檔案管理的創新服務

　　一、從服務手段上來革新

　　建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館(室)利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進1步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

　　建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。檔案館(室)與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館(室)，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

　　電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第1時間將其收集到，并在檔案館(室)的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館(室)自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館(室)，也不必交任何光盤或軟盤。

　　開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

　　檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

　　開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢要求，進1步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館(室)全部建立現行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館(室)送交現行文件資料，并要求各級檔案館(室)做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

　　二、服務領域上的擴展

　　信息服務的化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等1切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單1需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

　　興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案館(室)的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發信息，幫助引進開發先進技術產品;開發經濟信息，為企業結構調整服務;開發市場信息，為企業提供營銷機會;開發信息，為企業維護合法權益服務;開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

　　加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何1個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立1個完整的社會信息系統，實行1體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

　　建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館(室)藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

　　三、學校檔案服務創新的主要任務

　　面對高校檔案部門“生存”的現狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學校的“恩賜”，必須用改革發展的思路來解決前進中的困難。

　　(一)進一步強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚焦學校重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的監管工作，全面推進常規歸檔與即時歸檔的相結合，大力開展校史人物、校史資料和社會媒體對學校工作報道等方面的征集工作，為學校歷史站好崗，為學校今天服好務，為學校明天積累好精神財富。

　　(二)館藏檔案數字化是學校檔案服務創新的基礎建設。館藏檔案數字化的主要目的是方便利用和保護檔案。館藏檔案數字化已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創造條件，搶抓機遇，力爭支持，這是學校檔案服務創新一項重要的基礎性建設任務。一些名牌高校檔案部門已完成建國前歷史檔案的數字化工作。有的高校檔案部門正爭取完成館藏歷史、黨群、行政、教學等檔案類的數字化工作。

　　(三)努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。學校檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。究其原因，關鍵在于人才，關鍵在是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要苦練內功，更新理念，努力探索檔案服務創新之路。不能得過且過，小富即安。只有人才興館強室，才能實現逆境中崛起;只要有一支檔案服務創新團隊，學校檔案工作才能實現跨越式發展。因此，要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才。