活動策劃工商管理論文(2)
活動策劃工商管理論文
活動策劃工商管理論文篇二
淺談企業大型活動的策劃、組織與管理
摘 要：大型活動的策劃和組織，具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的傳播性和嚴密的操作性，在很多領域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會關注度。
關鍵詞：活動 策劃 組織
大型活動策劃、籌備和組織是一項有目的、有計劃、有步驟的組織眾多人參與的協調活動，具有一定的程序性和規律性，但也有許多特殊性、突發性的情況，值得我們認真進行研究。大型活動的策劃和組織，具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的傳播性和嚴密的操作性，在很多領域都是非常重要的工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會關注度。
1.大型活動策劃與組織中的典型問題
1.1勞動強度大。由于沒有科學、合理的組織實施架構，沒有嚴密的管理和執行計劃，往往是事倍功半，導致活動組織人員手忙腳亂、筋疲力盡，而活動卻達不到預期效果。
1.2活動過程混亂。由于在活動執行前期的混亂分工，不規范的管理，直接造成活動執行過程中的人員調配、流程執行等環節的混亂，影響活動的質量。
1.3活動組織觀念落后。現在有些活動的組織者認為，做活動本來就是一個繁雜的事情，活動過程就應該忙、亂、累，他們把活動執行過程中容易出現突發事件、事務繁多、時間集中的特點當作一種忙、亂、累場面的必然理由。其實，通過科學合理的策劃與組織，完全可以使活動組織規范而有序。
1.4財務預算超支。由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個比較詳細而周密的預算，所以在活動的執行期間往往會超出預算，使結算時嚴重超支。
大型活動是一項系統工程，其中，精心的策劃和科學的組織是需要重點把握的關鍵環節。筆者作為辦公室工作人員，參加過一些大型活動的策劃和組織，下面結合自己在大型活動組織中的工作經驗和教訓，簡要談談大型活動策劃與組織中的一些心得體會。
2.精心策劃
大型活動的策劃是為了完成既定目的，解決特定問題，借助科學方法和藝術手段構思、設計、制定工作方案的過程。這個過程涉及面廣，需要考慮的事項繁多，是整個活動成功與否的一個關鍵。做好大型活動需考慮如下策劃工作：
2.1挖掘深刻的思想內涵。我們主辦或參與的大型活動，除了展示企業形象、倡導模范行為之外，還有傳遞思想、表明立場等深刻的思想內涵。挖掘大型活動的思想內涵就是在策劃活動主題、設計活動背景、構建活動版塊、銜接過渡環節的過程中，要以思想內涵為主導構思、貫徹行動。挖掘思想內涵是做好大型活動的前提和基礎，確定了思想內涵，整個活動就有了靈魂，所有設計和構思都要圍繞這個思想內涵開展。
2.2構思新穎的活動創意。獨特的創意往往能深刻表現特定的內涵，越是宏大的內涵越需要通過完整的創意規劃和細膩的創意題材體現出來。這種創意是組織策劃形式的開拓和創新，更是對古老傳統和歷史沉淀的重新解讀和展現。在策劃一項大型活動中，采用的表現手法和表現形式一定要創新，不能走別人的老路。只要在表現形式上有所創新，即使這個活動還有這樣那樣的不足，但總體的層次就上去了。當然，銳意創新不等于放任冒險，主辦大型活動求新求變的前提是安全、平穩、順利。
2.3搭建豐滿的主題框架。大型活動的主題內涵確定后，策劃者需要構建合理、可行的活動單元作為主題的表現手段。不同的活動單元構成了若干主題，并銜接、縫合為一個豐滿的活動主體。大型活動在強調活動整體性的同時，還要重視不同的活動單元間結構的合理性及過渡空間的可通過性。實踐中，在活動主題及活動單元確定后，必須通過實操演練等方式確保過渡的穩定和銜接的通順。同時，還要考慮過程中可能發生的“意外”情況，通過制定預案防止活動的意外中斷。
2.4是勾勒完美的組織細節。“天下大事，必作于細。”這句話對于組織大型活動而言有兩層含義：一是活動的規模越大，控制的環節越復雜，瑣碎的細節越多;二是活動組織得越成功，內容越精彩，在細微處越見精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。大型活動組織中，哪怕只是一個細小的組織細節出問題，也可能釀成大錯。在活動實施前，應把每一個細節在腦子里過一遍“電影”，看看哪一個環節還沒有銜接上，還有沒有遺漏的地方，要“不厭其煩，不厭其細”。
3.科學組織
組織工作是大型活動的主干，組織越科學越合理，則活動越順利，內容越精彩。按進程，大型活動的組織可分為以下不同的階段：
3.1充分的可行性研究階段。舉辦大型活動，必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預期效果。在組織活動之前，必須預先對活動能否安全穩妥舉辦并實現預期效果進行詳細的研究，以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調查研究的基礎上，不僅要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預案進行比較分析論證，提早研究活動實施過程中可能遇到的突發性問題，并準備好周密的處置方案。同時要高度重視對活動實施后的政治輿論、社會影響、經濟效益的科學預測和效果評估。
3.2嚴格的審查批準階段。大型活動舉辦前需要取得公安、消防等部門的行政許可。在大型活動中，以上部門的作用不僅體現在行政許可和行政監督等行政管理方面，在活動前期的可行性研究和組織策劃階段就有可能已經深度介入。活動中各部門協同制定有關技術方案，溝通協調涉及的審查批準事項，根據不同的行業標準和技術準則，提出嚴格的要求，進而制定科學、合理、可行的大型活動策劃方案，并協同組織實施和監督檢查，共同確保活動的順利進行。
3.3周密的組織協調階段。組織協調是大型活動順利進行的脈絡和觸角。大型活動是復雜的開放型系統，涉及到多個部門，需要很多人配合。諸多活動版塊和環節會產生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應的方式與之進行有效溝通。組織過程中任何理解上的差異和行動上的不一致都要通過協調和磨合來達到統一。組織協調貌似簡單，實際上相當復雜。這種復雜性不僅表現在協調層次的多樣，協調主體的眾多，還體現為信息在溝通環節的不斷過濾和消耗。因此，大型企業活動的組織協調工作要特別注意方式方法，既要有召開協調會議形成的書面文件、會議紀要等正式溝通，也要有口頭表達、郵件聯絡、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。工作層的溝通環節存在務虛和務實兩種模式，務虛模式主要是工作層揣摩主旨意圖，領會領導精神。務虛不是言之無物，工作層要通過務虛初步碰出活動的目標和工作范圍。務實模式則是在原則框架下的細化和實施，是工作層針對遇到的問題，各盡所能作答，恪盡職守解決問題。
3.4緊湊的進程控制階段。大型活動的進程控制就是組織者在活動過程中對節點的控制。這些節點主要包括活動的開幕、閉幕以及各個環節的銜接點。首先是開幕、閉幕的時機選擇要慎重。大型活動牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個好的時機來舉辦。活動的舉辦時間還可能受到國內局勢、社會環境以及參與觀眾、組織者的意志，甚至是擬邀請出席的領導或其他重要人物日程安排的影響。其次要有完整的項目進程計劃。包括總體計劃、分項計劃和滾動計劃等內容。我們常說“計劃趕不上變化快”，再科學、系統的活動策劃在組織執行中也會有諸多變數。因此任何計劃都要有預案或第二方案，活動一旦開始，預定的條件和環境發生變化，既定方案也須相應調整。
3.5穩妥的風險控制和應急管理。由于活動現場的參與人員數量大、事物繁雜，所以如何控制好現場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰。任何“風險”都是大型活動的大敵。在某種程度上，活動進程控制得好不好，活動策劃的是否周密，關鍵在于能否通過對活動中發生意外的概率分析，制定完備的應急預案，以防止意外的發生。“凡事預則立，不預則廢”。要牢固樹立“零風險”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預防可能風險的工作方案。對于大型活動，低風險不僅僅是現場組織混亂、飲食衛生不達標，還有可能是手機信號不好、聯絡不暢等;高風險不僅僅是恐怖襲擊、惡劣天氣，還有可能是主要領導不能出席等。低風險與高風險之間還存在過渡和轉化的可能。要將風險管理的意識到貫穿到活動的始終，對任何潛在的風險進行識別和分析，并制定相應的對策。要注意查詢相關記錄、資料，借鑒以往的寶貴經驗，熟練運用系統分解、情景模擬等方式方法，制定切實可行的風險控制策略，確保大型活動成功舉辦。
參考文獻:
[1]鄭建瑜.《大型活動策劃與管理》，重慶大學出版社
[2]陳元平.企業策劃學(大型活動策劃技巧)
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