秘書工作的作用畢業論文

　　秘書專業在我國是近年來才走上正軌的專業,是一項非常有挑戰性的工作。下文是學習啦小編為大家搜集整理的秘書工作的作用畢業論文的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書工作的作用畢業論文篇1

　　淺談辦公自動化對促進高校秘書工作的作用

　　摘要：辦公自動化的不斷改進和推行，極大地提高了辦公效率，節約了辦公成本。在辦公手段大變革的背景下，高校秘書工作也應適時而變，推行辦公自動化，以此來促進工作的高效開展。

　　關鍵詞：高等學校;秘書工作;辦公自動化

　　隨著現代科技的迅猛發展，辦公自動化引發了辦公技術的變革，使得辦公和管理變得簡捷、規范、高效、節約，推行辦公自動化已成為當今各領域工作辦公運作一個不可阻擋的趨勢。高校的工作，特別是秘書工作，也逐漸離不開辦公自動化，傳統的辦公手段不再適應日趨復雜的辦公要求，因此推行辦公自動化勢在必行。而高校經過這些年的信息化建設，校園網的建設以及針對高校的辦公自動化系統開發逐漸成熟，高校工作人員對計算機的運用能力也顯著提高，這為高校推行辦公自動化提供了硬件和軟件的條件。

　　高校秘書工作服務領導、服務師生、服務教學、科研和行政，服務對象具有復雜性和多變性的特點，事務性的工作很是繁雜，秘書人員往往有抓襟見肘之感，時間和精力應付不過各種常規的和突發的工作任務，而通過推行辦公自動化，即能有效地緩解秘書工作的這個困局，提高辦公效率，使秘書跳出事務性工作的束縛，多出時間精力參與管理，輔助領導決策，從而大大促進高校秘書的工作，提升秘書的作用和價值。本文由筆者結合的工作實際和理論研究，論述推行辦公自動化對促進高校秘書工作的作用。

　　一、構建成熟的辦公自動化系統，涵蓋高校的各項工作

　　辦公自動化是以現代科學技術為支撐，以提高綜合業務管理水平和輔助決策為目的的綜合性人機信息系統。一個成熟的高校辦公自動化系統，應該能涵蓋高校工作的方方面面，對各項業務均有輔助處理的功能，能在較大程度上滿足教學、科研和行政的需要。

　　1.信息發布的功能。各職能部門能在系統中及時發布信息，使得信息傳遞能順暢和快捷，這個功能主要由頁面的各類信息發布欄提供。

　　2.信息交流的功能。各職能部門、教職員工能在系統中便捷地將本部門或個人的信息發給其他職能部門和校內人員，這個功能主要由內嵌式電子郵箱實現;另外，各職能部門、教職員工也可以通過系統論壇來公開交流信息。

　　3.信息處理的功能。教學、科研和行政的各種信息可以通過系統進行處理，最大程度地輔助工作。比如進行公文流轉，通過系統將公文按流轉程序進行無紙化高效流轉，并能確保公文流轉的行政效力;比如行政審批，各項行政審批能通過系統進行審批，同時也能確保審批的行政效力;另外還有自動統計的能力。

　　4.信息存檔的功能。信息發布、交流和處理等的過程和結果能自動存檔，以備工作查考。

　　5.信息查詢的功能。可以通過查詢功能，快速、準確地查找出系統備存的各類信息。

　　二、正確認識辦公自動化系統對高校秘書工作的利弊

　　成熟辦公自動化系統的應用，無疑對高校秘書工作有著極大的正面作用，當然也具有負面影響，我們在欣喜于其帶給我們便利的同時，也應該認識到它對我們產生的不利因素，以揚長避短，從而真正發揮辦公自動化系統的積極作用。

　　1.極大地提高工作效率是辦公自動化系統對秘書工作最主要的積極影響。秘書工作是繁雜的，概括地講就是“辦文、辦會和辦事”。而辦公自動化系統的強大功能，可對辦文、辦會和辦事提供一系列的輔助。

　　一是輔助辦文。擬辦公文是秘書常規工作之一，幾乎每天都要跟文件打交道，其中包括了擬文、發文、收文、流轉、歸檔等各項工作。以收文和處理為例，高校辦公室日常會收到上級或其他單位發來的文件，秘書在收件后，必須及時做好登記，再呈送領導批閱，并按領導批示向有關職能部門或人員傳閱，傳閱和處理結束后進行歸檔。按傳統的文件流轉程序，受時間和空間客觀因素的影響，經常會出現文件流轉速度遲緩的現象，甚至會造成文件辦理不及時，阻礙了工作的順利開展。運用辦公自動化系統，秘書人員將文件的電子版通過公文流轉功能，及時上傳，并短信提醒領導批閱，領導可以在任何一個有計算機和網絡的地方登陸辦公自動化系統進行文件的查閱和批示，秘書再根據領導的批示對流程進行設置，系統自動將文件及領導批示流轉到下一節點的閱文者的賬戶，以此類推，從而完成文件的流轉。文件歸檔后，具有權限的領導和相關人員隨時都可以自行調閱文件及有關批示和部門意見。這樣一來就極大地提高了秘書的工作效率和工作質量，更好地做好擬辦文工作。

　　二是輔助辦會。辦好會議也是秘書一項重要的工作，會議地點的安排，會議的通知，會議資料的收集和發放，這些工作都可以通過自動化辦公系統協助開展。會議地點的安排涉及到會議室的申請管理，通過系統的審批流程，進行查詢、申請、審批，從而確定會議地點;會議的通知可以通過系統的信息發布欄進行發布，并且可以通過系統內嵌的郵件系統便捷地發送郵件通知;而會議資料的收集和發放，則可以電子版的形式通過系統在相關部門和人員之間傳送，另外在系統中通過查詢功能可快速地查找到系統存有的相關資料。

　　三是輔助辦事。秘書工作中事務性工作占了很大的比重，讓秘書忙得焦頭爛額的經常是事務性工作。通過辦公自動化系統的信息處理能力，對各項工作進行規范，形成程序化處理，可以有效地提高秘書處理事務性工作的效率。比如校內的請示報告，通過填表式地上傳并流傳到有關節點，傳閱、批示和處理非常方便;再比如行政事項的審批，也是通過規范化、程序化的操作快捷地完成相關環節的審批。

　　2.辦公自動化系統也存在一定的不利影響。

　　一是容易讓秘書養成拖沓的工作作風。秘書人員使用了辦公自動化系統之后，利用計算機處理事務自然就成為一種工作常態，也逐漸成為一種習慣性依賴。目前各辦公計算機均有上網功能，到互聯網上去收集資料是必須的，但在上網收集的過程中可能會受其它與工作無關的網頁所吸引，或者利用互聯網做其它與工作不搭邊的事，從而誤了正事。久而久之，秘書人員若不嚴格要求自己，自然而然就養成了拖沓的工作作風。同時還存在一種現象，即是高度依賴計算機，如果離開計算機則無法正常工作。 　　二是不利于秘書人員的身體健康。由于辦公自動化系統需要秘書人員經常性地使用計算機進行工作，容易形成久坐電腦前的習慣。由于長時間抬頭對著顯示器，對秘書人員的眼睛和頸椎都是不利的，而長時間坐在辦公椅上，缺乏走動，對身體也極為不利。所以辦公自動化系統對秘書人員的身體健康也造成了威脅。

　　三是年長的領導對辦公自動化系統的排斥。比較年長的領導，對計算機的操作不是特別熟悉，并且已經習慣了傳統的辦公模式，要接受完全采用辦公自動化系統進行辦公的模式還存在一定的排斥心理，這不利于辦公自動化工作的推進。

　　四是容易泄密。辦公自動化系統的信息發布、交流、處理和存檔功能在很大程度上方便了辦公工作，但這也給保密帶來了難度。具有系統權限的人員可以看到系統內相關的信息，由于這類人員的數量較大，如果信息沒設置好瀏覽權限時，很容易造成大范圍的泄密，輕則引來不必要的麻煩，重則造成更為嚴重的后果。同時，辦公自動化系統一般需要在互聯網上運行，這樣就給黑客有了可乘之機，從而威脅了系統的信息安全。

　　三、高效運用辦公自動化系統，促進高校秘書工作的積極開展

　　1.提高認識，培訓和普及技術，推動辦公自動化的運用。要正確認識辦公自動化系統對高校工作的作用，既要看到系統對工作的積極影響，也要看到其對工作的消極影響，但必須明確，在全校教職員工中推行辦公自動化是勢在必行的趨勢。鑒于辦公自動化系統功能的不斷強大，很有必要對教職員工進行培訓，通過培訓增進大家對系統的了解和熟悉，推動辦公自動化的普及和運用。只有普及了，秘書工作才能從中得到提升。

　　2.完善管理制度，規范操作流程，減少負面影響。建立健全辦公自動化系統的管理制度，規范相關的操作流程，明確什么工作需要通過系統進行處理，怎么進行處理，明確什么工作不能通過系統進行處理，其中涉密工作就不能通過系統進行處理，明確什么行為必須禁止，比如利用公用電腦、上班時間玩網絡游戲等行為就必須制止。通過這些舉措來減少辦公自動化帶來的負面影響。

　　3.養成良好的行為習慣，確保身心健康。改掉長時間久坐對著辦公自動化系統進行辦公的壞習慣，有意識地定時或不定時地起身走動或進行簡單的運動，同時減少對計算機的依賴，有些工作能有其他方式代替且不會影響效率的，則改為替代方式來完成。在養成良好行為習慣的同時，還要挖掘工作中的樂趣，保持良好的心態和心境，保障秘書人員自我的身心健康。

　　參考文獻：

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