勘測工程電子文件歸檔與質量控制
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李黎1由 分享
我國城市勘測行業已整體實現從傳統模擬測繪生產體系向數字化生產體系的轉變，正逐步向信息化測繪生產體系發展。武漢市勘測設計研究院對勘測工程檔案的電子歸檔和質量控制不斷探索，初步建立了規范的電子歸檔和質量控制流程，研發了基于網絡的電子檔案歸檔流程管理系統，實現了電子歸檔的在線作業和管理；研發了基于數據庫平臺Oracle和地理信息系統平臺ArcGIS的電子檔案質量控制應用程序，實現了歸檔質量控制的自動化。
電子歸檔
歸檔流程?？睖y工程從初始登記到檔案歸檔，經過了“任務受理→外業作業→內業處理→多重質量監控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質量控制→檔案資源建庫→更新基本地形圖數據庫→檔案利用”流程。作業部門首先使用“勘測工程項目管理信息系統”初始登記，獲取任務號，納入院項目管理流程；然后使用“城市勘測電子檔案分發服務系統”，收集資料，利用已有成果，實施外業作業、內業處理，形成電子文件和紙質資料，經質量監控合格后提交用戶，同時將原始記錄等檔案資料提交檔案部門。檔案人員接收紙質資料和電子文件，驗收、鑒別資料的及時性、完整性、準確性和一致性，檢查資料是否完備、內容是否一致及文件幅面、格式是否符合標準；合格的歸檔資料進行整理和立卷，根據工程信息配賦案卷信息，屬案卷變更的任務用已有檔案號，新案卷建立新歸檔信息；對完成案卷整理的檔案實施質量控制，確保案卷和電子檔案的正確性和規范性；成品紙質檔案入庫管理，電子檔案進行數據入庫；同步進入“城市勘測電子檔案流程管理系統”，記錄整個檔案管理流程。
檔案分類?？睖y工程檔案的一個鮮明特點就是借閱、利用頻率高。為提高工程檔案的檢索、使用效率，我們參照國家標準，制定了勘測工程檔案號編制規則。檔案號由分類號、年度、任務號和分卷號四部分組成，中間以“.”號隔開，分類號描述工程檔案類別，分為“E1”測繪工程檔案、“E2”巖土工程檔案和“E3”基礎地理信息檔案三大類；年度號表示任務受理年份；任務號以四位數值表示(不足四位者，前補零)；分卷號即案卷的分卷代號。如，2001年的第78個地形圖測量任務，其檔案號為“E141.2001.0078.1”。
紙質歸檔。由于城市勘測檔案的雙套制歸檔要求，紙質資料歸檔仍是重要的檔案工作之一，采用傳統手工方式進行，歸檔范圍主要包括技術設計書、利用資料、計算資料、成果表、點之記、變更記錄表和成果圖等。驗收后，按傳統方法整理、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄表和備考表、登記卷內目錄、編制案卷封面、裝盒入庫。同時，檔案工作人員依據不同權限在“城市勘測電子檔案流程管理系統”中同步填寫工程信息、作業信息、案卷目錄、管理信息和利用信息等元數據，當然大部分信息可以從“勘測工程項目管理信息系統”中自動遷移過來，盡量減少手工錄入工作量。
電子歸檔。電子歸檔除依紙質歸檔流程外，還有其特殊性。勘測工程電子文件歸檔的整理、驗收采用人機交互方式完成，不僅要鑒定電子文件的完整性、正確性，更要保證電子文件與紙質檔案的一致。檔案人員利用專門軟件整理電子文件，生成工程信息文件，記錄工程的任務和案卷信息，包括表示工程位置與范圍的坐標和相關文件名稱；然后將工程信息文件與工程任務文件夾整合在一起，按順序、分任務案卷刻入光盤，存入庫房，光盤的案卷編號根據刻錄的工程檔案號編制。歸檔電子文件再由專業人員導入數據庫，建立檔案資源庫，從而為“城市勘測電子檔案分發服務系統”構建資源數據，實現勘測工程電子檔案的檢索與分發利用。
歸檔質量控制
1. 歸檔常見問題
勘測工程檔案驗收和工程信息錄入受到作業人員自身操作水平、作業習慣與經驗的影響，人工操作自由度較大，都可能出現質量問題。大多質量問題是由于數據錄入不規范、不嚴謹造成的。通過質量控制的實踐和分析，現羅列出勘測工程歸檔常出現的問題：
(1)歸檔資料不完整，作業部門提交的成果有缺漏。
(2)歸檔資料內容錯誤、缺漏，如資料中必須填寫的內容沒有填寫或填寫不完整。
(3)歸檔文件內容不一致，特別是紙質資料和電子文件不一致(包括圖形)。
(4)工程屬性錯誤，主要是指整理電子文件時生成的工程信息文件中屬性錄入不合規范要求，有：①重復性錄入，如出現多條相同工程記錄；②必填屬性缺漏或空白；③格式錯誤，如工程日期、檔案總張數、坐標等出現非數字字符，檔案號未按標準格式錄入等；④邏輯性錯誤，即具有邏輯關系的屬性間發生錯誤，如工程開始日期比結束日期晚，結束日期大于歸檔日期；⑤相關聯的屬性沒有一致，主要是檔案號與任務號中的年度、類別和流水號不相同。
(5)電子文件缺漏或錯放，導致工程任務夾中電子文件與工程信息的記錄不一致，出現缺漏、文件命名不統一等情況。
2. 質量檢查機制
檔案資料中心針對上述問題，建立了一套較合理的質量檢查機制，主要包括：
(1)完整性檢查：檢查作業部門提交的紙質資料和電子文件是否完備，有無缺漏，紙質資料檢查由人工完成，電子文件采用人機交互方式。
(2)準確性檢查：檢查紙質資料和電子文件的內容是否正確、是否與工程任務相符，格式是否符合標準，檢查方式與(1)相同。
(3)一致性檢查：人機交互完成，主要是將紙質資料與電子文件進行一一比對，檢查兩者是否相同，特別是圖紙和電子圖的比較，需運用AutoCAD專業軟件。
(4)電子檔案屬性規范性檢查：檢查工程信息文件各屬性是否正確。利用“工程電子檔案質量檢查”軟件自動完成，針對上述常出現的問題，主要包括重復性檢查、格式檢查、邏輯性檢查和屬性一致性檢查等。
(5)電子文件一致性檢查：檢查相關電子文件是否和工程信息中羅列的電子文件名稱一致，從而避免工程電子文件的缺漏或錯放。同樣由“工程電子檔案質量檢查軟件”自動實現。
(6)數據庫檢查：將電子檔案導入數據庫后，利用數據庫高級語言的聚類分析、字符串處理、數學和邏輯函數查詢、統計出各種數據，從全庫整體角度檢查錯誤。這是一種高級的自動化檢查機制，需要具有一定數據庫管理基礎的檔案員完成。
3. 電子檔案質量檢查軟件的實現
針對勘測工程電子檔案的特點和檔案工作的流程，我們檔案資料中心研發了“電子檔案質量檢查軟件”，利用計算機完成電子檔案質量的自動檢查。“電子檔案質量檢查軟件”是針對工程信息文件與電子工程文件夾整合模式，在VB.NET環境下開發，實現電子檔案屬性合法性和文件一致性檢查。軟件操作簡單，指定工程信息文件和存儲電子文件的工程文件夾，程序將自動讀取信息文件中各工程項目，提取屬性信息，檢索相關電子文件，并按照“重復性檢查→格式規范檢查→邏輯性檢查→屬性一致性檢查→電子文件一致性檢查”步驟檢查，同時以進度條動態顯示檢查進度。最后的檢查結果直接顯示在窗口結果欄中，也可導出保存。
該軟件已檢查了1999～2006年18000多個工程檔案，查出錯誤約200個，檢查錯誤率約為1.11％，使電子檔案的質量得到了有效保障。
結語
在規范檔案工作流程的同時，我們將檔案工作與生產管理同步規劃，初步實現了檔案的全過程管理和前端控制，并利用先進的數據庫平臺和實用的應用系統完成檔案相關工作。這些工作的開展和新技術的探索，已取得初步成效：
1. 初步形成了一套規范的勘測電子檔案的工作流程，通過基于網絡的流程管理系統規范檔案的全過程管理，并建立了獎懲機制。
2. 在檔案工作中貫徹和強化質量控制理念，使用先進的技術手段以保證電子檔案的正確性，為檔案的再利用奠定基礎。
3. 基于局域網，利用數據庫平臺加強勘測工程電子檔案的管理，在保證信息資源安全的前提下為勘測工程檔案的再利用提供便利的查詢手段，充分發揮電子檔案的價值。
電子歸檔
歸檔流程?？睖y工程從初始登記到檔案歸檔，經過了“任務受理→外業作業→內業處理→多重質量監控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質量控制→檔案資源建庫→更新基本地形圖數據庫→檔案利用”流程。作業部門首先使用“勘測工程項目管理信息系統”初始登記，獲取任務號，納入院項目管理流程；然后使用“城市勘測電子檔案分發服務系統”，收集資料，利用已有成果，實施外業作業、內業處理，形成電子文件和紙質資料，經質量監控合格后提交用戶，同時將原始記錄等檔案資料提交檔案部門。檔案人員接收紙質資料和電子文件，驗收、鑒別資料的及時性、完整性、準確性和一致性，檢查資料是否完備、內容是否一致及文件幅面、格式是否符合標準；合格的歸檔資料進行整理和立卷，根據工程信息配賦案卷信息，屬案卷變更的任務用已有檔案號，新案卷建立新歸檔信息；對完成案卷整理的檔案實施質量控制，確保案卷和電子檔案的正確性和規范性；成品紙質檔案入庫管理，電子檔案進行數據入庫；同步進入“城市勘測電子檔案流程管理系統”，記錄整個檔案管理流程。
檔案分類?？睖y工程檔案的一個鮮明特點就是借閱、利用頻率高。為提高工程檔案的檢索、使用效率，我們參照國家標準，制定了勘測工程檔案號編制規則。檔案號由分類號、年度、任務號和分卷號四部分組成，中間以“.”號隔開，分類號描述工程檔案類別，分為“E1”測繪工程檔案、“E2”巖土工程檔案和“E3”基礎地理信息檔案三大類；年度號表示任務受理年份；任務號以四位數值表示(不足四位者，前補零)；分卷號即案卷的分卷代號。如，2001年的第78個地形圖測量任務，其檔案號為“E141.2001.0078.1”。
紙質歸檔。由于城市勘測檔案的雙套制歸檔要求，紙質資料歸檔仍是重要的檔案工作之一，采用傳統手工方式進行，歸檔范圍主要包括技術設計書、利用資料、計算資料、成果表、點之記、變更記錄表和成果圖等。驗收后，按傳統方法整理、裝訂、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄表和備考表、登記卷內目錄、編制案卷封面、裝盒入庫。同時，檔案工作人員依據不同權限在“城市勘測電子檔案流程管理系統”中同步填寫工程信息、作業信息、案卷目錄、管理信息和利用信息等元數據，當然大部分信息可以從“勘測工程項目管理信息系統”中自動遷移過來，盡量減少手工錄入工作量。
電子歸檔。電子歸檔除依紙質歸檔流程外，還有其特殊性。勘測工程電子文件歸檔的整理、驗收采用人機交互方式完成，不僅要鑒定電子文件的完整性、正確性，更要保證電子文件與紙質檔案的一致。檔案人員利用專門軟件整理電子文件，生成工程信息文件，記錄工程的任務和案卷信息，包括表示工程位置與范圍的坐標和相關文件名稱；然后將工程信息文件與工程任務文件夾整合在一起，按順序、分任務案卷刻入光盤，存入庫房，光盤的案卷編號根據刻錄的工程檔案號編制。歸檔電子文件再由專業人員導入數據庫，建立檔案資源庫，從而為“城市勘測電子檔案分發服務系統”構建資源數據，實現勘測工程電子檔案的檢索與分發利用。
歸檔質量控制
1. 歸檔常見問題
勘測工程檔案驗收和工程信息錄入受到作業人員自身操作水平、作業習慣與經驗的影響，人工操作自由度較大，都可能出現質量問題。大多質量問題是由于數據錄入不規范、不嚴謹造成的。通過質量控制的實踐和分析，現羅列出勘測工程歸檔常出現的問題：
(1)歸檔資料不完整，作業部門提交的成果有缺漏。
(2)歸檔資料內容錯誤、缺漏，如資料中必須填寫的內容沒有填寫或填寫不完整。
(3)歸檔文件內容不一致，特別是紙質資料和電子文件不一致(包括圖形)。
(4)工程屬性錯誤，主要是指整理電子文件時生成的工程信息文件中屬性錄入不合規范要求，有：①重復性錄入，如出現多條相同工程記錄；②必填屬性缺漏或空白；③格式錯誤，如工程日期、檔案總張數、坐標等出現非數字字符，檔案號未按標準格式錄入等；④邏輯性錯誤，即具有邏輯關系的屬性間發生錯誤，如工程開始日期比結束日期晚，結束日期大于歸檔日期；⑤相關聯的屬性沒有一致，主要是檔案號與任務號中的年度、類別和流水號不相同。
(5)電子文件缺漏或錯放，導致工程任務夾中電子文件與工程信息的記錄不一致，出現缺漏、文件命名不統一等情況。
2. 質量檢查機制
檔案資料中心針對上述問題，建立了一套較合理的質量檢查機制，主要包括：
(1)完整性檢查：檢查作業部門提交的紙質資料和電子文件是否完備，有無缺漏，紙質資料檢查由人工完成，電子文件采用人機交互方式。
(2)準確性檢查：檢查紙質資料和電子文件的內容是否正確、是否與工程任務相符，格式是否符合標準，檢查方式與(1)相同。
(3)一致性檢查：人機交互完成，主要是將紙質資料與電子文件進行一一比對，檢查兩者是否相同，特別是圖紙和電子圖的比較，需運用AutoCAD專業軟件。
(4)電子檔案屬性規范性檢查：檢查工程信息文件各屬性是否正確。利用“工程電子檔案質量檢查”軟件自動完成，針對上述常出現的問題，主要包括重復性檢查、格式檢查、邏輯性檢查和屬性一致性檢查等。
(5)電子文件一致性檢查：檢查相關電子文件是否和工程信息中羅列的電子文件名稱一致，從而避免工程電子文件的缺漏或錯放。同樣由“工程電子檔案質量檢查軟件”自動實現。
(6)數據庫檢查：將電子檔案導入數據庫后，利用數據庫高級語言的聚類分析、字符串處理、數學和邏輯函數查詢、統計出各種數據，從全庫整體角度檢查錯誤。這是一種高級的自動化檢查機制，需要具有一定數據庫管理基礎的檔案員完成。
3. 電子檔案質量檢查軟件的實現
針對勘測工程電子檔案的特點和檔案工作的流程，我們檔案資料中心研發了“電子檔案質量檢查軟件”，利用計算機完成電子檔案質量的自動檢查。“電子檔案質量檢查軟件”是針對工程信息文件與電子工程文件夾整合模式，在VB.NET環境下開發，實現電子檔案屬性合法性和文件一致性檢查。軟件操作簡單，指定工程信息文件和存儲電子文件的工程文件夾，程序將自動讀取信息文件中各工程項目，提取屬性信息，檢索相關電子文件，并按照“重復性檢查→格式規范檢查→邏輯性檢查→屬性一致性檢查→電子文件一致性檢查”步驟檢查，同時以進度條動態顯示檢查進度。最后的檢查結果直接顯示在窗口結果欄中，也可導出保存。
該軟件已檢查了1999～2006年18000多個工程檔案，查出錯誤約200個，檢查錯誤率約為1.11％，使電子檔案的質量得到了有效保障。
結語
在規范檔案工作流程的同時，我們將檔案工作與生產管理同步規劃，初步實現了檔案的全過程管理和前端控制，并利用先進的數據庫平臺和實用的應用系統完成檔案相關工作。這些工作的開展和新技術的探索，已取得初步成效：
1. 初步形成了一套規范的勘測電子檔案的工作流程，通過基于網絡的流程管理系統規范檔案的全過程管理，并建立了獎懲機制。
2. 在檔案工作中貫徹和強化質量控制理念，使用先進的技術手段以保證電子檔案的正確性，為檔案的再利用奠定基礎。
3. 基于局域網，利用數據庫平臺加強勘測工程電子檔案的管理，在保證信息資源安全的前提下為勘測工程檔案的再利用提供便利的查詢手段，充分發揮電子檔案的價值。