淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用
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摘 要:隨著信息化程度的提高,電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理。本文針對高校檔案管理的工作特點,著重分析了電子檔案在應用中的主要特點,強調加快電子檔案建設,要充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率。
關鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學校
一、高校檔案管理現狀
縱觀近幾年高等教育發展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所,學生總規模增加了兩百萬左右,高校教職工人數增加了十萬;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所,學生總規模增加了近兩百萬,高校教職工人數也是以萬為單位遞增;連續三年,高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。
每年,數以千萬的檔案變動、更新、維護,確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》,高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看,全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點:
第一,工作量大:由于高校的獨特環境,每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動,錄入或者遷出,全國每年變動的各類檔案都是以千萬計,加上就業、繼續深造等各種情況,檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點,加上其他檔案的維護、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,電子信息化程度有待提高:信息技術是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
第三,檔案管理操作的標準化程度不高:由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異,導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致,甚至存在極少數相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四,遠距離傳遞頻繁:由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生,學生的流動性強,所以檔案也經常需要遠距離傳遞,跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點,也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現代檔案管理中的優越性
首先,依靠計算機強大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力,同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便,同時也具有很高的可靠性。
其次,通過電子文檔的方式存儲文件檔案,可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣,對于遠距離共享或調度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調度更便捷。
此外,以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文檔要低。由于傳統檔案存儲媒質為紙張,環境中的溫度、濕度以及微生物環境都可能影響其存儲壽命,所以在存放過程中對環境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時,大量的數據消耗紙張,不利于環境保護。而現代的電子文檔的存儲方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲量大,1GB的存儲卡就可以存儲5億字,相當于近1000套《三國演義》;且儲存時間長,受外部環境影響小,具有很強的穩定性。
最后,采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕,兩個手指就能輕松移動,如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等情況時有發生,導致一些重要文件的遺失,信息在調用過程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞,能夠有效提高文件的安全性和時效性。
2.電子檔案在應用中的風險
當然,電子檔案也不是萬無一失的。事實上,電子檔案在存儲和使用的過程中,都存在著一定程度的風險。
(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外,由于信息化手段采用統一字體、統一標識,喪失了手寫漢字的特征性,不利于真假鑒別,受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在,通過網絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由于高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息,安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外,文件多處于開放狀態,更新不及時,便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜,存儲方式多樣,在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上,信息的存儲和讀取都需要特定的設備,造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術發展迅速,計算機軟硬件的更新換代速度快,如果兼容性不夠好,也可能造成信息的丟失,從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用
針對電子檔案在實際運用中所涉及的風險問題,可以采取以下措施進行預防:
第一,加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先,保障存儲設備的安全,專機專用,定時進行軟硬件更新升級,定期對設備進行管理維護,保證存儲設備的良好狀態;定期對存檔文件更新備份,防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限,加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改,應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
第二,規范操作流程,杜絕檔案在操作過程中的風險。首先加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓,使檔案管理員具備較高的職業操守,同時通過規范的操作,杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次,盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件,防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進行備份存儲,同時及時升級和更新存儲技術,保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限,做到職責權限同步,防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。
四、結論
在這個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網絡資源化建設,充分利用信息高速路的優越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻:
[1]教育部.2006年全國教育事業發展統計公報.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全國教育事業發展統計公報.2008.05.05.
[3]教育部.2008年全國教育事業發展統計公報.2009.07.17.
[4]楊小華,唐日梅等.關于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學學報,2006(1).
關鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學校
一、高校檔案管理現狀
縱觀近幾年高等教育發展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所,學生總規模增加了兩百萬左右,高校教職工人數增加了十萬;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所,學生總規模增加了近兩百萬,高校教職工人數也是以萬為單位遞增;連續三年,高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。
每年,數以千萬的檔案變動、更新、維護,確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》,高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。
具體地看,全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點:
第一,工作量大:由于高校的獨特環境,每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動,錄入或者遷出,全國每年變動的各類檔案都是以千萬計,加上就業、繼續深造等各種情況,檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點,加上其他檔案的維護、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,電子信息化程度有待提高:信息技術是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
第三,檔案管理操作的標準化程度不高:由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異,導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致,甚至存在極少數相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。
第四,遠距離傳遞頻繁:由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生,學生的流動性強,所以檔案也經常需要遠距離傳遞,跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。
以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點,也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。
二、電子檔案管理的利弊
1.電子檔案在現代檔案管理中的優越性
首先,依靠計算機強大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力,同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便,同時也具有很高的可靠性。
其次,通過電子文檔的方式存儲文件檔案,可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣,對于遠距離共享或調度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調度更便捷。
此外,以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文檔要低。由于傳統檔案存儲媒質為紙張,環境中的溫度、濕度以及微生物環境都可能影響其存儲壽命,所以在存放過程中對環境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時,大量的數據消耗紙張,不利于環境保護。而現代的電子文檔的存儲方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲量大,1GB的存儲卡就可以存儲5億字,相當于近1000套《三國演義》;且儲存時間長,受外部環境影響小,具有很強的穩定性。
最后,采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕,兩個手指就能輕松移動,如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等情況時有發生,導致一些重要文件的遺失,信息在調用過程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞,能夠有效提高文件的安全性和時效性。
2.電子檔案在應用中的風險
當然,電子檔案也不是萬無一失的。事實上,電子檔案在存儲和使用的過程中,都存在著一定程度的風險。
(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外,由于信息化手段采用統一字體、統一標識,喪失了手寫漢字的特征性,不利于真假鑒別,受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在,通過網絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由于高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息,安全問題不可忽視。
(2)電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外,文件多處于開放狀態,更新不及時,便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜,存儲方式多樣,在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。
(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上,信息的存儲和讀取都需要特定的設備,造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術發展迅速,計算機軟硬件的更新換代速度快,如果兼容性不夠好,也可能造成信息的丟失,從而直接縮短了電子檔案的壽命。
三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用
針對電子檔案在實際運用中所涉及的風險問題,可以采取以下措施進行預防:
第一,加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先,保障存儲設備的安全,專機專用,定時進行軟硬件更新升級,定期對設備進行管理維護,保證存儲設備的良好狀態;定期對存檔文件更新備份,防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限,加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改,應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
第二,規范操作流程,杜絕檔案在操作過程中的風險。首先加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓,使檔案管理員具備較高的職業操守,同時通過規范的操作,杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次,盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件,防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞。
第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進行備份存儲,同時及時升級和更新存儲技術,保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限,做到職責權限同步,防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。
四、結論
在這個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網絡資源化建設,充分利用信息高速路的優越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。
參考文獻:
[1]教育部.2006年全國教育事業發展統計公報.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全國教育事業發展統計公報.2008.05.05.
[3]教育部.2008年全國教育事業發展統計公報.2009.07.17.
[4]楊小華,唐日梅等.關于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學學報,2006(1).