秘書基本禮儀介紹

時間：2022-11-29 21:14:19 小邱0由分享

秘書基本禮儀介紹

禮儀使我們必備的基本條件，下面是小編為你整理的秘書基本禮儀，希望對你有用!

秘書基本禮儀

禮儀是一門綜合性較強的行為科學，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來表現的律己、敬人的完整行為。由于地區和歷史的原因，各地區、各民族對于禮儀的認識各有差異。在長期的國際往來中，逐步形成了外事禮儀規范，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強調交往中的規范性、對象性、技巧性。隨著我國改革開放腳步的加快，人們在生活和工作中外事交往增多，了解涉外禮儀的內容和要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。中國人民大學國際關系學院外交系主任，金正昆教授，從政務、商務和日常生活三個方面，詳細闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識要求。

他認為，人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會互動，這是三個重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國際交往的角度來看，宏觀上涉外禮儀有三個基本要求：

第一個要求尊重為本，要強調自尊自愛，要尊重自己的職業，要尊重自己的單位.

第二個方面的理念就是要善于表達。在國際交往中，接待外國客人，

第三個方面是要強調接待三聲：“來有迎聲，問有答聲、去有送聲”。

金正坤教授結合日常交往和社交活動、公務活動的一些內容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請外國朋友等等需要使用的一些常規的禮儀。從而在衣食住行訪談送等方面，使人們對涉外禮儀有一個全面地了解。他認為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發現別人的優點，實際上就等于肯定自我，那說明你寬容，說明你謙虛，說明你好學。所以在國際交往中，要善于發現別人的所長。

什么是涉外禮儀?涉外禮儀實際上就是我們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規范，規范就是標準。你講不講規范，是你這個人懂不懂規范的問題;你講不講規范，是你這個單位有沒有規范的問題。這個在國際交往中是很強調的。比如在大庭廣眾之下，一個男人一個女人著裝，他又規范的說法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什么呢?看發型，比如染不染色，長度如何等等。像我們服務行業，政府機關一般公務員是不染彩色發的，除非把花白的頭發染黑。另外頭發不宜過長，作為女性，一般工作崗位上不長于肩部。有同志講了，長于肩部如何?長于肩部要做技術性處理，盤起來、挽起來、梳起來，不能隨意披散開來。道理很簡單，年輕姑娘的一頭飄逸的長發是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒準附近的每個人就暈了。“男人看腰”，看什么了?不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什么品牌，而是看這樣一個細節，要上掛不掛東西。我們說句涉外交往中的行話，一個有社會地位的人，一個有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見過普京總統腰上掛手機嗎?你見過安南腰上有一串鑰匙嗎?所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個特點，就是規范性。

那么實際上從比較研究的角度來看，我們現在講的涉外禮儀，國際交往中要遵守的國際慣例，和我國傳統禮儀還是有一些差異的。我國有五千年的傳統文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個良好的氛圍中繼任成長，那么我們大家應該說是學識源遠流長，但是，從國際交往的角度來看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國際禮儀它是強調關心有度，換而言之，不得打探或者涉及個人隱私問題。而我國傳統禮儀，強調親密無間。這個恐怕在國際交往中，此點不了解就麻煩了，按照我們的規范性說法，國際交往中不宜隨便探討對方、請教對方的問題有五，我們叫涉外交往五不問：第一不問收入問題，第二不問年紀大小，第三不問婚姻家庭，第四不問健康狀態，第五不問個人經歷。第二個特征講對象性，對不同的人，有不同的要求，內外有別，自己人你該問還是問，但是外人你還是不問比較好。比如在國際交往中，每個人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會跟你合作?那缺乏可_程度嘛，但是說實話，這個問題是我們很多人比較愛問的。

秘書會議禮儀

按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。公司外部會議，可以分成產品發布會、研討會、座談會等。

會議的分類：外部會議、內部會議、發布會、工作例會、研討會、部門會、座談會…、計劃總結會……。

內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計劃會等等。

我們以外部會議為例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。

1.會議前

在會議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

?when-會議開始時間、持續時間?where-會議地點確認?who-會議出席人?what-會議議題?others-接送服務、會議設備及資料、公司紀念品等。

when-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

where-地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。

who-人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

what-會議的議題，就是要討論哪些問題。

others-會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

2.會議中

在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：

(1)會議主持人

主持會議要注意：

介紹參會人員;

控制會議進程;

避免跑題或議而不決;

控制會議時間。

(2)會議座次的安排

會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。

3.會議后

在會議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：

?會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進;

?贈送公司的紀念品;

?參觀，如參觀公司，或廠房等。

?如果必要，合影留念。

秘書電話禮儀

(一)重要的第一聲

當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里是__公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。

(二)要有喜悅的心情

打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態去應對。

(三)清晰明朗的聲音

打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

(四)迅速準確的接聽

現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

(五)認真清楚的記錄

隨時牢記5wih技巧，所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地 ④　what何事⑤　why為什么⑥　how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5wih技巧。

(六)了解來電話的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

(七)掛電話前的禮貌

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。