淺析高校圖書館期刊閱覽室自動化管理探索
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論文關鍵詞：期刊閱覽室;管理方式;自動化
論文摘要：天津高校圖書館期刊閱覽室一般采用手工登記方式，工作效率低下，不便于對讀者、期刊及特定期刊閱讀頻率等項目進行統計，沒能提供讀者信息調查及滿意程度的反饋渠道。通過采用閱覽室自動化管理系統能有效地解決上述問題。
1、引言
天津高校圖書館統一使用美國Sirsi公司的Unicorn Consortia自動化管理系統，期刊業務工作管理都在該系統上霖現，例如中外文期刊的采購、分編登記、過刊裝訂、典藏及OPAC公共目錄統一檢索等。但目前大部分天津高校圖書館期刊閱覽室閱覽管理還停留在手工登記方式，當讀者進人期刊閱覽室時，向管理人員出示圖書借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。據筆者調查，天津高校圖書館期刊閱覽室的管理大多采用這種方式，例如師范大學、工業大學、職業大學、城建學院、醫科大學、中醫藥大學圖書館等。
手工登記方式需要專門的管理人員進行監督。這種方式在實際應用中，管理人員一般不會或者無法做到認真查看讀者圖書借閱證上的信息，確認與其本人登記信息一致。在沒有工作人員值守時，讀者一般不會認真登記，有的即便登記也字跡潦草不易辨認，而且紙質的登記表，不方便對閱覽的讀者及其信息進行統計。閱覽室內也存在讀者使用撿來的圖書證，過期圖書證的問題，這種現象管理人員是無法鑒別的，因此難以管理。當讀者要對感興趣的文章進行復印時，管理人員一般只對讀者及復印期刊進行簡單的登記，等讀者將期刊歸還后，就將登記信息劃掉，沒有充分利用這些信息來深層次地挖掘讀.者的閱讀傾向和興趣。
針對高校圖書館期刊閱覽室現有管理狀況，本文探討了閱覽室自動化管理系統的設計與開發，采用該系統能有效解決上述問題。
2、期刊閱覽室自動化管理實踐
2. 1閱覽室管理系統的功能
通過對期刊閱覽室管理工作的內容進行分析，期刊閱覽室自動化管理系統應該包括以下功能:
2.1.1讀者登記
讀者只需掃描圖書借閱證的條碼就可以完成讀者身份驗證，讀者詳細信息的記錄，使期刊閱覽室的管理告別手工登記方式，并實現門禁管理，讀者登到是閱覽室管理系統的主要功能，一方面，可以對讀者的圖書借閱證進行驗證，讀者只能使用有效圖書借閱證才能進人閱覽室;另一方面，讀者進人和離開閱覽室時掃描圖書借閱證的條碼，記錄讀者進人和離開閱覽室的時間，并將讀者信息存人當日閱覽讀者庫，便于日后統計分析。
2. 1. 2模擬閱覽室大廳
在計算機上模擬閱覽室大廳，當讀者登記后，虛擬大廳中出現該讀者的身份信息;當讀者離開閱覽室時，再次掃描圖書借閱證上的條碼，系統自動在虛擬大廳中刪除該讀者的信息，可以使工作人員在計算機上就能對閱覽室內部的讀者情況一目了然。
2.1.3期刊復印、借還管理
期刊一般只供閱覽而不外借，然而，一方面，待條件允許，或對于某些特殊情況，某些特定人群(如急需科研資料的教師等)，可以短時間內像流通圖書一樣正常借閱;另一方面，期刊閱覽室一般會為讀者提供復印服務，需要幫助工作人員管理和記錄讀者復印期刊的情況。閱覽室管理系統的期刊復印、借還管理功能模仿流通圖書的借還模式，記錄讀者借閱和復印期刊的情況。
2.1.4統計分析
天津大多數高校圖書館期刊閱覽室對于讀者的統計是基于文本、表格等紙介質的，不便于對讀者數量，分類及期刊利用率等進行統計，而且數據處理手工操作，工作量大，出錯率高。對于這些統計數據的分析是閱覽室進行科學管理，深化服務的依據，閱覽室自動化管理系統可以實現的統計功能有:
(1)期刊閱覽人次的日統計、周統計、月統計等，也可實現某個具體時間段的閱覽人次統計。該項統計便于期刊部門研究讀者在到館時間上的規律性。
(2)按照讀者系別進行統計，了解不同系別讀者的期刊閱覽次數，根據統計結果對閱覽次數較少的院系加以分析，期刊部可以通過調整期刊種類、加強宣傳，推薦、編制刊名目錄、編制期刊論文主題目錄索引等主動服務的方式加強服務。
(3)統計期刊被借閱和復印的頻率，及時發現問題，對讀者開展宣傳、輔助和引導工作，有針對性地把期刊中特定領域有參考價值的文獻介紹給相關的讀者;并可以根據各種期刊的利用情況，了解不同讀者群的閱讀興趣，以指導期刊的訂閱和采購，優化資源配置。
本系統通過統計功能模塊對閱覽讀者和期刊利用情況進行多種方式的統計，全方位的了解閱覽讀者在來館時間、系別、年級等方面的規律，了解不同的期刊被不同的讀者閱覽利用的情況，以指導期刊部門更有效地工作。
2. 2閱覽室管理系統的實現
閱覽室自動化管理系統獨立于天津高校聯合圖書館使用的Unicorn自動化集成管理系統，需要建立獨立的讀者數據庫。后臺數據庫采用SQLServer實現讀者數據管理，采用C/S模型，服務器部署在圖書館主機房內;客戶端使用Visual Basic 6. 0實現，進行可視化界面設計，運行于期刊閱覽室內的客戶計算機，通過網絡存取遠程數據庫。
數據庫的規劃是信息系統的一個重要組成部分，本系統中，需要構建以下幾個數據表:
(1)讀者表
利用Unicorn聯合系統客戶端程序Work-flows中導出報表的功能，以本校圖書館名稱為關鍵字，導出本校讀者數據，生成文本文件，將其轉換成Excel表格，利用系統的上載讀者數據功能，將包含讀者數據的Excel表導人數據庫。當讀者掃描圖書借閱證條碼時，查詢該數據庫，將讀者信息顯示在期刊閱覽室模擬大廳里。
從聯合系統Unicorn中導出的讀者數據包括9個字段:姓名、性別、用戶標識、學號、圖書館、用戶文檔、系別、組標識和人學年。
(2)閱覽讀者表
每天進人期刊閱覽室閱覽的讀者都存人閱覽讀者數據庫，閱覽讀者信息除了包含讀者數據表中的9個字段外，還包括閱覽室標識字段，當前管理員身份字段，讀者進人閱覽室時間字段，讀者離開閱覽室時間字段;期刊借還信息表，還包括借閱期刊名字段，借閱時間字段;期刊復印信息表除含讀者信息的部分字段外，還包括復印期刊名字段。
(3)管理員身份表
期刊閱覽室自動化管理系統實行分級管理，管理員身份表用于保存工作人員的用戶名，密碼和權限等信息。
期刊閱覽室自動化管理系統注重程序的簡單易用和功能完備，集存儲、分析、統計、打印于一身，節省人力物力而且調用方便，統計快捷，準確性高。
3、期刊閱覽室自動化管理系統實施過程中需要注意的問題
3. 1注冊讀者數據的及時更新
在每年7月和9月份畢業生離校和新生人學期間，需要注銷、錄人讀者數據，將新生數據成批添加到讀者庫和將畢業生數據從讀者庫中移除。系統還具備修改用戶功能，在某些讀者信息出現錯誤的情況下修正讀者信息，當讀者單獨辦理圖書借閱證并要求添加到讀者庫中時，使用添加用戶功能進行個別添加，使注冊讀者數據得以及時地更新。
3. 2統計數據的分析與評價
期刊管理人員需要學會用科學的思維方法思考、分析、研究問題，需要熟悉各種信息源，善于把握新動態，通過綜合分析與研究，依據一定的科學原則，進行創造性的信息重組，挖掘信息源的各種價值，尤其是潛在價值，包括對信息的深度加工，提供專題目錄、信息研究報告、綜述評論等第二、三次文獻信息服務。
3. 3統計數據的保存與利用
將閱覽讀者數據表、期刊借閱表和期刊復印表定期導出保存，這些數據是期刊部門管理的主要參考和工作調整的依據。
對讀者各信息字段進行分別統計，如按專業統計、按年級統計，形成直觀的統計報表，研究由于學生的專業年級所限，學習任務的不同，在閱讀規律、閱讀心理、閱讀需求方面的差別。一些高年級的學生，其主觀能動性較強，閱讀目的明確，對于這樣一類讀者，應該充分利用參考咨詢，數字文獻檢索等多種途徑滿足他們的需求;而一些低年級的學生，其閱讀目的大部分是休閑，趣味閱讀，還有一部分讀者屬于被動盲目型，不善于利用圖書館學習，自學能力較差，不能充分的利用圖書館提供的資源和服務，對于這一類讀者，應該加強人館教育，培養其利用圖書館的方法和技能，積極引導，幫助建立較高的閱讀水平。
對部分期刊的借還和復印情況進行統計，掌握讀者對館藏期刊的利用情況，在一定程度上確定館藏文獻的調整方向，指導期刊的訂閱和采購。
4、期刊閱覽室自動化甘理的意義
4. 1延伸管理的目標
系統對讀者每天的實際借還、復印和閱覽行為進行統計，記錄每種期刊被哪些讀者所利用，不同的讀者分別利用了哪些期刊，并形成直觀的統計報表，作為客觀準確的數據來反映期刊的利用和讀者的分布情況，因此，實行閱覽室自動化管理可以為館藏資源建設提供科學依據。
4. 2提升服務效率與品質
實行閱覽室自動化管理便于研究讀者的分類和差別，為開展不同層次的個性化服務提供依據，強化了服務的主動性與針對性。
4. 3促進期刊閱覽室管理人員業務水平的提高
閱覽室自動化管理系統可以準確地記錄各個閱覽室接待讀者的人數、期刊外借、復印冊數，從而統計出各個閱覽室工作量的大小、所接待讀者的層次類型，實現閱覽室工作人員的量化管理，提高了圖書館的科學管理水平。
計算機是現代化圖書館的一個基本工具，要求每個管理人員必須具有相當的專業知識和相應的計算機技能，閱覽室自動化管理系統的使用，使新的工作方式和現代化的設備對閱覽室管理人員提出了新的要求，期刊管理人員需要調整心態，學習有關計算機和網絡知識，因此，采用閱覽室自動化管理系統對提高館員素質有很大幫助，達到了既科學管理又優質服務。
5、結束語
期刊閱覽室自動化管理系統的實現將自動化管理引進到期刊閱覽室的管理工作中，填補了圖書館自動化管理在閱覽室管理方面的空白，隨著管理系統的不斷改進和完善，圖書館期刊閱覽管理將更加方便廣大讀者，提高管理工作效率，使圖書館向高質量、多功能、有特色、現代化的方向發展。
論文摘要：天津高校圖書館期刊閱覽室一般采用手工登記方式，工作效率低下，不便于對讀者、期刊及特定期刊閱讀頻率等項目進行統計，沒能提供讀者信息調查及滿意程度的反饋渠道。通過采用閱覽室自動化管理系統能有效地解決上述問題。
1、引言
天津高校圖書館統一使用美國Sirsi公司的Unicorn Consortia自動化管理系統，期刊業務工作管理都在該系統上霖現，例如中外文期刊的采購、分編登記、過刊裝訂、典藏及OPAC公共目錄統一檢索等。但目前大部分天津高校圖書館期刊閱覽室閱覽管理還停留在手工登記方式，當讀者進人期刊閱覽室時，向管理人員出示圖書借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。據筆者調查，天津高校圖書館期刊閱覽室的管理大多采用這種方式，例如師范大學、工業大學、職業大學、城建學院、醫科大學、中醫藥大學圖書館等。
手工登記方式需要專門的管理人員進行監督。這種方式在實際應用中，管理人員一般不會或者無法做到認真查看讀者圖書借閱證上的信息，確認與其本人登記信息一致。在沒有工作人員值守時，讀者一般不會認真登記，有的即便登記也字跡潦草不易辨認，而且紙質的登記表，不方便對閱覽的讀者及其信息進行統計。閱覽室內也存在讀者使用撿來的圖書證，過期圖書證的問題，這種現象管理人員是無法鑒別的，因此難以管理。當讀者要對感興趣的文章進行復印時，管理人員一般只對讀者及復印期刊進行簡單的登記，等讀者將期刊歸還后，就將登記信息劃掉，沒有充分利用這些信息來深層次地挖掘讀.者的閱讀傾向和興趣。
針對高校圖書館期刊閱覽室現有管理狀況，本文探討了閱覽室自動化管理系統的設計與開發，采用該系統能有效解決上述問題。
2、期刊閱覽室自動化管理實踐
2. 1閱覽室管理系統的功能
通過對期刊閱覽室管理工作的內容進行分析，期刊閱覽室自動化管理系統應該包括以下功能:
2.1.1讀者登記
讀者只需掃描圖書借閱證的條碼就可以完成讀者身份驗證，讀者詳細信息的記錄，使期刊閱覽室的管理告別手工登記方式，并實現門禁管理，讀者登到是閱覽室管理系統的主要功能，一方面，可以對讀者的圖書借閱證進行驗證，讀者只能使用有效圖書借閱證才能進人閱覽室;另一方面，讀者進人和離開閱覽室時掃描圖書借閱證的條碼，記錄讀者進人和離開閱覽室的時間，并將讀者信息存人當日閱覽讀者庫，便于日后統計分析。
2. 1. 2模擬閱覽室大廳
在計算機上模擬閱覽室大廳，當讀者登記后，虛擬大廳中出現該讀者的身份信息;當讀者離開閱覽室時，再次掃描圖書借閱證上的條碼，系統自動在虛擬大廳中刪除該讀者的信息，可以使工作人員在計算機上就能對閱覽室內部的讀者情況一目了然。
2.1.3期刊復印、借還管理
期刊一般只供閱覽而不外借，然而，一方面，待條件允許，或對于某些特殊情況，某些特定人群(如急需科研資料的教師等)，可以短時間內像流通圖書一樣正常借閱;另一方面，期刊閱覽室一般會為讀者提供復印服務，需要幫助工作人員管理和記錄讀者復印期刊的情況。閱覽室管理系統的期刊復印、借還管理功能模仿流通圖書的借還模式，記錄讀者借閱和復印期刊的情況。
2.1.4統計分析
天津大多數高校圖書館期刊閱覽室對于讀者的統計是基于文本、表格等紙介質的，不便于對讀者數量，分類及期刊利用率等進行統計，而且數據處理手工操作，工作量大，出錯率高。對于這些統計數據的分析是閱覽室進行科學管理，深化服務的依據，閱覽室自動化管理系統可以實現的統計功能有:
(1)期刊閱覽人次的日統計、周統計、月統計等，也可實現某個具體時間段的閱覽人次統計。該項統計便于期刊部門研究讀者在到館時間上的規律性。
(2)按照讀者系別進行統計，了解不同系別讀者的期刊閱覽次數，根據統計結果對閱覽次數較少的院系加以分析，期刊部可以通過調整期刊種類、加強宣傳，推薦、編制刊名目錄、編制期刊論文主題目錄索引等主動服務的方式加強服務。
(3)統計期刊被借閱和復印的頻率，及時發現問題，對讀者開展宣傳、輔助和引導工作，有針對性地把期刊中特定領域有參考價值的文獻介紹給相關的讀者;并可以根據各種期刊的利用情況，了解不同讀者群的閱讀興趣，以指導期刊的訂閱和采購，優化資源配置。
本系統通過統計功能模塊對閱覽讀者和期刊利用情況進行多種方式的統計，全方位的了解閱覽讀者在來館時間、系別、年級等方面的規律，了解不同的期刊被不同的讀者閱覽利用的情況，以指導期刊部門更有效地工作。
2. 2閱覽室管理系統的實現
閱覽室自動化管理系統獨立于天津高校聯合圖書館使用的Unicorn自動化集成管理系統，需要建立獨立的讀者數據庫。后臺數據庫采用SQLServer實現讀者數據管理，采用C/S模型，服務器部署在圖書館主機房內;客戶端使用Visual Basic 6. 0實現，進行可視化界面設計，運行于期刊閱覽室內的客戶計算機，通過網絡存取遠程數據庫。
數據庫的規劃是信息系統的一個重要組成部分，本系統中，需要構建以下幾個數據表:
(1)讀者表
利用Unicorn聯合系統客戶端程序Work-flows中導出報表的功能，以本校圖書館名稱為關鍵字，導出本校讀者數據，生成文本文件，將其轉換成Excel表格，利用系統的上載讀者數據功能，將包含讀者數據的Excel表導人數據庫。當讀者掃描圖書借閱證條碼時，查詢該數據庫，將讀者信息顯示在期刊閱覽室模擬大廳里。
從聯合系統Unicorn中導出的讀者數據包括9個字段:姓名、性別、用戶標識、學號、圖書館、用戶文檔、系別、組標識和人學年。
(2)閱覽讀者表
每天進人期刊閱覽室閱覽的讀者都存人閱覽讀者數據庫，閱覽讀者信息除了包含讀者數據表中的9個字段外，還包括閱覽室標識字段，當前管理員身份字段，讀者進人閱覽室時間字段，讀者離開閱覽室時間字段;期刊借還信息表，還包括借閱期刊名字段，借閱時間字段;期刊復印信息表除含讀者信息的部分字段外，還包括復印期刊名字段。
(3)管理員身份表
期刊閱覽室自動化管理系統實行分級管理，管理員身份表用于保存工作人員的用戶名，密碼和權限等信息。
期刊閱覽室自動化管理系統注重程序的簡單易用和功能完備，集存儲、分析、統計、打印于一身，節省人力物力而且調用方便，統計快捷，準確性高。
3、期刊閱覽室自動化管理系統實施過程中需要注意的問題
3. 1注冊讀者數據的及時更新
在每年7月和9月份畢業生離校和新生人學期間，需要注銷、錄人讀者數據，將新生數據成批添加到讀者庫和將畢業生數據從讀者庫中移除。系統還具備修改用戶功能，在某些讀者信息出現錯誤的情況下修正讀者信息，當讀者單獨辦理圖書借閱證并要求添加到讀者庫中時，使用添加用戶功能進行個別添加，使注冊讀者數據得以及時地更新。
3. 2統計數據的分析與評價
期刊管理人員需要學會用科學的思維方法思考、分析、研究問題，需要熟悉各種信息源，善于把握新動態，通過綜合分析與研究，依據一定的科學原則，進行創造性的信息重組，挖掘信息源的各種價值，尤其是潛在價值，包括對信息的深度加工，提供專題目錄、信息研究報告、綜述評論等第二、三次文獻信息服務。
3. 3統計數據的保存與利用
將閱覽讀者數據表、期刊借閱表和期刊復印表定期導出保存，這些數據是期刊部門管理的主要參考和工作調整的依據。
對讀者各信息字段進行分別統計，如按專業統計、按年級統計，形成直觀的統計報表，研究由于學生的專業年級所限，學習任務的不同，在閱讀規律、閱讀心理、閱讀需求方面的差別。一些高年級的學生，其主觀能動性較強，閱讀目的明確，對于這樣一類讀者，應該充分利用參考咨詢，數字文獻檢索等多種途徑滿足他們的需求;而一些低年級的學生，其閱讀目的大部分是休閑，趣味閱讀，還有一部分讀者屬于被動盲目型，不善于利用圖書館學習，自學能力較差，不能充分的利用圖書館提供的資源和服務，對于這一類讀者，應該加強人館教育，培養其利用圖書館的方法和技能，積極引導，幫助建立較高的閱讀水平。
對部分期刊的借還和復印情況進行統計，掌握讀者對館藏期刊的利用情況，在一定程度上確定館藏文獻的調整方向，指導期刊的訂閱和采購。
4、期刊閱覽室自動化甘理的意義
4. 1延伸管理的目標
系統對讀者每天的實際借還、復印和閱覽行為進行統計，記錄每種期刊被哪些讀者所利用，不同的讀者分別利用了哪些期刊，并形成直觀的統計報表，作為客觀準確的數據來反映期刊的利用和讀者的分布情況，因此，實行閱覽室自動化管理可以為館藏資源建設提供科學依據。
4. 2提升服務效率與品質
實行閱覽室自動化管理便于研究讀者的分類和差別，為開展不同層次的個性化服務提供依據，強化了服務的主動性與針對性。
4. 3促進期刊閱覽室管理人員業務水平的提高
閱覽室自動化管理系統可以準確地記錄各個閱覽室接待讀者的人數、期刊外借、復印冊數，從而統計出各個閱覽室工作量的大小、所接待讀者的層次類型，實現閱覽室工作人員的量化管理，提高了圖書館的科學管理水平。
計算機是現代化圖書館的一個基本工具，要求每個管理人員必須具有相當的專業知識和相應的計算機技能，閱覽室自動化管理系統的使用，使新的工作方式和現代化的設備對閱覽室管理人員提出了新的要求，期刊管理人員需要調整心態，學習有關計算機和網絡知識，因此，采用閱覽室自動化管理系統對提高館員素質有很大幫助，達到了既科學管理又優質服務。
5、結束語
期刊閱覽室自動化管理系統的實現將自動化管理引進到期刊閱覽室的管理工作中，填補了圖書館自動化管理在閱覽室管理方面的空白，隨著管理系統的不斷改進和完善，圖書館期刊閱覽管理將更加方便廣大讀者，提高管理工作效率，使圖書館向高質量、多功能、有特色、現代化的方向發展。