檔案信息化管理論文

檔案信息化管理論文

　　檔案是一種很重要的記錄，它保存了很多有價值的文字、圖像、資料等，而檔案信息化管理，指的是統一的規范和組織之下，在檔案管理活動中運用現代信息技術，下面是由學習啦小編整理的檔案信息化管理論文，謝謝你的閱讀。

　　檔案信息化管理論文篇一

　　淺談檔案信息化管理

　　摘要：檔案是一種很重要的記錄，它保存了很多有價值的文字、圖像、資料等，但目前很多企業和機構的檔案管理存在不規范的現象。要想解決這些問題，就需要采取網絡信息技術，對檔案進行統一規范的管理，本文針對如何運用信息化技術來保存和管理檔案做了一系列的探討，希望對廣大的信息管理者能夠有所幫助。

　　關鍵詞：檔案信息化管理資料規范

　　檔案信息化管理，指的是統一的規范和組織之下，在檔案管理活動中運用現代信息技術，對檔案資源進行科學的處置、管理和利用。檔案信息化管理也是一項長期性的工作，只有做好了這項工作，才能夠提升檔案管理和利用的水平。

　　一、檔案信息化管理的優點和缺點

　　(一)方便快捷

　　傳統的檔案管理存在紙張容易受潮、查找不方便的缺點，但如果建立一個電子檔案，不但查找方便，還能提高辦法效率。因為計算機的運算速度極快，而人工操作很慢，容易出錯，反復查閱還會使紙張受損，但電子檔案卻不會存在原件受損的情況。人們在建立電子檔案的時候，按照檔案的類型進行收集、統計和查閱，縮短了時間，方便快捷。

　　(二)能夠實現資源的共享

　　傳統的檔案管理由于是手工操作，所以無法實現資源共享、交流，給各部門之間的工作造成一些不便，而電子檔案利用網絡通信工具來傳輸，瞬時間可以完成大量信息的傳遞，還可以重復傳遞，不存在資料被人占用了，另一人就無法占用的缺點。人們既可以交流和傳遞部門之間的信息，也可以隨時查閱和分享不同時期的信息。

　　(三)容易被侵擾和盜取

　　雖然檔案信息化管理存在方便快捷、資源共享的優點，但由于計算機網絡的大環境存在一定的復雜性，如果計算機系統和網絡本身就存在缺陷，或者是安全措施不夠，就會給網絡黑手可乘之機，使檔案資源和數據資料被盜取或者被侵擾和毀壞。

　　(四)技術上不全面

　　在建立電子信息檔案的時候，需要把紙質檔案上的內容用掃描儀或者其他設備來輸入到電腦中，形成電子檔案，但目前我國很多單位和機構都采用的價格便宜的平板掃描儀，這種掃描儀雖然經濟實惠，但速度跟不上，無法在短期內將檔案資料轉化為電子檔案。

　　二、如何加強檔案信息化管理

　　(一)完善安全措施

　　由于網絡環境存在很多不安全因素，電子檔案容易被盜，所以必須要建立一個安全防范措施，設置文件保密措施，采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統，安裝殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒，并且對檔案和數據進行及時的備份，防止黑客或者其他人員侵入系統。

　　(二)創建標準的檔案管理體系

　　標準、規范是電子檔案管理的重要原則，檔案管理部門首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配備齊全的設備。另外，還要多渠道、多層次的收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡，以保證檔案的完整。

　　(三)提高工作人員的技能和水平

　　傳統的檔案管理模式已經不能再適應單位和機構對檔案的利用和需求了，因此，要改變傳統的檔案管理模式，就必須提高檔案管理人員的技能會水平。首先要對他們進行計算機信息技術方面的培訓，讓他們熟悉計算機操作，在工作中能夠得心應手。另外還要讓他們樹立起職業道德和工作責任心。

　　(四)更新管理理念

　　一些單位和機構認為生產力和經濟效益才是重要的，檔案管理只是次要的，不要大費周章。這種管理理念是錯誤的，檔案是單位和機構的重要歷史資料及依據，能在決策的時候起到重要作用，如果不重視它的管理，將會造成一些不好的后果。因此，管理人員應該更新管理理念，建立符合時代要求的檔案意識，轉變封閉、保守、落后的思想觀念，將被動式的管理轉變為主動式的管理。

　　(五)注重管理的效益

　　檔案信息化管理是一項巨大的系統工程，需要單位和機構投入一定的物力、人力、財力，所以必須注重信息化管理的效益。根據自身的實際、需求、基礎，將利用率較高的檔案進行數字化，利用率不高的檔案則無需數字化，否則會浪費大量的人力、物力、財力。

　　三、檔案信息化必須實現的幾個內容

　　(一)檔案信息的數字化

　　檔案信息的數字化也是檔案管理信息化的基礎，傳統的檔案管理是以紙質檔案管理為主，信息化管理則需要把這些紙質的信息轉變為數字化的內容，通過電子掃描儀的方式轉化為數字形式，再由計算機直接進行管理。此外，還要在平常的管理中推行無紙化辦公，實現檔案信息的數字化。

　　(二)檔案查找的自動化

　　傳統的檔案查找方式是在紙質檔案中進行翻查，不但不方便，效率還很低。紙質檔案經歷的時間如果較為長，很容易發生遺失和損壞的現象。通過登錄網絡客戶端來進行檢索和查找，其速度和效率是傳統的檢索工具無法比擬的。

　　(三)檔案資料的網絡化

　　在過去，人們如果需要查閱檔案，還要親自到檔案室進行查找，并且辦理查閱手續，不但浪費時間而且顯得很麻煩。如果實現了檔案資料的網絡化，工作人員便可在網上登陸自己的權限或者賬號，進入客戶端，直接進行檢索，大大的提高了檔案管理的方便度和效率。

　　(四)檔案管理的安全化

　　檔案資料、信息雖然上傳到了網上，可是如果不采取加密措施，就很容易被泄露。還有一些企業或者機構使用的檔案客戶端并不安全，既沒有安裝防火墻，也沒有定期殺毒，這就存在一定的安全隱患。所以，除了要設置加密措施以外，還要提高檔案傳輸的安全性。

　　四、總結與體會

　　如今，檔案信息化管理已經成為企業信息建設中的一部分，并且關系到企業的日常運行，如果檔案不齊全，就很難了解企業以往的資料及情況，更難以做出正確的決策。因此，必須對檔案進行信息化管理，實現檔案管理的科學性與合理性。

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