秘書工作碩士論文

秘書工作碩士論文

　　秘書，是在上司身邊協(xié)助處理各類文字工作和日常事務工作并帶有些保密性質的助手。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關于秘書工作碩士論文的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書工作碩士論文篇1

　　論秘書工作的藝術性

　　摘要：秘書工作是一項看似簡單實則具有藝術性的工作，其藝術性主要體現(xiàn)在：

　　運時藝術、溝通藝術、處事藝術、統(tǒng)籌藝術、保密藝術、應變藝術。

　　秘書工作是一項具有悠久歷史的職業(yè)，它要求從事這項工作的人員具備優(yōu)良的綜合素質，不但要做好上情下達的工作，還要做好下情上達的溝通;不但要聯(lián)系左右，還要溝通各方;不但要能處理辦公室的實務，還要能為領導出謀劃;不但要懂得現(xiàn)代化的管理知識以把握全局，還要能了解各個部門的具體工作進程。秘書工作的特點在于輔助性、綜合性、機密性、服務性，也可以總結出秘書工作的作用在于助手作用、參謀作用、協(xié)調作用、信息樞紐作用、公共關系作用。如何把這些特點作用等理論的東西結合到實際工作中去，那就要認識秘書工作的藝術性。

　　一、掌握時間的藝術

　　所謂掌握運用時間的藝術，就是在于巧妙運用時間這個資源。如果能合理運用時間，不但能工作的很輕松，而且還會在很大程度上提高工作效率。在實踐工作中，我們可以經(jīng)常看到有相當一部分秘書工作者一天到晚，忙里忙外，而且經(jīng)常加班，最后疲憊不堪，而相對工作業(yè)績來說卻是很一般，還給領導和其他同時的工作帶去不好的影響，究其原因，就是因為他們在工作中沒有很好得的利用時間。表現(xiàn)之一在于工作責任心不強，對待工作拖拖拉拉，在正常的工作時間里內無法辦證工作的正常完成，相比之下工作質量也不能保證.。表現(xiàn)二在于很多秘書人員工作沒計劃性，而且缺乏主動性，忙起來就忙得不可開交，閑暇的時候卻又不知道做什么。不能很好得輔助領導工作，工作業(yè)績也不明顯，因此也不能得到領導的器重和賞識。掌握運用時間的藝術要包括兩方面得要求。

　　1、合理使用時間

　　秘書工作處于被動地位，很多時候領導會交辦一些臨時事務，而秘書工作者又不能打亂原有的工作計劃，但這不等于說領導決定了秘書的工作時間表。秘書工作時忙時閑，加班得時候比較多，這都是正常得，忙就不說了，主要是在閑得 時候我們該怎么樣利用好，來緩解忙得時候得的工作壓力，在規(guī)定得時間內完成該完成的任務，并乘著閑得時間做一些日常性得事物從而提高工作效率和工作業(yè)績，即提高單位時間的利用價值。

　　2、善于抓住時機

　　古人說：“機不可失，時不再來”。比喻做任何事情要抓住機遇，錯過了這個機會就不再等得來。時機就是時間得幾率價值。抓住機遇也要看準形式，摸清底細，了解背景。把握好時機就會獲得事半功倍得效果。作為一個秘書工作者，想要成功的做好每一件事情，不但要在平時打好扎實得基礎，還要善于捕捉來之不易，轉瞬即逝的機會。抓住這個機會也許是一個單位或一個人的轉機，從中也能飽嘗到成功的喜悅。如果機遇來了，當斷不斷，優(yōu)柔寡斷，很可能坐失良機，甚至失去前進的信心。時機有成熟與非成熟之分，處事就像摘果子一樣，成熟的果子鮮嫩可口，不成熟的果子澀口難嘗。

　　在知識經(jīng)濟時代，時勢在瞬息萬變，機遇和風險并存，把握機遇就是抓住發(fā)展的機遇，注重發(fā)展的趨勢變化。乘勢也就是乘發(fā)展之勢，秘書工作者要隨時察覺身邊的變化，知道什么在變，自己怎樣去適應變化。成功的秘書通過把握機遇和冒險精神謀求事業(yè)的成功。因此，把握機遇就是把握發(fā)展趨勢，就要察勢而謀，順勢而變。乘勢就是該出手時就出手，不該出手時不要盲目出手。過早出手，時機不到，未必成功;過晚出手，時機已過，未必有效。

　　二、溝通的藝術

　　溝通作為人際交往的方式之一，對于秘書工作者來說至關重要。對于秘書工作同樣如此，秘書工作中許多工作難題的出現(xiàn)，在很大程度上是溝通出了問題。溝通順暢，管理起來如魚得水;溝通不暢，則矛盾重重。溝通的藝術涉及到許多方面的要求，其中效能最明顯的是語言和情感。秘書的語言要簡練明了，既要符合秘書人員的身份，又要達到一定藝術的境界。秘書的語言藝術必須夠體現(xiàn)出強烈的親和力和感染力，將嚴密的邏輯性和堅定的原則性蘊藏在溫和的商洽性和詢問性的口吻之中，做到坦誠而不輕率，委婉而不造作，使自己能夠很快地被對方所接受，從而達到雙方的深入交流。

　　與此同時，情感的投入是打開交流之閘門所必需的。秘書人員與他人接觸，與其靠以理服人，不如靠以情感人。當然，這不是說只需講情，不必講理，而是把理滲透在情感之中，讓對方在情的感受中逐漸地接受理。況且，情感是一種催化劑，情感色彩越濃，雙方交流的欲望就越強烈，溝通的目的也就更加容易實現(xiàn)。提高溝通的有效度，必須掌握一定的溝通藝術。

　　具體而有效的方法有這么幾種：

　　①要知彼知己，事先了解溝通對象的背景 如年齡、喜好、有何民俗忌諱等。

　　②及時解釋，盡快澄清易引起誤解的原因 如，約定時間遲到了，應立即解釋遲到的原因，特別是首次見面尤為重要。

　　③坦誠有禮。談話時，精神要集中，要看著對方，態(tài)度誠懇而積極，不要打斷對方講話，要用商量的口吻有針對性地表示自己的看法 如“這樣做行嗎?”等等。

　　④要控制情緒。即使對方有些蠻不講理，也不可大動干戈，氣惱不止，而應冷靜應付，必要時以不變應萬變。

　　⑤要善于應變。環(huán)境在變化，對方是運動多變的，自己應有應變的能力，及時調整對策，善于在變化中把握自己，同時知識面要廣、反應要快，所需的論據(jù)和材料能信手掂來。

　　⑥要巧用體語。恰當?shù)氖謩荨⑸駪B(tài)、表情能增強講話的可信度和力度，如手掌的揮動、頭部的輕度偏移、掌合胸前、微笑等。必要時應進行個別談話。個別談話使人更覺私人化，也能照顧對方的面子和感受，使對方易于接受。特別是批評對方時，此法有事半功倍之效。總之，要達到高效的溝通，還須在實踐中不斷提高自己，培養(yǎng)T型結構素質(即知識面廣、專業(yè)知識深)，思路要清晰，態(tài)度要誠懇，特別是應變能力要強，以便及時調整應對策略。

　　三、處事的藝術

　　任何工作都與“事”有關，秘書人員所涉及的事顯然比其他部門的工作人員要多一些，雜一些。采取不同的處理方式和方法，其效果會有很大的差別。秘書人員要注意處事的藝術。所謂處事藝術，主要表現(xiàn)為兩個方面：

　　1、手段獨特

　　就是該辦法是別人沒有用過，甚至沒有想到過的;有的辦法則是在原有辦法的基礎上略加變通;而有的辦法看似平淡無奇，但用來卻是恰到好處，一切都顯得那樣淋漓盡致，游刃有余，這就是藝術性。

　　2、成效顯著

　　也就是說，事情不僅辦得快，而且辦得干凈利索，不留尾巴，經(jīng)得起時間的考驗。這就是人們常說的“事情辦得漂亮”。處事通常是與處人聯(lián)系在一起的，不能處理好人的關系，也難以處理好事;許多事情之所以辦成，關鍵是做好了人的工作。另外秘書在工作中要分清事物得輕重緩急，那些事情該先處理，那些事情可以暫緩處理，怎么樣處理，用什么樣得方法去處理。總結秘書工作的實踐，為什么同樣辦一件事，有的秘書人員雖然也能應付，但總覺得不是那么得心應手，有時還顯得有些拖泥帶水，原因就是他還沒有邁進甚至靠近處事藝術的殿堂。

　　四、統(tǒng)籌的藝術

　　秘書部門是綜合部門，聯(lián)系廣泛，事務繁多，如果不善于統(tǒng)籌兼顧，就不會有很高的工作效率。有些秘書人員辛辛苦苦，任勞任怨，但總是得不到領導和同事們的肯定，原因之一就是他們沒有掌握統(tǒng)籌藝術。秘書工作的統(tǒng)籌安排不僅僅體現(xiàn)在對工作時間的安排上，它更多地表現(xiàn)為對工作的整體把握和有序安排，具體反映在時間和空間兩個方面，即善于從全局考慮問題，能綜合運用主客觀條件和各種內外部的關系去實現(xiàn)總體目標。就時間而言，應強調先后順序;就空間而言，應重視左右平衡。

　　工作總有輕重緩急之分，倘若不加分析，胡子眉毛一把抓，其結果必然是事倍功半，甚至還可能忙中出錯。要想把事情辦好，事前的計劃、籌劃等準備工作相當重要。一個單位、一個部門有多種工作同時出現(xiàn)，一個領導也有多種職務、多項工作集于一身。事情千頭萬緒，錯綜復雜，這些工作都必須做，不可放棄其中哪一項。在此種情況下，作為領導助手的秘書頭腦要清醒，理出頭緒，權衡輕重，通盤籌劃，掌握重點，周密計劃。如果籌劃工作做好了，再把準備工作做得精細一些，事情就成功了一半。反之，如果臨陣磨槍，盲目應付，其結果必然手忙腳亂，丟三落四，毫無頭緒，必然事倍功半。

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