修改員工手冊的五大原則(2)

　　二、 民主制訂程序原則

　　民主制訂程序，也是2001的司法解釋所提出，但是由于這一原則難以細化，這些年來，一直沒有實際運用。《勞動合同法》對這一原則進行進一步的細化，體現為要求員工手冊通過職代會或者全體職工的討論，作出匯總意見后，進一步通過工會或者職工代表的協商確定。但是這一細化同時又引申出了，如何選舉職工代表，職工代表大會的開會原則及通過原則如何把握，第二次是否還需要通過職工代表大會?所有這些，就目前來說，仍然是缺乏操作細則的。因此，在此情況之下，公司在制訂員工手冊時，就目前來說，主動征詢員工的意見，如果沒有職代會，盡量向所有員工公示，通過電子郵件或者內部局域網的方式要求全體職工參與討論，也不失為一種較好的方法。

　　三、 公示原則

　　2008年之前，員工手冊最大的法律風險，在于公示風險。

　　很多公司的公示方法是存在很大風險的。

　　公司常見的公示做法有以下幾種：

　　1、 將公司的規章制度，公布在公司的會議室內，沒有特意去提醒員工注意或者確實提醒了員工，但沒有任何證據可以證明，甚至沒有任何證據可以證明是何時公布的;這一做法常見于一些老國企。

　　2、 將公司的員工手冊，公布在公司的內部網站上，每個員工皆可以通過公司系統進行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。

　　3、 將公司的員工手冊，通過電子郵件系統，向公司的每一名員工送達。這一做法常見于新興的企業，雖然不是IT行業，但是工作習慣依賴于網絡，習慣于在工作過程中使用網絡溝通方式。

　　上面的第一種做法，是一種比較傳統的做法，也是一種風險最大的做法。因為這種做法事實上沒有任何證據可以證明將這些制度對員工進行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結局。

　　上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網絡工具的興起，因為其使用確實具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節省人力，節省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風險。這些公示方式，由于皆是通過網絡進行的，目前司法實踐考慮到網絡本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。

　　法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經出現過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關系，也就具有了一定的經濟利害關系，因此這樣的證據在實踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結論，即企業如果要證明對員工手冊進行了公示，就必須要有證據證明對發生爭議的員工進行過明確的告知。

　　在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：

　　1、 員工入職時，公司會為員工準備一些工作需要的資料或者勞動工具，與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊(需要單獨列明)，同時，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據向員工進行了公示，同時也便于員工在入職之時就了解企業的規章制度，便于迅速地了解企業的文化以及工作流程。

　　2、 員工入職時，為員工進行適當培訓時(時間也許只有二三天)，其中就有對員工手冊的內容培訓，對于這種培訓，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實際意義。

　　3、 在第二種做法的基礎上，企業在培訓結束時，會對員工進行關于員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。

　　針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業的人力資源部并不在一個地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個東西，或者要求一名企業的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠遠高于收益的。那么在這種情況下，我們認為，企業應該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關于收到員工手冊的收據，以證明這一點。

　　如果在實踐中，企業對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實踐，著力于應用以上四種方式，相信公示的風險是可以避免的。