企業進行有效的溝通的步驟(2)

企業進行有效的溝通的步驟

　　2.整合溝通渠道

　　整合溝通渠道就是對現有的渠道進行調整、組合，刪除一些效率低下或沒有實際效果的渠道，增加一些新型的、速度快、效率高并被人們樂于接受的渠道，同時考慮到各種不同渠道的相互補充，其目的是為了更好地履行溝通職能，實現溝通目標。在整合過程中，應堅持以下原則：第一，系統原則。組織是一個系統，組織中任何一個部分的變化或變動都會對整個系統產生連帶的影響。溝通渠道也是如此，每一種類型的溝通渠道或溝通方式都不是孤立存在的，彼此之間存在著聯系和影響。所以，在對溝通渠道進行整合的過程中，要考慮到渠道之間的聯系和影響。第二，公開性原則。要求企業在管理溝通過程中，對大部分的無須保密的管理溝通活動而言，其溝通的渠道必須公開，并盡可能地增設溝通渠道，增加其知曉度、透明度和開放度。這樣才能減少由于信息不對稱所造成的溝通盲點。第三，時效性原則。要求在溝通過程中，既要講究溝通時間的節約，又要講究溝通效率的提高。因此要選擇和采用最短的路徑，以最快的速度進行溝通。其目的在于提高信息傳遞速度，降低由于層層傳遞所帶來的信息失真的可能性。第四，完整性原則。從溝通的過程來看，一個完整的溝通過程包括信息的傳遞、接收和反饋。完整性原則正是強調溝通過程的完整性。如果只有信息傳遞和接收的渠道，而沒有信息反饋的渠道，這個溝通過程是不完整的，其信息溝通也是不充分的。現今，在渠道整合過程中尤其應注意反饋渠道的修正和補充。

　　3.提高管理者溝通技能

　　⑴提高管理人員有效傾聽的技能

　　管理者在進行溝通過程中，首先，要專心致志，不要心不在焉;其次，不要心存成見，也不要打斷對方講話，或者表現出不耐煩。這樣會使對方不愿把溝通進行下去;最后，要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領神會。

　　⑵提高非語言溝通能力

　　當你在聽信息傳遞者傳遞信息時，信息傳遞者會通過觀察你的表情來判斷你是否在認真傾聽和真正理解。所以，與信息傳遞者進行目光接觸可以使你集中精力，減少分心的可能性，并可以鼓勵信息傳遞者。另外，有效的傾聽者會將所聽到信息的有關情況通過非語言方式表達出來，例如：贊許性的點頭、疑惑性的搖頭、恰當的面部表情(如微笑)等，這些都是向信息傳遞者表明你在認真傾聽及是否聽懂，從而有利于提高溝通效果。

　　⑶注重情感溝通

　　在實際的工作中，溝通技能通常表現為管理者能否準確地描繪出企業發展的現狀和遠景，并通過一定渠道讓員工清楚企業目前的情勢和發展戰略。員工的認同就是對管理者的最大支持，也是管理者溝通的最直接目標。現代企業的人本管理要求管理者不僅要善于正確運用口頭表達與語言文字的能力，表達明確，條理清晰，語言精練，針對性強;善于傾聽與關注，尊重他人的觀點;改善不良的溝通習慣，恰當運用表情，動作等非言語溝通方式，而且還要求管理者善于對員工進行情感溝通，將情感融入到管理的全過程，使員工意識到他們對于企業發展的價值，從而激發持久的工作熱情。

　　4.設置科學的組織機構

　　組織機構設置：一方面，要考慮到組織規模效應引起的組織層次過多而信息容易丟失和歪曲，以及組織過大而產生的疏離效應，應在縱向上努力減少組織的層次以減少溝通環節，保持信息暢通，減少干擾、延誤和失真。同時拓寬信息溝通渠道，通過多渠道的溝通促進信息的交流。橫向部門之間則應該加強橫向的交流與合作，加強部門之間及部門間人員與人員之間的聯系;另一方面，要設置特殊的溝通機構來促進溝通。非正式的溝通機制雖然有一定的效率，但它不可避免地會受到管理者個人喜好的影響和制約，并在很大程度上影響溝通的有效性。因此，有必要建立特殊的溝通機構來促進溝通，通過使溝通制度化來真正實現有效溝通。

　　5.完善溝通反饋機制

　　沒有反饋的溝通不是一個完整的溝通，完整的溝通必然具備完善的反饋機制。否則，溝通的效果會大大降低。反饋機制的建立首先應從信息發出者入手，信息發出者在傳遞信息后應該通過提問以及鼓勵接收者積極反饋來取得反饋信息。另外，信息發出者也應仔細觀察對方的反應或行動以間接獲取反饋信息。因為反饋可以是有意的，也可以是無意的。作為信息接收者，在溝通反饋中實際上處于主體地位。信息發出者應積極接受接收者的反饋信息，使得組織溝通成為真正意義上的雙向溝通。(江蘇省徐州高等師范學校)