檔案館管理論文參考范文

檔案館管理論文參考范文

　　檔案館管理是力求合理地分配與使用檔案館系統的人力、物力、財力等資源使之充分發揮作用,以實現檔案的有效保管和利用,滿足社會對檔案信息的需求和動態過程。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關于檔案館管理論文參考范文的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　檔案館管理論文參考范文篇1

　　論數字檔案館生態系統管理

　　摘 要：數字檔案館生態系統面臨各種機遇與挑戰，本文著重從戰略管理、協同管理、風險管理以及生態管理四方面，系統分析未來數字檔案館生態系統的建設與發展，探討如何加強對數字檔案館生態系統的管理，確保數字檔案館生態系統的健康運行和可持續發展，推動我國檔案事業的科學發展。

　　關鍵詞：數字檔案館;生態系統;管理

　　數字檔案館生態系統在快速變化的社會發展環境中必然會面臨各種機遇與挑戰，如何保持自身的健康可持續發展，這不僅涉及經濟、社會、技術等制約數字檔案館發展的核心要素，而且，關切到未來國家檔案事業的發展。為此，本文擬從戰略管理、協同管理、風險管理以及生態管理等方面，初步探討如何加強對數字檔案館生態系統的管理，保持數字檔案館生態系統的健康運行和可持續發展。

　　1 戰略管理

　　戰略管理是“圍繞著戰略的制定、決策、實施和評價而采取的一系列手段和措施的動態過程，對組織的發展方向具有長遠的、全局性影響”[1]，廣泛存在于政治、經濟、社會、文化、教育、科技等領域活動中。目前，戰略管理已引入檔案事業發展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出，“面對電子文件管理這一歷史性挑戰，僅有戰術、方法的應對遠遠不夠，還需要有面向全國的宏觀思維和戰略應對，才能把這項事業推向前進”[2]，“從國家層面和戰略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統籌規劃和基本制度安排，體現了一個國家對電子文件管理的基本態度和總體思路”[3]。國家檔案局楊冬權局長指出，“管理好電子文件，關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關系到人類文明的傳承延續”，“不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天;不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益”[4]。2010年，由中央辦公廳牽頭，國家檔案局等相關部門為成員單位成立的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室，標志著我國電子文件管理國家戰略正式啟動[5]。

　　數字檔案館生態系統研究立足于從整體性、系統性、平衡性、動態性等生態學思想，觀察和思考數字檔案館的運行與發展，其中隱含著戰略管理的思維。以戰略管理思維為指導，將數字檔案館生態系統與社會發展、經濟發展、文化發展以及信息技術發展等聯系起來，研究數字檔案館生態系統發展態勢，制定具有全局性、前瞻性、長遠性的數字檔案館發展戰略，并依據所制定的戰略采取相應的計劃、措施、步驟。實施數字檔案館生態系統的戰略管理，能夠將系統中的各種生態要素聯結起來，形成一個互相依存、互相制約的整體，保持數字檔案館生態系統的健康運行，推動數字檔案館建設的可持續發展。同時，對于一個國家、一個地區而言，數字檔案館生態系統戰略管理將是一項跨機構、跨部門的綜合管理，與國家(地區)信息化發展戰略、電子政務戰略等密切配合，與相關組織機構建立戰略聯盟，協調數字檔案館生態系統與社會組織系統、社會信息系統之間的關系，在激烈的生態位競爭中實現數字檔案館生態系統的社會使命與專業價值。

　　2 協同管理

　　協同管理是“運用協同學自組織原理，通過建立‘競爭—合作—協調’的協同運行機制，把系統中價值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的‘自組織’體系，共同實現統一的目標，使系統利益最大化的管理體系”[6]。在數字檔案館生態系統中，要積極實施協同管理，使得各生態因子之間密切協作、互動開放，建立和諧共存、協調運行的數字檔案館生態系統管理體系，保障數字檔案館生態系統健康運行和持續發展，其內涵主要表現為：

　　一是要協調數字檔案館生態系統主體之間關系。圍繞數字檔案館檔案信息資源管理與利用，加強檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯系，建立有效的協同合作機制，實現檔案信息資源的有效收集、科學管理和充分利用，保障數字檔案館生態系統數字資源管理活動的良性運行。

　　二是要協調數字檔案館生態系統主客體之間的關系。圍繞數字檔案館建設，充分發揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動性，將生態系統中各生態因子組成一個緊密的協調運行體系，調動各種生態因子的作用關系，實現與數字檔案館生存環境的均衡發展與和諧共生。

　　三是要協調數字檔案館生態系統客體之間的關系，突出表現為內部環境協調和外部環境協調。內部環境協調主要是協調數字檔案館生態系統運行機制、信息資源、基礎設施、組織文化等生態因子之間的關系，建立良性的運行機制，保障數字檔案館正常運行;提高檔案信息資源質量，優化檔案信息資源結構，建立檔案信息資源管理體系;強化基礎設施建設，增強數字檔案館保障能力;創建和諧文化氛圍，提升數字檔案館工作者的內聚力、向心力，使數字檔案館生態系統微觀環境功能最優化。外部環境協調主要協調數字檔案館生態系統宏觀環境和中觀環境中各生態因子之間的關系，激活數字檔案館生態系統外部環境各生態因子的功能。通過協調數字檔案館生態系統社會、政治、經濟、文化、科技等社會環境以及地質環境、氣候環境、生物環境等自然環境之間的關系，創造社會穩定、政治民主、經濟富足、文化繁榮、科技發達、自然生態和諧的環境氛圍;通過協調檔案行政管理機構、檔案行業協會、傳統檔案館以及其他信息機構等之間關系，提升檔案行政管理能力與協會業務協調能力，發揮傳統檔案館的優勢，與其他信息機構競爭合作，拓展數字檔案館生存發展空間。

　　3 風險管理

　　目前，風險管理廣泛應用于經濟與社會發展過程中，特別是在企業管理、信息管理等領域應用突出。在檔案學研究中，風險管理思想和方法也被關注和重視。近年來，檔案學界高度關注電子文件的風險管理，認為由于“計算機系統的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標準的復雜嚴格性、電子文件受損所造成后果的嚴重性，要求我們建立一套科學、嚴密的風險管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風險管理》專著中，全面探究了電子文件風險管理的成因、規劃、監控、識別、評估以及應對等內容[8]。數字檔案館生態系統風險管理是在風險識別、風險評估的基礎上，積極采用相應的風險應對策略，規避和化解數字檔案館生態系統建設與發展中的各類風險。數字檔案館生態系統的風險管理要強化“安全第一”戰略，突出檔案安全意識，主要包括實體安全和信息安全。 　　3.1 實體安全。數字檔案館生態系統實體安全主要體現在檔案載體安全與檔案庫房安全兩方面。在傳統檔案館或傳統檔案管理中，檔案載體安全是檔案館庫房管理和檔案保護的重點內容。在數字檔案館生態系統中，數字檔案載體安全成為新的課題，數字檔案載體壽命短，容易受損，且檔案信息內容無法直接閱讀，檔案信息具有瞬間即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度，避免數字檔案載體受損，確保館藏數字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。

　　檔案庫房安全一直存在諸多風險，如“檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善、檔案庫房設計不規范、檔案庫房安全管理制度空泛、檔案庫房安全應急預案缺失”[9]等，這些都對檔案館庫房安全管理帶來潛在威脅。在數字檔案館生態系統中，庫房安全增添了新的內容，如計算機機房安全、數字存儲實體安全等，需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施，切實加強檔案庫房安全建設，不斷完善、健全檔案庫房安全管理制度，制定數字檔案館庫房安全應急預案，注重與相關部門之間的應急聯動，在面對突發事件時最大限度地保護檔案實體安全，減少檔案損失。

　　3.2 信息安全。“數字檔案館的安全，涉及電子文件與數字檔案在生命運動周期各個階段的安全保護，包括電子文件的產生、傳遞、存儲、檢索、利用等各個環節”[10]。數字檔案館生態系統信息安全主要包括檔案信息內容安全和檔案信息系統安全兩方面。

　　數字檔案信息內容具有易消逝性和易修改性等特點，安全風險大。2009年起，國家檔案局就要求“各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全”[11];2010年，國家檔案局楊冬權局長再次強調，“確保電子文件的齊全完整、真實有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個需要特別注意的重大問題和特別需要解決的根本問題，不建設好檔案安全體系，今天的電子文件和數字檔案在若干年后將無法讀取，信息空白的慘劇將無法避免”[12]。

　　檔案信息系統安全是網絡環境下數字檔案館面臨的新的安全風險，給數字檔案館生態系統帶來了不可忽視的安全隱患。2010年，《數字檔案館建設指南》指出“數字檔案館系統安全隱患包括數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統超負載、假冒身份、權限擴散、數據篡改、操作失誤等，應當采取相應的措施和管理手段應對這些安全隱患”[13]。數字檔案館生態系統須高度重視信息系統安全，采用多維管理與控制體系，加強制度建設，提高安全管理意識;加強信息系統安全防護措施，提高系統安全防范能力，確保軟硬件系統的穩定、可靠;建立網絡安全管理與防護體系，利用各種手段和措施，增強網絡免疫力，保障網絡不被攻擊，有效維護數字檔案館信息系統安全。

　　4 生態管理

　　生態管理于20世紀70年代起源于美國，它“運用生態學、經濟學和社會學等跨學科的原理和現代科學技術來管理人類行動對生態環境的影響，力圖平衡發展和生態環境保護之間的沖突，最終實現經濟、社會和生態環境的協調可持續發展”[14]。隨著生態管理的應用和發展，其內涵得到進一步延伸，如低碳管理、綠色管理、生態倫理等，都成為生態管理的重要內容。通過生態管理，能夠為數字檔案館生態系統營造良好的環境氛圍，實現數字檔案館與社會政治、經濟、文化等之間和諧發展。

　　4.1 低碳管理。數字檔案館生態系統低碳管理，重點反映在檔案管理成本的節約和檔案利用成本的節約上，可以實現數字檔案館生態系統管理高效化，優化管理程序，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，提升工作效率，節約管理成本，降低管理能耗。數字檔案館生態系統通過運用信息、網絡、通訊等現代技術手段，提供便捷、快速、高效的檔案信息利用，實現“一站式”檢索、在線利用、全天候服務，避免用戶奔波之苦，減少交通成本;通過網絡，可以打破時空限制，隨時隨地利用檔案信息資源，實現檔案信息資源共享。

　　4.2 建筑生態。數字檔案館生態系統建筑生態體現在數字檔案館庫房建設上，強調以生態建筑意識為指導，建造環保、節能、綠化且符合檔案保護要求的數字檔案館庫房。一方面，數字檔案館建筑設計要遵循“適用、經濟、美觀”的原則，利用低耗能、低污染的材料建造數字檔案館，與周邊環境和諧共處;通過庫房智能化管理、低碳管理，提升用電效率，降低庫房管理成本。另一方面，數字檔案信息存儲密度高，同紙質檔案相比，大幅度節省存儲空間，減少存儲庫房;否則，檔案館蓋得再大，也難以承受知識、信息爆炸帶來的存儲壓力。

　　4.3 資源生態。目前，數字檔案館數字檔案信息少，民生檔案信息少，特色檔案信息少，檔案信息利用率不高，需要重點加強數字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設，建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系，實現檔案信息資源多樣化、特色化、民族化，滿足社會對檔案信息資源的多樣化需求;同時，數字檔案館信息系統設計各異，數字檔案信息資源來源廣泛，數字檔案信息異構現象嚴重，難以實現資源共享，需要重點加強數字檔案館規范化、標準化建設，提高數字檔案館建設效率，避免數字檔案館重復開發，實現數字檔案信息資源共享，保持信息生態平衡。

　　4.4 生態倫理。生態倫理要求“把倫理關懷作為開發、利用和改造自然(環境)的經濟社會活動的一個行為準則，樹立一種全新的、與環境承載能力相適應的價值觀念和生活方式，促進人與自然的協調發展”[15]。運用生態倫理思想和倫理道德對數字檔案館生態系統實施調控，一方面，可以提高檔案形成者、檔案管理者的責任意識和自律意識;另一方面，也可以有效防范各種信息干擾和安全風險對數字檔案館生態系統的破壞，強化主體的自律和約束，達到生態平衡。數字檔案館生態倫理突出表現在檔案保密與檔案信息開放上。數字檔案館生態系統中，檔案管理者需要強化保密意識，遵守《檔案法》、《保密法》等相關法律法規要求，保護檔案知識產權，維護檔案信息的安全，杜絕泄密現象的發生;同時，要處理好保密與開放之間的關系，克服“保密保險、利用危險”的工作意識，杜絕以保密為借口、以未開放為借口、以無館藏為借口等理由不提供檔案信息服務，阻礙檔案的開放利用。

　　參考文獻：

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　　[13].國家檔案局：《數字檔案館建設指南》(檔辦〔2010〕116號).

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　　[15].肖巍.生態倫理學何以可能[J].復旦學報(社會科學版)，2000(1)：37～43.

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