文秘專業論文

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　　文秘專業論文篇1

　　淺議秘書在企業管理中的角色定位

　　隨著我國經濟的快速發展，企業管理的日趨成熟，現代管理時提高管理人員的效率，組織結構扁平化，減少中層管理人員。因此，秘書這個職位在現代企業中不可缺少。從1995年至今，上海和北京兩座城市經過調查發現，這兩個城市秘書是十大緊缺人才之一。

　　在企業管理中，領導者是企業的核心，秘書則主要輔助領導工作，屬于外圍輔助。領導者與秘書能夠協同運作是兩者在工作中的共同需求，也是能夠提高領導者與秘書的工作效率以及企業的效益的方法。因此，這就對秘書提出了更高的要求，要求秘書提高自我的素質，對自己的角色定位找準方向。

　　一、秘書的作用

　　秘書，在我國各個政府部門、企業部門普遍存在的一個職位，也是世界上存在最廣泛的一個職業。在全球化的發展的大趨勢下，秘書的職能已經明確化，向著科學化的發展，由以前的端茶送水兼打字員向著協助決策者的左右手進行改變。在全球經濟一體化的條件下，企業管理日漸復雜，對于企業的領導者以及各個組織的決策者來講，憑借自己的一己之力，很難獨勝其勞的，都必須依靠秘書和其他協助人員來分擔部分工作。

　　秘書的工作在各個行政機關以及企事業單位進行科學化、法制化以及民主化管理的時候發揮著不可缺少的輔助作用，其中包括為領導人員起草文件、對事情進行調查研究、信息數據的采集、安排以及辦理公務和接待信訪工作者。秘書主要根據承擔工作分類兩個類型，一種是秘書群體，另外一種就是秘書個體，但是他們承擔的工作都是為了領導服務，在領導辦公、舉辦會議等方面提供參謀性、服務性以及輔助性的意見。秘書部門還有著聯系上下部門溝通的作用，協調好領導與各部門之間的關系，在領導進行管理的時候提供幫助，是領導管理部門的中樞機構。

　　二、秘書工作在企業管理中的性質

　　在對秘書進行角色定位的時候，首先要清楚秘書在管理過程中發揮怎樣的作用以及具有什么樣的意義。其實，秘書在我國的發展中是很悠遠的，當新中國成立之后，根據我國的實際情況以及發展趨勢，給秘書重新賦予了新的含義與內容，在宏觀市場經濟下，秘書工作逐漸規范化和、合理化。在現代社會管理中，秘書主要具有以下幾個方面的特點：首先是輔助性。領導是企業管理的核心，秘書的主要工作就是幫助領導處理日常工作等，只要秘書輔助好領導工作，才能實現工作效率的最大化以及提高企業的效益;其次就是機要性，秘書作為領導的助手，是領導最親近的員工，了解領導的工作以及秘密，因此，保護好領導的工作日程以及秘密也顯得尤為重要;最后就是綜合性，因為秘書的主要工作就是服務于領導，工作涉及面較廣，內容較為瑣碎，具有很強的綜合性。

　　三、秘書在企業管理中擔當的角色

　　1.秘書要成為領導的好幫手和助手。伴隨著我國經濟的飛速發展，以及社會體制的不斷完善，領導所做的決策逐漸向民主化、科學化發展。這種決策的轉變，體現出秘書工作的重要性，增加了參謀的范圍以及內容。

　　2.秘書處于領導與員工之間，起到了一個承上啟下的橋梁作用，確保領導決策以及員工問題能夠有效實時的反映。在企業的管理中，上至領導下至員工，所有的活動都要有統一的計劃，保證團結一致。秘書恰恰擔當了這種職責，正如管家一樣，連接起了上層和下層，密切協調著各級之間的關系。

　　3.秘書在各個企業之間，幫助各個企業之間溝通和合作。企業為了實現利益的最大化，開拓市場，便積極主動地尋求合作。在這個合作過程中，秘書就扮演著交流溝通的角色。最終取得對方的認可和信任，使得兩家企業的發展能夠達到最大效益。

　　總之，秘書在現代企業管理中，正如同過去的“管家”一樣，掌管著公司內部的大小事務，負責上下級之間的協調統一，并在同外界的溝通中發揮重大的作用。

　　四、秘書的角色定位對企業發展的影響

　　在企業當中，秘書不僅僅只為領導服務，也要為下層員工服務。秘書工作進行如何，直接影響著領導的決策以及工作效率，還關系著一個企業的發展。如何做好領導身邊的“得力管家”，需要從以下幾個方面著手：

　　(一)培養良好意識

　　作為秘書工作人員，要自覺的培養起正確合理的角色意識，加強對“管家”身份的認知、理解和感悟。為此，我深入的同公司內部的員工進行溝通，充分了解到他們對于秘書有著什么樣的期望，對秘書的行為有什么樣的要求。只有充分的理解秘書同“管家”之間的聯系以及自身的地位以及發揮的特殊作用，要對自己工作有著充分的認識，肯定自己的工作以及價值，樹立起信息，這樣發揮更大的工作激情去完成本職工作。

　　(二)對自身角色充分把握

　　在一些公司中，秘書漸漸地成為了和領導平起平坐的角色，向員工發號施令，這樣的做法是非常不可取的。作為秘書，一定要清楚自己只是領導身邊的“管家”，搞清楚領導同自己角色上的本質差別，以免喧賓奪主，不知不覺間扮演起了領導者的角色。這樣就會引起領導以及下面員工的反感，時間一長自然在公司中站不住腳。作為秘書，要在不同的場合以及工作中，根據需要轉換角色，避免角色出現錯位等問題。

　　(三)提高把握能力

　　不論從事什么樣的工作，都要不斷的加強自身的修養，全面提高自身素質。作為領導的“管家”，在一定程度上可以說是領導的代言人，在工作中更加要注重自身修養的加強和鍛煉，提高自身能力和素質，積極地扮演好秘書的角色。在同其他企業的談判中，充分的展示出自身的良好素養，談吐優雅，首先在印象上就為企業之間的合作增加了砝碼。

　　五、結論

　　在現代企業中，秘書的職責越來越重要。如同大戶人家中管家要把內外事務打理的井井有條一樣，秘書也扮演者領導身邊的“管家”，處理公司中的大小事務，負責上下級之間溝通。作為秘書工作人員，并不應該只是打打文件，理理資料，每天都要有一些看似乏味枯燥、繁瑣的小事要處理，妥善的協調著各級之間的關系，管理著公司的大小事務。

　　秘書這一特殊工種在企業中所扮演的角色，如同過去大戶人家的“管家”一樣，秘書掌管著企業的大小事務，內務、外務都要去處理，包括公司內部的財務、傳達上級指令、協調內部關系，對外要有一定的外交手段，處理各種寫作上的事宜，要時時刻刻對自己有準確的定位，扮演好自己“管家”的角色，切實的為公司的大小事務負責，為企業的發展做出自己的貢獻。

　　文秘專業論文篇2

　　淺析新時期企業辦公室秘書工作

　　在當前新形勢下，加強電力企業辦公室管理工作極為重要，在管理工作中需要以人為本，不斷進行創新，從而做到與時俱進，為電力企業的健康發展提供良好的服務。

　　一、現代電力企業辦公室管理工作的重要性

　　企業要長久發展，需要重視現今最合適的發展模型，這對現代電力企業來說更為重要。五力模型中的企業內部競爭力是各個企業都十分重視的。企業內部也必定存在著競爭，因此，辦公室管理人員應對這種競爭行為進行一定的干涉，要用合適的領導手段來避免將來可能出現的一系列由決策失誤而產生的問題。目前社會上的絕大多數企業結構中，辦公室都是企業的基礎，也決定著各個企業的管理形式，從而影響到企業所做出的各個決策，因此對于電力企業來說，其辦公室管理工作的優化與完善十分利于企業運營。

　　二、電力企業辦公室管理共同存在的問題

　　1.辦公室的管理制度缺乏規范

　　在當前電力企業快速發展情況下，電力企業辦公室在管理上創新點應著力于管理制度的規范和工作效率的提高，但在實際電力企業辦公室管理工作中，還存在著一些問題。如對于緊急情況的處理，雖然在力度進行了加強，但相應的應急措施和規定卻不完善，盡管有值制度，但卻無法滿足緊急情況下的緊急處理。電力企業辦公室這些不規范的問題的存在，在很大程度上使電力企業辦公室的工作效率帶來較大的影響，不僅導致人力和物力資源的浪費，而且也沒有達到預期的工作，使企業的形象受損。

　　2.電力企業辦公室的深層次服務不夠

　　辦公室工作屬于綜合性工作，其需要做好監督、調劑及一些瑣碎事情。但在目前電力企業辦公室工作中，更多的精力都放在了事務性的工作中，這樣則許多工作都處于形式及表層，不夠深入，無法為領導提供深層次的服務，在工作中也不能針對一些關鍵點提供有效的意義和建議，沒有有效的將參謀助手的作用很好的發揮出來。

　　3.電力企業辦公室工作人員的素質有待提高

　　目前電力企業辦公室由于受到編制所限，所以普遍存在工作人員少，工作量大的問題，時間一長，在瑣碎工作的壓力下導致工作人員工作積極性和工作效率降低，在工作過程往往憑借經驗來進行處理，缺乏與其他部門及同行業的有效溝通和交流，再加之一些新員工的加入，缺乏實踐經驗，使辦公室工作的質量和效率受到較大的影響。

　　4.電力企業辦公室協調作用有待提高

　　電力企業辦公室工作中其中十分重要的一項工作內容就是要做好協調工作，這就需要辦公室工作人員要具有較好的溝通和協調能力。但在目前辦公室工作中，很大部分工作人員溝通和協調能力還較差，在工作中存在著互相推諉的情況，影響了辦公室工作的質量和效率。

　　三、辦公室秘書工作存在問題的具體解決措施

　　1.明確督辦范圍

　　要想切實提高電力企業辦公室的督辦工作水平，就需要督辦人員首先明確督辦的范圍。督辦工作的涉及面很廣，包括了制定單位的工作制度、單位的日常管理、對各部門的執行力進行監督等。因此，明確督辦的范圍才能推進辦公室督辦工作的順利進行。從內容上劃分，督辦工作主要包括兩大方面。一方面是監察領導布置的任務的落實情況。另一方面是對單位的正常運作進行監督和檢查。對督辦的范圍進行劃分，可以提高督辦工作的科學性和民主性。加強上級部門與下級部門之間的聯系，并且能夠將下屬的意見及時、準確地傳達到領導那里，保證方針和政策的暢通和下達。

　　2.完善督辦體系

　　電力企業的辦公室督辦工作是一項十分復雜的工作，同時也是一項十分嚴肅的工作。只有做好督辦工作，才能保證電力事業的正常發展，確保我國電力事業的健康發展。督辦工作要對電力單位的全局工作進行一定的跟蹤和監督，并且將督辦過程中遇到的問題等積極向上級部門進行反映，促進問題的有效解決。同時將相關的信息和數據等輸入到電力企業的決策系統中，用監督的力量來督促企業員工的工作，提升員工的工作熱情和積極性。不斷總結經驗和教訓，完善企業的部門規章和制度，促進單位工作效率的提高，營造良好的工作氛圍，形成良好的競爭機制。

　　3.培育創新思維

　　面臨日新月異的現代市場，辦公室秘書想要在企業的發展中站穩腳跟就必須具備一定的創新意識。提升辦公室秘書的綜合素質還需要企業通過多種措施培育秘書工作人員的創新思維。例如，在組織管理活動中，秘書在面臨領導向其征詢工作安排的意見時，提出的建議應該既要滿足領導的意圖，又要別具一格，這樣才能在領導的心中留下良好的印象，為了自身的發展提供保障。

　　4.加強業務培訓，提高工作水平

　　為了提高辦公室秘書的綜合素質，企業還應該加強秘書的業務培訓，提高其工作水平。業務培訓分為崗前培訓、參加管理研討班以及經驗交流等多種形式，主要目的是通過理論學習、經驗交流提高辦公室秘書的業務能力。另外，企業應該充分利用現代教育技術強化對秘書的培訓工作，借助網絡平臺，擴充秘書的知識面，通過網絡了解最新的國際行業動態，吸取國內外優秀的工作方式，不斷提高辦公室秘書的業務水平。

　　四、新時期秘書工作中的綜合素質培養

　　秘書工作對于辦公室工作的正常運行起著至關重要的作用，進而在整個企業的正常運行中也發揮著不可替代的作用，一名優秀的秘書必須具備較強的綜合素質以及職業能力。在發現問題和處理的問題的時候一定要善于運用靈活性思維。要對企業的相關規定進行帶頭執行，對企業的任何決策都要做到親自參與、仔細研究。必須要具備一定的職業素質，對于企業的保密文件要做到按照保密紀律來嚴格執行，堅決做到不該看的不看，不該聽的不聽，經手的保密性文件堅決不外傳。企業的秘書工作不僅僅是要為領導服務，也要為企業的職工服務，要做好與職工的溝通交流工作，協調好企業領導與企業職工的溝通關系。要做好調查研究工作，為領導提供有價值的信息，結合工作的實際情況為領導的決策出謀劃策。

　　秘書工作不僅瑣碎，而且較為復雜，是一項十分累的工作，這就需要秘書人員要具有良好的職來道德和不怕苦、不怕累的犧牲精神。秘書工作涉及的范圍較廣，工作內容也較多，這就需要秘書在處理問題時在具有足夠的耐心和細心，避免由于自己的疏忽而給企業帶來不必要的損失。

　　對于領導的批評要正確對待、虛心接受，找出自身的不足，及時加以改正，從而提高工作效率。要在工作的過程中不斷地提高自身的靈敏反應能力以及綜合協調的能力等，促進自身的業務能力達到理想的水平。要在實際工作過程中不斷地學習，掌握工作的特點和規律，提高理論知識水平，要能通過事物的表面現在看出本質，通過了解事物發展的規律來有條不紊的工作。在實際工作中學習經驗是一個長期且循序漸進的過程，要不斷的更新自身的知識結構，在工作中獲取新的知識，通過不斷地學習知識來充實工作過程，從而提高自身的綜合素質。

　　綜上所述，對文秘工作人員來說，除了要有過硬的文字功底外，還應圍繞企業“辦公室工作上水平”的總體要求，堅持“滿腔熱情、富有激情、充滿智慧、奮力創新”的標準，著力在加強學習、理清思路和改進方法上下功夫，真正將工作做好、做細、做精，不斷提高辦公室文秘工作及辦公室工作的服務水平。