檔案保護論文范文(2)
檔案保護論文范文篇2
淺析電子檔案的管理與保護
[摘要]隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，從文件的產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以軟磁盤、光盤為載體的檔案。為此，適應現代化管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，是檔案工作發展的必然趨勢。
[關鍵詞]電子檔案 現代化管理 科學保護
近年來，隨著社會經濟的發展，電子信息技術發展更是突飛猛進，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，許多日常工作包括以往手續繁雜的辦公行文、來往函件等，現在就可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，使檔案的生存方式發生很大的變化，這樣就產生了大量的電子文件，這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以軟磁盤、光盤為載體的檔案。由此看來，適應現代化管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，是檔案工作發展的必然趨勢。
一、檔案化管理電子文件
檔案化管理電子文件，就是在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件的自身特點，采用先進的計算機和網絡技術，對電子檔案實行文件級的管理，對各部門形成的電子文件實行自動化、網絡化管理。從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高得用率。
(一)電子文件的檢索
電子文件的檢索，原則上應當是方便和利用，但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索查找網上文件，不能盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。
(二)電子文件的鑒定
電子文件在歸檔之前，必須進行認真地鑒定。電子文件也存在著區別真偽問題，檔案部門所保管的電子文件檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件，否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復印件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該文件的原始性，維護電子文件的憑證性、依據性和權威性。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件內容的完整性進行鑒定。
(三)電子文件的歸檔
鑒定后需要歸檔的電子文件，按內部文件和外部文件進行編制歸檔，確定文件的保管期限。一是內部文件。以不同年代、組織機構、保管期限進行組盤與分盤保管，便于定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一張軟盤上便于利用。檔案人員應以統一數據庫規范建立檔案目錄，便于計算機對盤內文件的查找。二是外來文件。通過對電子文件掃描等處理進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作，處理完畢的文件根據文件的重要性來確定密級和保管期限。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式，軟盤歸檔主要是計算機文件軟盤，這些軟盤要進行編號，以便查驗。網絡中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網絡系統傳遞歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝備存，以確保檔案的完整與安全。
二、電子文件檔案與傳統檔案管理的區別
電子文件檔案與傳統檔案在管理上是有區別的。
(一)電子檔案與傳統檔案的歸檔時間不同
電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案工作人員接收登記并編出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率。另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，避免檔案的流失和病毒的破壞。
(二)電子文件與傳統檔案歸檔方式不同
電子文件由于采用電子編碼，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，這些現象都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳遞過程中不出現錯誤，確保檔案部門收到電子文件的原始性、真實性和準確性。
(三)電子文件與傳統檔案在保管方式上不同
電子文件載體易老化變質以及信息多媒體的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，還要對文件進行格式轉換，用通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
(四)電子文件與傳統檔案在分類、編目等管理方式上不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時，可以馬上給每份文件編制文號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。在技術條件允許的情況下，可以編制多角度、全方位的檢索工具。方便檢索查詢信息，這樣查閱文件時只須報出分類號和主題詞，就可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕了檔案工作人員的勞動強度。
三、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比軟盤有良好的抗擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，檔案部門就需配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但在條件不具備的情況下，軟盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點。
(一)軟盤的保護
統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤。在使用過程中要把住軟盤的質量關也是直接影響到軟盤信息的保存壽命，高質量的軟盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟盤往往不到一年，就讀不出數據。保管軟盤也是一項細仔的工作，軟盤的存放要求在無磁場干擾、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。還要加強病毒的防范，經常對計算機進行病毒檢測，確保保存電子文件的軟盤不帶病毒。加密盤的管理，要在電子文件存盤時進行加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開，所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
(二)光盤的保護
光盤存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤變形，在使用過程中也應該避免磨擦和劃傷。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤霉變。為此光盤存放一定要保持在良好的溫度和濕度的環境里。光盤是用特殊材料制成，塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射也會使光盤過早老化，因此，光盤要十分注意避光。
目前，檔案信息電子化在我國尚在起步階段，但檔案管理人員要時刻關注其發展的動向，超前拿出管理對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展。
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