秘書實務性質介紹

時間：2021-02-11 16:50:27 小邱0由分享

《秘書實務》是一本內容豐富、實用性強、通俗易懂的教材，那么秘書實務的性質是什么呢?下面小編給大家介紹關于秘書實務性質的相關資料，希望對您有所幫助。

《秘書實務》性質如下

《秘書實務》以秘書職業素質與能力需求為核心，以崗位職業標準為依據構建四大貼近企業、貼近崗位，實操性強的教學模塊。模塊設計以秘書的角色認知、辦文、辦會、辦事為主體，每個模塊有“工作過程分解”，每個教學模塊的展開均由秘書工作項目支撐，工作項目中有“能力目標”、“知識目標”、“素質目標”的分析，每個工作項目又以工作任務為驅動，設計了“工作情景、技能訓練、知識梳理、超級鏈接、實戰演練”等。“工作情景”以工作任務作為切入點，讓學習者真正作為企業秘書進入角色。“技能訓練”則通過工作任務中的角色模擬明確該項秘書工作所應具備的崗位技能。

《秘書實務》是文秘及相關專業一門重要的專業基礎課程，這門課程應用性強，要求從秘書工作實際出發，通過介紹秘書實務的各項工作內容、基本要求、操作規范、實施程序以及注意事項等，使學生了解秘書實務的工作方法和技巧，具備從事現代通用秘書工作的素質和能力，達到各企事業單位、社會團體的辦公室人員相應崗位的要求，進而使秘書專業的學生具備過硬的職業能力和較高的操作水平。主要內容包括：辦公室事務管理、會議管理、商務文書運用及信息管理、差旅安排、商務活動組織與管理、秘書溝通與協調、秘書財務管理等。

《秘書實務》文摘

(一)介紹的含義

見面介紹是社交場所和接待活動中常用的禮儀禮節，也是彼此不熟悉的人們開始交往、相互了解的基本方式。通過介紹，可以縮短人們之間的距離，擴大社交范圍，促使彼此不太熟悉的人與人之間更多地進行了解與溝通。

提起介紹，有人會認為比較簡單，因為在日常生活中，只要是正常的成年人，誰都充當過介紹的角色，或者是把自己介紹給別人，或者是在朋友們之間作介紹。就是說，簡單的介紹大家都懂。但是，怎樣才能介紹的得體，能夠引起大家的注意。介紹是一門藝術，得體的介紹，既可以溝通情感、活躍氣氛，也同樣能顯示出介紹者的個人修養、水平。1986年10月，英國女王伊麗莎白訪華。接見了女王及丈夫。當時，是中央顧問委員會主任，大家公認的中國改革開放大業的總設計師。外賓來訪都能以見到他為最高禮遇。伊麗莎白來訪受到的接見，心中自然非常高興。是怎樣作自我介紹的呢?見到伊麗莎白女王的第一句話就是：“見到您很高興，請接受一位中國老人對您的歡迎和敬意。”“中國老人”這個稱呼太普通了，普通到任何一位中國的老年人都可以用它，但這普通的稱呼卻包含著極不平常之處，用它和“我代表中國人民”相比較既顯現出自覺地遵守黨的紀律、退居幕后的平靜心境，也反映出虛懷若谷的大將風度。在當時中國的領導作用可以說是世界公認、舉世矚目。而他卻能如此謙虛地稱自己是一位普通的中國百姓，可見其胸懷之博大，與人民關系之密切。而這樣的自我介紹對伊麗莎白女王來說，也同樣顯得親切、誠摯、富有人情味。①這是一個自我介紹運用的十分得體的范例。得體的介紹，猶如優秀的戲曲演員，一出場亮相就博得滿堂彩。它的作用不僅僅是使雙方相識，而且還能制造出一種親切的、輕松的、融洽的氣氛，為以后的交往打下良好的基礎。

秘書人員作為內外交往的中間環節，作介紹的機會很多，尤其要注意掌握介紹的藝術。那么，秘書人員應該如何掌握好分寸，得體地進行自我介紹和為他人作介紹呢?首先需要了解一下關于介紹的類型、技巧等問題。

(二)介紹的類型

根據介紹的場合、對象的不同，可把介紹分為三種類型。一是按照社交場合是否正式來劃分，可以把介紹分為正式介紹和非正式介紹。如秘書人員所在的單位要舉辦某項活動，活動開始前，隨著客人的陸續到來，所在單位的領導人及負責接待工作的秘書人員會隨時為到來的客人三三兩兩地作介紹，這就是非正式介紹;而當活動開始時，負責此項活動的主持人向出席活動的全體成員逐一介紹特邀嘉賓，這就是正式介紹。按照常規，非正式介紹相對比較隨便，正式介紹則應規范，必須嚴格遵守介紹的禮儀與程序。二是按照被介紹者的人數多少來劃分，可分為集體介紹和個人介紹。集體介紹是指對多數人的介紹，一般在會議上、宴會上較多見;個人介紹就是向別人介紹某個人。

秘書實務具體工作

(一)擬定會議工作方案。一般應包括以下內容：會議記錄簡報工作、會議經費預算、食宿安排、保衛和工作等。

(二)選定、安排議題。會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查后，按周、月或季度統籌安排。

安排會議議題應注意以下問題：

一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論;

二是黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區別;

三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會前幾天經領導同志審批后，發給有關同志閱讀，準備意見;

四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質量;

五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜，

六是盡可能地將同類性質的議題提交一次會議討論;

七是應準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。

(三)擬定會議議程、日程和程序。

(四)準備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議秘書部門應于會前通知有關部門報送會議文件，對文件內容和質量進行初審，并向領導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。

(五)提出與會人員名單。

(六)編排分組。多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之后，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。編組的基本方法有：根據地域編組;根據系統或行業編組;完全按人數編組。在進行編組時，要注意組的數量、規模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。

(七)選定、布置會場。

(八)制發會議證件。會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等;另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務、發證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

(九)發布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數較多或比較莊重的會議，宜發書面通知。口頭通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發出后，應及時檢查并進行落實。

(十)制定會議須知。會議須知的內容主要包括會議保密紀律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。

(十一)負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達開會地點并通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環。對于應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢后，應匯總情況，向會議領導報告。

(十二)會議秘書工作機構的設置和工作人員的調配。日常工作性會議、小型會議，一般由常設會議秘書部門或固定的專職、兼職會議秘書工作人員負責會議工作。規模較大且又較重要的會議，組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若干工作小組如秘書組、文件組、業務選舉組、簡報組、宣傳報道組、翻譯組、總務組、警衛組、交通組等。明確分工，各負其責，保證會議順利進行。

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