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試論秘書工作的科學管理
在我國有一個特殊的職務就是秘書，秘書工作是一種社會職業(yè)。所謂秘書就是助手的意思，因此秘書所發(fā)揮的職能就是助手的職能。在上個世紀我國的秘書工作具有一定的規(guī)范性，工作目標和工作內容都有一定的范圍。隨著經(jīng)濟體制的改革，尤其是上個世紀的80年代，秘書工作隨著改革開放，也發(fā)生了很大的變化。秘書管理的科學化及工作效能都發(fā)生了根本的變化。助手、參謀成為新時期秘書工作的新角色。如何實施科學化的秘書工作管理，成為新時期秘書工作的新課題。如何實現(xiàn)秘書工作的科學管理，下面筆者將自己的思考談一談。
一、正確理解秘書工作的職能
秘書在日常的工作中要擺正自己的位置，將工作中領導的意圖領會清楚，并按照領導意圖將工作做好。隨意更改領導的工作內容、隨意改變領導的意圖都是不允許的，這是有違職業(yè)道德的表現(xiàn)。秘書工作允許創(chuàng)新，但是要在依從領導意圖基礎上進行創(chuàng)新，在充分領會領導意圖的基礎上進行創(chuàng)造性的發(fā)揮。創(chuàng)新和創(chuàng)造性都要在體現(xiàn)領導意圖的前提下完成，否則就不是一個稱職的秘書。秘書工作除了服務功能外，參謀功能也是主要的。在新時期的新環(huán)境下，秘書工作也要以參謀功能為主。在工作中多給領導提建議，為部門工作獻策。工作中的情緒控制也是一個主要方面，不能因為自己的情緒影響工作的效果。
領導的決策永遠是秘書工作的核心內容，秘書要圍繞這個核心工作進行自己的工作開展。秘書的工作是站在領導身后面的人，是領導影子遮蔽下的工作人員。工作內容是被動的，但是工作態(tài)度是積極主動的。秘書要把工作做成主動型，需要秘書具備一定的工作能力和工作藝術。秘書需要具備領導者的眼界，善于掌控全局，了解全局性的工作視野。
第二是要熟悉階段性的工作任務，和領導保持工作中心的一致性，正確處理工作內容，了解手頭工作的輕重緩急，能夠將復雜的事情理順好，保證工作的順利開展。最后是要領悟好領導布置工作的內容，分析清楚領導工作的情況和思路，幫助領導將每一項工作落到實處。最后是要善于積累資料，善于將工作內容做好記錄，保存好工作檔案，為工作的開展建立備忘錄。秘書具備了這些素質就是很好地完成了工作職能。
二、秘書的時間管理
秘書的大部分工作是為領導工作服務的，給領導工作日程做好安排，并能及時提醒領導按照工作計劃完成工作。時間就是金錢，時間就是效率，在信息技術大爆炸的年代，時間觀念在每一個人的心中都異常強烈，所以秘書工作的時間觀念比別人要更強。首先是要管理好領導的時間，這是秘書工作的重要職責。幫助領導做好工作日程時間的控制，做好工作內容的時間安排，這是秘書工作的重要構成部分，不能有絲毫的馬虎，否則容易造成重大的失誤乃至于損失。
秘書能夠有效控制領導的工作時間，為領導工作效率的提高做好準備。秘書工作的有效性可以從如何幫助領導把握時間開始，不使領導陷入不必要的瑣事糾纏中，從而提高工作效率。比如為領導制定工作時間表，做好工作計劃表，這些都是幫助領導掌控時間的行為，也是工作有效性的保證。但是在實際中，秘書工作沒有將領導的時間管理作為工作的主要內容。其中的原因不只是秘書的責任，一些領導者自身的時間觀念也是一個重要的影響因素。陳舊的時間觀念影響日常的領導和管理工作，擱置一些工作導致時間的拖延，進而影響工作效率。
秘書管理領導的時間要注意有序性，科學安排領導的工作內容，保證領導工作的合理有序，不使領導窮于應酬忙于周旋。上級部門的工作安排、本部門的工作安排，這是秘書要幫助領導控制時間的主要方面。秘書要了解上級領導的工作精神，又要領會本部門領導的工作意圖。這樣可以更好地把握領導工作的內容和時間安排。
秘書還要為領導爭取可以控制的時間。領導的時間可控性是隨著職務的升高而減少的，也就是時間受制于他人的問題隨著職務的高升而控制的力度減弱。秘書要幫助領導將不可控的時間變成可控時間，這樣才是一名領導能力的體現(xiàn)，也是提供工作效率的關鍵。秘書要將工作時間表和工作計劃表的擬定工作作為一項作用內容，實現(xiàn)和幫助領導將不可控時間變成可控時間。將時間表中的重要工作內容做好標記，同時要做到簡潔明了，讓領導一目了然，不能繁瑣和復雜化，影響領導的判斷。為領導的時間控制做好安排，做好實現(xiàn)工作目標的計劃。擬定工作清單、制定時間標準表、填寫好目標工作管理卡，標明隸屬工作單位、職位、工作計劃、預期進度、自我追蹤、考評等內容。
三、做好秘書工作要提升個人素質
秘書是工作在領導身邊的人，既要服從領導，又要為領導做好參謀。這是秘書工作的性質決定的。一名合格的秘書要具備德行操守，德才兼?zhèn)涫且粋€秘書必須要具備的素質。如果工作中失德，必然失范，那么所造成的后果是不堪設想的。秘書是工作在權力中心的人員，沒有很好的德行操守是不能獨善其身的。秘書工作的無確定性，使得秘書個人生活也會受到很嚴重的影響。正確處理個人和集體、自己與領導、工作與家庭之間的關系也是秘書能力的體現(xiàn)。
秘書工作的科學管理影響之大，是秘書自己要認真思考的問題。德行品質，自身素養(yǎng)，領導時間控制，職能體現(xiàn)等，都應該成為秘書工作的主要內容。科學管理秘書工作可以對領導工作效率產(chǎn)生重大的影響，所以這是需要秘書具有的使命感。
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