杜絕干擾：減少時間浪費

我們想要減少工作時間的浪費，我覺得要從降低溝通耗時下手，現代社會，需要大量、高品質的溝通。但是，溝通也常常耗費大量時間，永錫覺得應該多思考如何我們自己溝通的方式，減少不必要的耗時。我們今天要談的主題是，處理郵件時間降低、減少打電話的時間，這就開始吧。

（1）處理郵件時間降低

現代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件，但是許多人也耗費許多時間在電子郵件的閱讀及處理上（或完全不看）。以下幾個建議是我自己實戰的心得，也提供大家參考

a 關掉即時通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時的注意力才不會中斷，關掉后，我覺得心情輕松許多，大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數：
永錫每天在固定的時間檢查email，例如早上九點、下午兩點。雖然降低檢查email次數，但是一進入信箱，就要求自己要把email都處理完，才離開，這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內容寫的很清晰：
這樣子可以避免別人看不懂，又發了一封email詢問，增加不必要的信件數量。太長的信件一定要分成幾個重點，讓閱讀者讀起來輕松，寫完后自己要再讀一次，避免詞不達意，及看看有沒有要補充的事情，這樣的方式反而節省許多不必要溝通時間。

d 不開轉寄的信件：
有些朋友會寄發大量的轉寄信件（有趣的文章、投資資訊），若不想看，可以用email信箱里面的篩選器或郵件規則，將之分類到垃圾信件，或請朋友不再寄發。值得讀的信或資料，轉到to read list資料夾，有空時慢慢看，不要放在收件匣內。

e 找一個垃圾郵件過濾功能強的email服務：
我所用的gmail服務及apple的mail程式都有很好的垃圾信過濾功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄，批次寄出信件：
利用通訊錄，可以分類批次寄出信件，除了可作個人行銷外，還可以節省大量時間。

g 清空收件匣：
我的email信箱收件匣的部份會盡量清空，這樣子一開email才不會看不清哪些是還沒處理的事情。無法立刻完成的事情放到to do list資料夾，要閱讀的東西放在to read的資料夾，要用別的方式處理的事情（電話，自己動手）的事情放到自己的行動清單，徹底清空收件匣。這樣子一開email永遠只有最新的信件在里面，也可以省下許多辨識的時間。

h 學習電子郵件篩選器或郵件規則：
設定一些篩選信件規則，在信件收到的同時，一些信件就可以分到垃圾信件區，減少要處理的時間。永錫會將一些朋友的轉寄信件、網站發出的廣告信件、新聞設成規則處理，自動送到不同資料匣，檢少要處理的信件數量。

電子郵件是個重要非同步溝通工具，但是要有良好運用方式，才不會一點一滴偷走我們寶貴時間。

（2）減少打電話的時間

時間管理專家曾經統計過浪費時間的前15個原因，其中第一名就是電話干擾。其實，由于運用許多工具來溝通，永錫打電話的數量越來越少。事前將雜事做好加工 處理的工作，確實可以減少打電話的數量及通話時間，但是仍然需要有一些打電話的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄：
很多人都沒有在電腦中建立通訊錄的習慣，通常使用手寫的通訊錄，或者是手機內的通訊錄，重復謄寫或換手機時，常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體，一來可以和手機做同步，不需重復輸入，二來搜尋快速，就算通訊錄量多也不怕（與我的通訊錄為1200 筆）。永錫收到名片時，如果是重要的，就會打字到自己的通訊錄，以便日后聯絡，雖然比較耗時，但是相當重要。這是一個自我行銷的時代，通訊錄就是最好的行銷輔助工具。

b 善用免持聽筒功能：
一般辦公室電話有一個很好用的功能”免持聽筒”（見上圖紅框處），可以讓我們等待對方接聽電話時，空出雙手繼續處理事情，增加效率。

c 批次打電話，規劃交談的內容：
列好電話清單，一次打多個電話；打電話前先規劃一下要講的重點，都可以節省實際通話的時間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問的問題在和別人請益，這樣又尊重對方，又能省下雙方時間。

d 電話旁邊要準備紙筆：
交談時，難免有要紀錄的資料，要隨時準備紙筆在桌上以便紀錄。電話要固定放在左手邊（左撇子放右手），方便手寫紀錄。

e 善用skype等網路電話：
skype可以大幅降低通訊成本，我常常運用skype打國際電話，現在還有一種skype pro功能，讓我們打國內的長途電話也很便宜。

f 改變習慣將”你好嗎？”問候式的話語改變：
接到電話時說”我有什么事情可以為您服務。”這樣的話語減少打招呼的時間，是一種不錯的節省時間方式。

g 用email或簡訊取代電話交談：
電話溝通需要兩個人同時在場，有時候簡單的事情用簡訊通知，復雜的事情先寫email都可以節省雙方的時間。

我們使用電話的習慣，也可以用20/80法則來思考，把時間用在重要的事情上面，這樣才是較好的方式。

結語
人際關系維護和時間管理，看似兩者有所矛盾，但是我們必須好好的思考自己的溝通系統，這樣才能找出合宜的方法，才能達成溝通的效果，又能有效運用時間。