年輕人如何提升自己的時間管理能力

　　時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，什么事先做什么事可以后做。那么，年輕人如何提升自己的時間管理能力?

　　(1)時間管理的理論

　　很多人學習時間管理都買了”Getting Things Done”這本書來看，這里面最經典的兩個概念我覺得是”Mind like water”及”下一步行動是什么?”

　　Mind like water我翻譯成”心境如水”，意思是說，時間管理是藉著梳里我們身邊繁雜的事物，逐漸讓心定得下來的過程。因為管理好自己的心，基本上時間管理的問題就變小了。

　　”下一步行動是什么?”代表我們要對心中懸而未決的事情要下個決定，問自己”下一步行動是什么?”寫下行動，然后實際去做。

　　說得詳細一些，我們的六個流程，搜集、加工、組織、排程、行動、檢視(見上圖)，就是幫助我們把懸而未決的事情搜集起來，加工成行動，安排到每天的生活中，確實地執行，最后檢視成果。

　　六個高度則有行動、任務、角色責任、年度計劃、五年計劃、火焰等六層高度，看得出來這是以長期的視角來看我們一生的時間規劃，利用每周檢視的時間，檢視最底層的任務及行動層次，年底的時候我就會檢視自己角色責任、年度計劃、五年計劃、火焰等高度。

　　入門先學六個流程，有所體會后，學習六個高度，這樣子我們時間管理的理論架構就扎實了。

　　(2)時間管理的工具

　　時間管理重要的工具有四個大項，分別是收件匣、行動清單、任務清單、年度計劃。分別說明一下

　　收件匣：是放上面提到的懸而未決事情(通常我稱之為雜事)，目前是用iPhone/iPad作為主要收件匣。iPhone上面使用我們團隊開發的Getideaz軟體，iPad上面使用Draft for iPad(本篇文章的圖案就是用Draft畫的)。

　　行動清單：是放置加工雜事后產生的行動清單，分成電腦、電話、當面溝通、外出、規劃等幾個清單分類。目前運用電腦的Backpack網路服務來放置這些表單，如果有出差行程，整天在外，也有紙版的八頁小書來當做我的行動清單。

　　任 務清單：放置需要多個行動才能完成的事情，其實每天做些小事是不夠的，需要認真面對任務，把這些困難的事情做好。把每天的任務拆分成一個個行動，并確實執 行，每周檢視一下自己做事的成果，這樣就能把任務管理好。自己是運用電腦網路服務Backpack來管理清單，外出時，也會運用八頁小書來管理及規劃任 務。

　　年度計劃：我自己訂定的角色責任、年度計劃、五年計劃、火焰等，會使用蘋果電腦的Pages軟體(和MS Word類似的文書編輯軟體)來制作一個圖像化的長期計劃，由于一年修訂一次，簡稱之為年度計劃。就放在電腦里，并作云端備份。

　　以上四個工具，基本上都數位化了，也多能夠云端化，因此讓我感到很安全。

　　最后提到一個小概念，每天的計劃中，我會把任務及行動挑選出三件最重要的事情，稱之為”三只青蛙”，會盡權力優先完成這三件事情，我們用四個工具，瞭解我們需要做哪件事情，每天就選三只青蛙來吃掉，這樣子就能夠過一個很高效的一天。

　　時間管理的結語

　　”正向循環”這四個字，也非常重要

　　我們學習理論、工具、社群并且每日持續地操練，一開始難免生澀，困難，這時候我們要咬住牙，繼續堅持一陣子，因為我們知道，當我們學會時，會進入正向循環的層次，這時候就變得很輕松。

　　以學習游泳中自由式為例子，一開始就是練習腳步的打水，接下來是在水面漂浮，手部動作，換氣，一開始抓不到訣竅，總是容易被水嗆到或者覺得有點枯燥。但是度過這段時期，就可以享受水中遨游的快樂，這就是進入了正向循環的階段，游得月多，心中更快樂，游泳的功力也持續累積。

　　時間管理也是如此，一開始覺得系統有點復雜，但是慢慢把基本動作做好，并且享受到Mind like water得快樂，就會覺得這些付出是值得的，最后除了自己變得更加高效外還結交到社群好朋友，真是一舉數得呢。