檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用論文
檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用論文
信息技術(shù)管理是指對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)如通訊技術(shù)，信息處理技術(shù)、控制技術(shù)等的科學(xué)管理活動(dòng)和過程。它是以信息服務(wù)業(yè)務(wù)的開展與社會(huì)的實(shí)際需要作為依據(jù)，組織好各種信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，并對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。以下是學(xué)習(xí)啦小編今天為大家精心準(zhǔn)備的：檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用全文如下：
一、信息技術(shù)及其發(fā)展
信息技術(shù)按照形態(tài)差異可以分為軟技術(shù)和硬技術(shù)。硬技術(shù)是指各種各樣的信息設(shè)備及設(shè)備功能。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,其逐漸被使用在各種領(lǐng)域工作中,其也不斷被廣泛應(yīng)用在日常生活中,給人們的工作、生活帶來了很多方便。21世紀(jì)是一個(gè)全新的信息時(shí)代,而在信息化環(huán)境下高校檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。例如以往,檔案資料全部是紙質(zhì)資料,在保管過程中會(huì)存在很大麻煩。近年來隨著信息技術(shù)中拍照技術(shù)、印刷技術(shù)以及多媒體技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用,使檔案管理工作有了很大改變,其是信息資料突破了時(shí)空限制,縮短了工作所需時(shí)間,從而大大提高了工作質(zhì)量。信息技術(shù)的應(yīng)用能幫助有效解決了很多高校檔案存在的問題,也進(jìn)一步體現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)于高校檔案管理工作的重要性。
二、信息技術(shù)在高校檔案管理工作中運(yùn)用
1、信息技術(shù)中硬技術(shù)的應(yīng)用
采用計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀以及縮微設(shè)備等硬件設(shè)備來幫助完成高校檔案管理工作中,可以幫助有效提高檔案管理工作順利及有效開展。傳統(tǒng)檔案管理工作還是采用手工操作手段來幫助實(shí)現(xiàn)高校數(shù)據(jù)資料的獲取及處理等工作,增加了工作量降低了工作效率。而人工管理檔案容易因?yàn)樾畔⒘刻蠖斐蓹z索困難,另外由于檔案接觸人員較多,在很大程度上提高了檔案保密難度。隨著信息技術(shù)中硬技術(shù)的不斷應(yīng)用,大部分高校檔案管理工作部門均配備了相應(yīng)的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機(jī)以及相機(jī)等硬件設(shè)備。工作人員可以根據(jù)每一階段利用計(jì)算機(jī)從互聯(lián)網(wǎng)等多個(gè)方面獲取資料信息,對(duì)于收集的資料可以利用掃描儀全部轉(zhuǎn)換為電子版,從而實(shí)現(xiàn)資料數(shù)字化。
電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件,其更易于保管,并且方便,所占空間大大縮小。因?yàn)殡娮游募儆谝活愋滦托畔⑤d體,近年來以光學(xué)材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質(zhì)作為信息載體的紙質(zhì)檔案。針對(duì)學(xué)校獲得個(gè)人中獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯以及各種紀(jì)念品,由于是屬于立體物品傳統(tǒng)保管工中很難確保其經(jīng)過長時(shí)間之后不會(huì)出現(xiàn)變色、損壞等。而利用數(shù)碼相機(jī)將其拍攝為照片進(jìn)行備份保管,這樣事物還能以另外一種形態(tài)即信息資料進(jìn)行保管。而獲得的通知、獎(jiǎng)狀、證書等可以利用掃描儀設(shè)備掃描到計(jì)算機(jī)中,以電子文檔的形態(tài)進(jìn)行保管,還能將這些信息在校園網(wǎng)站上景象發(fā)布,使師生能通過校園網(wǎng)進(jìn)行查看。
2、信息技術(shù)中軟技術(shù)的應(yīng)用
(1)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作,但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端,從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫,可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能,不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性,還能大大提高檔案管理工作效率。
(2)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),使資源共享變成了可能,而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集,還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享,從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校節(jié)省了人力、財(cái)力。
三、小結(jié)
綜上所述,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,其被逐漸應(yīng)用在高校檔案管理工作中。高校檔案管理工作在開展過程中逐漸增設(shè)了信息技術(shù)中的硬技術(shù)及軟技術(shù),即配備了各種檔案管理工作所需要的硬件設(shè)備,并建立了相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng),從而大大促進(jìn)了高校檔案管理工作的順利開展。