行政辦公室管理論文(2)
行政辦公室管理論文
行政辦公室管理論文篇二
實現辦公室行政管理精細化
摘要：未來企業的競爭就是細節的競爭，細微之處見功夫，細節的寶貴價值在于，它是創造性的，獨一無二的，無法重復的。細節影響品質，細節體現品位，細節顯示差異，細節決定成敗。在這個講求精細的時代，細節往往能反映企業的專業水準，突出企業內在的素質，提高企業產品品質，提升企業自身形象。所謂“針尖上打擂臺，拼的就是精細”。精細已經成為企業競爭中最重要的表現形式，精細化管理也已經成為決定未來企業競爭成敗的關鍵。精細化是管理的新方向，是以科學管理為基礎，以精、準、細、嚴為特征，致力于降低管理成本，提高管理效率的一種管理方式。精細化管理是加強管理、提升效率的必經之路。
1為什么要實施精細化管理
1.1市場競爭日益激烈
隨著我國加入WTO，國內企業在面對本土企業競爭的同時，還要接受來自國外跨國公司更大的挑戰。市場競爭的日益加劇使得粗放式管理已經不能再適應激烈的市場競爭，這在客觀上要求企業的管理必須轉型。另外，國外公司在管理上十分精細，如果我國的企業想在競爭中占據主動，必須改變粗放管理的模式，實現向精細管理的過渡。
1.2復雜的消費群體誕生
消費品市場競爭白熱化，傳統制造業隨著社會發展進入大調整、大重組和全面優勝劣汰的境地，產品種類越來越豐富，顧客可供選擇的余地越來越大，人們的消費觀念和水平日益提高，個性化需求成為消費趨勢，消費者購買商品越來越挑剔，越來越滿足于享受超值、舒適的服務細節。例如現在的牙膏品種越來越多，分別針對老人、兒童和婦女的不同要求而各自專門設計生產。因此，企業為了生存，為了符合顧客的需要，不得不向精細化管理轉變。
1.3同質化經營的難題
在市場競爭日趨激烈的今天，企業和企業之間在產品、技術、成本、設備、工藝或服務等方面的同質化越來越強，差異性越來越小，在某種層面上而言，市場競爭越來越表現為細節上的競爭。例如，彩電、冰箱、空調、洗衣機等家電行業，產品同質化趨勢越來越明顯。在這種情況下，誰能為消費者想得更周到、細致，誰就會在競爭中勝出。
1.4 追求完美，追求卓越
什么叫卓越，比優秀更好就是卓越。這個世界上沒有十全十美的東西，但無論做什么事，我們都應該盡其所能做到最好，盡可能追求完美、追求卓越。我們追求完美、追求卓越的過程，很大程度上就是不斷追求細節的完善直到完美的過程。任何卓越的表現，不管它是來自于企業、團隊還是個人，都是可以追溯、探究到非常實在的東西，而且它們必定是建立在精細執行的基礎之上，由于各方面的出色表現才會有領先他人的卓越特征。同樣的道理，任何團隊或個人的失敗，都可以從事物發展的蛛絲馬跡中尋找到失敗的根源。追求卓越源于細節又歸于細節。中國古代就有類似說法的總結，如“見微知著”、“一屋不掃，何以掃天下”、“不積跬步，無以至千里”、“千里之堤，潰于蟻穴”等。這些名言強調了任何“細小”的東西都可以通過系統放大，可以成大事，也可以亂大謀。
2 行政管理精細化對策
行政管理精細化，不僅是工作方式的轉變，更是管理思想的改變，需要管理人員在日常工作中不斷提高自我要求，根據精細化要求，改變工作理念與方式，實現行政管理工作的精細化。
2.1 建設企業文化
古語有云：“窺一斑而知全豹”。有經驗的上司通常都非常了解自己下屬的做事風格，也比較了解他們最容易在什么地方出問題。于是，現在管理上極力提倡“放大抓小”的原則，其本質就是從細節上顯示管理的真功夫來，更好地提高效益。“放大”就是指所有管理層的負責人，包括高層和基層的管理者，都應該把所有下屬員工職責范圍內的事情全部放手讓他們去做。例如業務部門，在公司經營方針指導之下，如何具體開展市場業務工作，如何與客戶洽談，如何安排市場推廣宣傳活動，這就要求高層和基層的管理者與相關員工一起商議出計劃和方案后，放手讓他們去做，自己做好督促檢查工作就可以了。精細化管理是提升辦公室管理水平的重要途徑，對我們更好地做好辦公室管理工作具有十分重要的意義。必須樹立精細化管理理念，養成精細化工作習慣，通過制度化、標準化，切實推進精細化管理。
2.2 推進制度化
“沒有規矩，不成方圓”。要想真正有效地保證精細化管理方案變成事實，達到既定的效果，就需要制定激勵與約束制度。例如，摩托羅拉早在30年前就開始建立自己的流程管理體系，既形成了內部控制標準，也體現了公司的經營原則。該控制標準對涉及銷售、采購、薪酬、制造、融資、財務、信息系統控制、知識產權保護等各項業務的流程都做了詳盡的規定，而且還指出如果不按照標準做將會產生何種風險。所以，既有好的精細化管理推行方案，又有好的運轉機制和標準來執行這個方案，企業才有可能成功實施精細化管理。
在實施精細化管理前，企業要整理出一個系統、完整、全面、細致的規章制度體系，作為精細化管理依規辦事的依據。企業管理制度的表現形式或組成包括企業組織機構設計、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明，專業管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。企業因為生存和發展需要而制定這些系統性、專業性相統一的規定和準則，就是要求員工在職務行為中按照企業經營、生產、管理相關的規范與規則來統一行動、工作，如果沒有統一的規范性企業管理制度，企業就不可能實現其發展戰略。我們辦公室在處理會務工作時，將平時常做的從會議目的、作用到會場的申請，到會務的管理等十幾項會議準備內容，總結出規范、細化的會務工作流程，使以后類似工作有章可循，且執行精細而準確。
2.3 培養員工工作習慣
實施精細化管理對員工的心態、技能和知識提出了更高的要求。其實，精細化管理的本質更多的是對員工的職業化要求，把對員工的工作要求更多地通過提高職業素質、職業技能固化到每個人的工作習慣之中。因此，要真正實現管理的精細化，必須培養出一大批合格的職業人，通過人才的職業化實現管理流程的職業化、精細化、標準化。對大多數人來說，我們常說：習慣決定性格，性格決定命運在細節上的表現更多的是種習慣，它全賴于我們的性格和平時的修養，因為性格往往會表現在許多不經意的細節上。
注意細節應該把功夫用在平時，不斷完善我們的性格，養成良好的習慣，關鍵的時候才能水到渠成地“本色”流露，而不至于讓人感覺到虛偽、做作。一個企業要做到重視細節管理，將細節管理真正執行下去并不難，難就難在一如既往地堅持。很多企業的領導在到過一個管理優秀的公司“取回經”后，總要大張旗鼓地搞了一陣子“向學習， 活動”。但要么是“雷聲大雨點小”，要么是一兩天的新鮮，開展根本沒有取得什么實質上的效果。細節運作也是這樣，很多企業在發現問題，或者受到一些啟發后，準備開始重點抓細節管理，但是沒過幾天就不了了之，一些預期的效果也沒有實現。之所以有這樣的問題出現，說到底就是沒有一定的耐力。辦公室在每月制定的《月度工作計劃》中，對辦公室領域的各項工作，可以按照月初計劃進行具體量化與精細分解，明確每一個階段的負責人與任務，從而使工作成績與完成情況一目了然。
2.4 深化精細化 管理
創新存在于細節之中，細節是創新之源，細節的寶貴價值更在在實施精細管理的過程中，最為重要的是要有規范性與創新性相結合的意識。規范性方法是基本性的，不可或缺的條件、要求、手段，創新的方法與技巧是在規范性的基礎上 發展的要求和手段。規范是“精細”的表現形式，“精細”是創新的方向和動力。“精細”的境界將管理的規范性與創新性很好地結合起來，把企業引向成功。許多企業的領導在尋求創新時，不管在技術創新還是在管理創新方面，總習慣于貪大求全，卻很少有“于細微處見精神”的細心和耐心。相反，成功的企業家海爾集團總裁張瑞敏在談到創新時，卻說：“創新不等于高新，創新存在于企業的每一個細節之中。”
“行之有效的創新在一開始可能并不起眼。”而這不起眼的細節，往往就會造就創新的靈感，從而能讓一件簡單的事物有了一次超常規的突破。杜拉克認為，創新不是那種浮夸的東西，它要做的只是某件具體的事。企業要真正達 到推陳出新、革故鼎新的目的，就必須要做好“成也細節，敗也細節”的思想準備。否則，所謂的創新只能是一句空話。所以，創新不一定是“以大為美”，但卻絕不能掉以輕心于企業活動中的既不相同卻又相互關聯的每一個細節。
辦公室 工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小事變大事，甚至影響機關的正常運轉，影響領導的威信，影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。努力用“制度化、流程化、規范化”全面提升辦公室精細化管理的品質，要建立“公文處理、會務、接待、值班”等各方面的標準化工作流程，強調辦公室工作的精品意識，從而使辦公室成員在工作中養成精細化思想，使企業辦公室管理實現從制度化約束向 文化約束的轉變，提高精細化水平。
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