淺析美國文件中心與我國機關文檔管理中心的異同
淺析美國文件中心與我國機關文檔管理中心的異同
機關檔案室是我國檔案事業體制中設置最普遍、最大量的基層檔案管理機構，因其設置的分散性及其作為機關內部機構的附屬性質，已不能滿足政府機構改革提出的精簡、高效要求。隨著改革的深入，北京、深圳、青島等地出現了一些新型的文檔管理機構。檔案界對于這些機構的定位是否就是美國式的文件中心并沒有形成統一的認識。本文從兩者的特點去進行對比，希望有助于把握兩者的區別。
美國文件中心是在二戰時期建立起來的，當時軍政部門的文件數量激增，軍費增加，行政部門費用緊張，急需尋找經濟的文件保管方案。美國文件中心建立后，將半現行文件作為管理對象，為各機關提供經濟的保管服務，具有“精簡、高效”管理半現行文件的作用。
我國機關文檔管理中心的成立，源于2000年全國檔案工作會議上通過的《全國檔案事業發展“十五”計劃》的指導，該《計劃》中明確指出：“研究建立基層文件中心的實施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應的試點工作。”通過對辦公集中機關的檔案實行統一的管理，相對改革前分散式的機關檔案室而言，機關文檔管理中心也起到了“精簡、高效”的作用。從政策導向上看，這些新型的文檔管理機構應稱之為“文件中心”，但具體的機構命名中，并非每個機構都稱為“文件中心”，且通過研究對比發現，這些機構的特點與美國式的文件中心的特點存在著本質的區別，因而本文將之統稱為“機關文檔管理中心”。
1、文件中心與機關文檔管理中心管理范圍的不同
文件中心保管的是半現行文件。所謂半現行文件，是介于現行文件與永久保存的檔案之間的文件。文件中心所保管的正是半現行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超過一次;利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成機關保存;永久保存的文件直接移交到檔案館，文件也不接收。
機關文檔管理中心保管的是機關需要歸檔的文件，不管其利用率的高低及保管期限的長短，只要是屬于機關的歸檔文件，一律接收。一般而言，文件在機關歸檔后的第二年，便移交到機關文檔管理中心保管。具有長遠保存價值的檔案，在機關文檔管理中心保存10-20年后，再向檔案館移交。
2、文件中心與機關文檔管理中心服務對象的不同
文檔管理工作包括以下環節：收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用和統計。文檔管理機構的職能設置主要是圍繞這幾項工作開展，面對不同的服務對象提供不同的服務內容。
美國政府的文件鑒定服務主要由專門的鑒定機構負責，鑒定哪些文件應該向文件中心移交。文件中心僅為政府機構提供保管、檢索、利用、統計服務，鑒定到期的文件并提出處置方案——銷毀或是向檔案館移交。文件中心的管理目標是保證文件保管費用的經濟性，要低于文件放置在機關內的保管費用，在此基礎上保障文件利用的便利性，比如檢索的快捷性以及文件投遞的效率等。
機關文檔管理中心提供的服務各自有所區別，大體上有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案，這些服務主要是面對文件形成機關。此外有些機關文檔管理中心還提供現行文件服務，面向的服務對象是社會。少數文檔中心面向企業、單位提供檔案的代管、數字化、修裱等服務。
3、文件中心與機關文檔管理中心的特點分析
3.1 文件中心主要具有以下特點
文件中心特點一，以機構數量少，機構規模大。在經濟學的生產理論中，規模經濟是指，隨著企業生產規模的擴大并保持在一定規模范圍內，生產成本和管理成本得以降低，從而獲得成本優勢。①因文件中心所投入的庫房、裝具、設備等固定成本較高，只有通過一定的保管規模才能降低文件的單位保管成本，發揮規模經濟效應。文件中心在國際檔案界被譽為“現代最富生命力的檔案管理機構”，雖然在很多國家都有設立，但在美國聯邦政府系統內僅有16個。訪美學者林學奇的實地考察文章《感受文件中心》一文有如下的描述：“華盛頓的文件中心給我的印象更像是一個大倉庫，……七至八米高的屋頂上是密密麻麻的各種管道，20個巨大的庫房……如果不告訴你這里是文件中心，運的是文件或檔案，你一定會把這里認作是鐵路或郵局的托運站。”②從文件服務對象的范圍、倉庫式設置及排架方式可知，美國聯邦政府的文件中心正是通過一定規模獲得“精簡、高效“的作用。
文件中心特點二，保管低利用率的半現行文件。“保存期在6年以下的文件，在機關處理，不向文件中心移交;需要永久保存的文件，由機關直接移交給檔案館作檔案保存;其余的文件視情況和工作需要分期移交文件中心保管和處置。”③對于半現行文件，文件中心僅接收利用率低的部分。低利用率的標準是，每盒文件的月利用率不超過一次，以此保障文件的保管費用比在形成機關的保管費用低的經濟效益的獲得。
3.2 機關文檔管理中心的特點
特點一，設立在駐地集中的政府辦公場所內。機關文檔管理中心是在當地政府進行機構改革并成立新的辦公場所，政府機關實現同一辦公大樓集中辦公的情況下建立起來的。
特點二，集中統一管理檔案，達到精簡高效的作用。機關檔案室因模式的分散性，制約著檔案工作效益的發揮，不能滿足政府提出的“精簡、高效“的要求。機關文檔管理中心建立后，對集中辦公的各機關檔案進行統一管理。這樣的管理方式使政府用于機關檔案管理的資源從分散式轉變為集約式，有效節約政府資源，起到了“精簡、高效”的作用。
4、文件中心與機關文檔管理中心的對比結論
文件中心在保管的文件范圍上要求嚴格，機關文檔管理中心接收的保管范圍則相對寬泛。文件中心的服務對象僅是文件形成機關，機關文檔管理中心則設置靈活，有向社會提供服務的趨勢。文檔保管范圍及服務對象的不同，或許還不能將文件中心與機關文檔管理中心有效地區別開來，特點的不同成為兩者的本質區別。
機構規模大及館藏文件利用率低這兩個突出特點共同構成了文件中心與其他檔案管理機構的不同之處。這兩個特點的關系是統一的關系，文件中心的“精簡、高效“作用，即是通過這兩個特點來保障的。如果所保管的文件利用率太高，大量文件的積累使利用不便，也不能實現規模效應;如果利用率高的文件的數量越多，管理就會更為復雜，不利于保管成本的降低。我國并沒有同時具備這兩個特點的檔案管理機構，所以，我國沒有美國式的文件中心。
機關文檔管理中心設置在政府統一辦公樓內及集中統一管理檔案的特點，是對于改革前的機關檔案室而言的。改革前各個機關都設立一個檔案室，政府資源投入分散。機關文檔管理中心建立后，與各政府機關集中辦公，集中統一管理檔案，改變政府資源分散式投入，體現出“精簡、高效”的作用。以近距離作為條件，才能滿足各機關頻繁的檔案利用需求。
文件中心的“精簡、高效”是通過規模效應及低利用率的保管對象來獲得的，而機關文檔管理中心的“精簡、高效”是通過原有的多個機關檔案室的整合獲得的，兩者在程度、側重點上都有所不同。因此，不能單以“精簡、高效”的作用將兩者混為一談。