企業(yè)檔案管理存在的問題和對策
摘要：本文在企業(yè)檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出了問題存在的原因，進(jìn)而闡述了解決其采取的措施。
關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；原因；對策
企業(yè)檔案工作同樣面臨一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的問題，為此必須重視改善和解決檔案管理中存在著的一些問題。下面就企業(yè)檔案管理中存在幾個(gè)主要問題談幾點(diǎn)粗淺的看法。
一、面臨的問題
(一)檔案工作與企業(yè)變革的不同步
隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立和不斷完善，企業(yè)為了在競爭中取勝，以體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)的變革，應(yīng)對市場的風(fēng)云變幻，在這個(gè)過程中，由于檔案意識還很薄弱，企業(yè)注重的是直觀的經(jīng)濟(jì)效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔工作，伴隨變改中的人員流動(dòng)，出現(xiàn)的是文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。甚至有的企業(yè)檔案工作的地位在企業(yè)改制中，出現(xiàn)擠脫現(xiàn)象。
(二)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)
檔案工作是一項(xiàng)十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)的一些工程技術(shù)方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應(yīng)對自如。
而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)檔案工作的需要。
(三)企業(yè)檔案的“主體”錯(cuò)位
檔案的主體明確性，是一個(gè)企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。當(dāng)前不少企業(yè)的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業(yè)檔案工作水平。不少企業(yè)幾乎把企業(yè)的人事檔案當(dāng)成了企業(yè)檔案的全部，即主體，而忽略了企業(yè)自身發(fā)展所形成的真正確定企業(yè)命運(yùn)的頗有價(jià)值的“主體”檔案，直接影響企業(yè)檔案的開發(fā)利用和企業(yè)的發(fā)展。
(四)企業(yè)檔案編研工作薄弱
有為才能有位。檔案工作的地位，檔案工作廣為重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務(wù)價(jià)值來確立。但不少企業(yè)的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質(zhì)的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作難以，檔案無以得到很好的利用。這是導(dǎo)致檔案工作在有的企業(yè)沒有地位，可有可無的最主要的原因。
二、企業(yè)檔案管理存在問題的成因
導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的原因主要有以下幾個(gè)方面。
(一)因企業(yè)性質(zhì)特殊，在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如某些項(xiàng)目的審批，企業(yè)往往是先斬后奏，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。
(二)企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識。特別是一些合資企業(yè)往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法。由于沒有專職的檔案人員，極易造成檔案分散保存。如某合資公司基建檔案歸項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員管理，設(shè)備歸設(shè)備使用部門管理，財(cái)務(wù)檔案歸財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。這樣的分散式管理體制缺乏有機(jī)的聯(lián)系與制約，造成檔案嚴(yán)重流失。同時(shí)，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備也是導(dǎo)致檔案缺失的重要原因。企業(yè)人員流動(dòng)性較大，檔案管理人員更換相對頻繁，如交接雙方?jīng)]有端正思想、明確責(zé)任，無法保證檔案交接工作按照規(guī)定辦理，出現(xiàn)漏洞。
(三)在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失。如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會(huì)計(jì)檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會(huì)給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。
三、決解問題的辦法
(一)強(qiáng)化法制意識
樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作著重要從“提高認(rèn)識、強(qiáng)化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法的認(rèn)識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴(yán)肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯(cuò)誤思想。其次要提高重要性的認(rèn)識。胡錦濤同志曾指出：“檔案是人類活動(dòng)的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來，檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是項(xiàng)崇高的事業(yè)。…思想是行動(dòng)的基礎(chǔ)”。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認(rèn)識是推進(jìn)和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強(qiáng)檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，保證檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，落實(shí)各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責(zé)任制，建立一支訓(xùn)練有素的專兼職檔案人員隊(duì)伍，在各項(xiàng)工作中，實(shí)行檔案管理“四同步”、“三納入”等制度，使依法治檔工作落到實(shí)處。
(二)穩(wěn)定人員，提高素質(zhì)
針對檔案工作性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。
(三)要著眼實(shí)際，抓好“主體”檔案管理工作
企業(yè)“主體”檔案是企業(yè)檔案的核心，在抓好其它檔案的同時(shí)，著重抓好“主體”檔案的歸檔工作，特別是抓好技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案管理工作，及時(shí)做好設(shè)備檔案和產(chǎn)品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業(yè)檔案的完整性。
(四)積極搞好開發(fā)利用，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)
如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的；是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，編寫多種檢索工具，掌握市場信息，開發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
(五)建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展；加強(qiáng)企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。
四、結(jié)語
總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，企業(yè)只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，才會(huì)促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。