大局,把秘書工作放在企業中心工作的大局來考慮,克服自我封閉,自我運行、就事論事的思想;二是超前意識,即要善于研究形勢,對新事物、新情況要敏感,要超前決策,超前行動,打時間差,爭取工作主動性;三是形象意識,即干什么工作,辦任何事情都要考慮到企業的整體形象和聲譽,要做出實實在在的成績,在建立現代企業制度的過程中盡可能留下較深的“痕跡”;四是服務意識,即搞好服務工作,對上求實,對下求優,特別是對基層要多指導幫助,少干涉添亂,對職工多排憂解難,少指責埋怨,樹立嚴謹高效的作風,認真細致地對待每一項工作;五是廉政意識,作為一名合格的企業秘書,必須做到廉潔從政,不為一己之利,利用工作之便,或打著領導旗號,辦私事,謀私利。堅持廉潔奉公,忠于職守,盡心盡力地履行自己的職責,殫精竭慮地提高服務水平。
▲▲二、發揮參謀作用,提供最佳決策
在國內、國際市場全球化大環境下,企業正面臨著良好的發展機遇,同時也存在著嚴峻的挑戰。面對各種因素復雜多變的局面,企業生產經營戰略決策富有更大的挑戰性、風險性和靈活性,使領導決策變得更加復雜和困難。因此,企業秘書的參謀助手作用就顯得特別重要。企業秘書人員要抱著高度的事業心和強烈的責任感,發揮好參謀助手作用。工作要主動圍繞領導轉,圍繞黨政的重大部署、重大行動轉,真正做到與企業領導目標同向,思想同頻,言語同聲,行動同步。要適應信息化發展的時代要求,重視信息參謀作用。從某種意義上講,信息的參謀作用是企業領導科學決策必不可少的最經濟有效迅速的工具,信息的正誤直接關系到領導決策水平和后果。所以,如今的企業秘書所從事的工作已不同于簡單的辦事、辦文、辦會等一般事務性工作,而是把信息由企業機關事務向領導決策服務轉變。秘書要把做好信息工作作為領導參謀、協調、催辦、督辦的基礎和手段,將采集到的各種信息進行分析、收集、處理、加工,提出預案,主動參謀獻策,降低領導決策風險度。從而以信息服務為載體,把企業秘書工作提高到一個新水平。因此,在現代企業制度下,企業秘書要善于學會利用和發揮內外信息網絡的功能和作用,準確領會領導意圖,圍繞中心工作提出內容性、綜合性、針對性、動態性、經驗性、問題性和反饋性等有深度的高層次信息,進入領導的決策圈,讓領導及時知曉,啟發領導的正確決策,從而,為領導科學決策提供有效的服務。
▲▲三、施展公關技能,開拓工作領域
隨著改革開放的深入和市場經濟迅猛發展,企業秘書工作由封閉型轉向開放型,使秘書活動的領域得以較大的拓展,“內務”與“外事”相互融合,組成了秘書實踐運作公關性的整體內容。從實踐的本質特征來看,秘書與公共關系工作具有一致性和相通性。對內,事務處理、接人待物、調查研究、協調左右、溝通縱橫,使企業各部門按經營目標同步運轉,實現秘書同領導、各部門關系融洽;對外,收集和交流經濟信息呈報經驗材料,反映主要問題,參與經濟與文化交往活動,配合諸如經濟信息發布會、產品訂貨會、慶典會等對外經濟活動而進行大量的具體策劃和事務工作(會務,傳授、反饋、交往),都表現出公關性的濃厚特征。隨著中國“入世”后新的市場經濟體制的建立和國內外消費意識的覺醒,企業已經形成了強大的市場壓力,市場為買方市場所占領,消費者自主選擇產品和企業。在優勝劣汰的形勢下,企業不只是將自己的產品推銷給用戶工作就完結了,而是要同用戶、政府建立一種依賴信任和謀求縱深發展的關系,讓政府首肯,公眾知曉,用戶信賴。因此,這就要求現代企業秘書不僅有較強的語言表達能力、寫作能力及敏銳的觀察、思考、調研、分析能力,而且還必須有較強的處理人際關系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關技能,通過創建公關活動的“名牌”,將自己的觸角隨時延伸,上到政府官員 ,下到內部員工,左到市場用戶,右到社會名流,從而使企業秘書在公關策劃實施中擔任重要角色,為企業樹立良好的形象。
▲▲四、提高知識水平,應對新的挑戰
隨著現代企業制度的建立和現代管理的發展,這對秘書的知識結構提出了新的挑戰。現代企業往往從提高效率、節省開支出發,要求秘書一專多能:既能撰寫文稿又能處理文書、檔案,既會使用電腦又懂外語,既能管理好內部事務又能勝任公關、洽談業務。也就是說,秘書人員要有“十八般武藝”,成為企業的智囊人物、領導的
得力助手。這實際上要求 秘書必須是復合型人才,只有這種復合型人才才能適應企業領導開拓經營的需要,這就要求企業秘書要兼備幾種才能,具有豐富的復合性知識。企業秘書要高度重視發揮現代化辦公技術的作用,努力掌握現代化的辦公設備的技術能力,學會使用現代化辦公設備,熟練掌握 計算機、傳真機、復印機等辦公機具的操作技能,并將這些技能廣泛用于秘書業務和對整體 工作的全方位 管理之中。同時要積極適應電子商務時代的需要,主動了解計算機、 網絡技術的 發展狀況,將最新技術用于秘書業務,及時把握瞬息萬變的商機,搜集整理信息,為領導提供高效服務。現代企業的發展已打破國界,國際間交流日益增多,企業迫切希望自己的員工拓寬知識領域,增強對外溝通能力。所以,企業秘書必須具備必要的外向性知識。中國加入世界貿易 組織后,中國企業與國際跨國公司合作增多,貿易額增大,但由于世貿組織中各國的 文化差異較大,企業秘書只有對不同國家間的文化差異有所了解并尊重各國的文化 傳統,才便于在雙方或多方間進行溝通,從而為貿易合作奠定基礎。由于企業秘書了解各國文化差異的目的在于協助企業拓展市場,因此企業秘書必須注重目標市場的文化背景,這樣才能找準機會,迅速占領市場。當然,企業秘書對外溝通能力的強弱不僅表現在綜合素質、素養和專業素質、素養的高低上,還表現在其對溝通 語言工具的把握上。 英語作為國際普通話,是國際經貿交往的語言工具,企業秘書必須學會熟練掌握運用這一語言工具。
總之,企業在探索建立現代企業制度的過程中出現的新情況、新問題的復雜性和多樣性,要求廣大企業秘書人員必須加強學習,迎難而上,切實轉變職能,創新工作機制,不斷提高秘書人員的工作水平和業務素質,才能更好地起到橋梁和紐帶作用,才能發揮領導的參謀和助手作用,推動企業不斷發展進步。
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