文秘寫公文指導

　　文秘是隨著科學與經濟的高速發展，信息傳播的急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。作為一種全球性職業，文秘工作也顯得越來越趨于現代化、科學化與專業化。它在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息的交流等方面發揮著越來越重要的作用。出國留學網小編為您提供文秘寫作怎么寫。

　　一、 指出下面文書中哪些屬于行政公文，事務文書與商務文書。

　　1、 行政公文

　　是在指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的主要工具，(通常被稱為通用公文，在經濟、司法、企業、商務、科技等各行各業的日常工作中常用)

　　共有13種行政公文：

　　命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議記要。(決議屬黨委機關專用)

　　共有事務文書如下：

　　傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記要、計劃、總結、述取報告、講話稿、(這是機關、單位、團體和個人為處理日常事務所用公文)。

　　共有商務文書如下：

　　這是機關、單位、團體為處理商務業務所使用的文書，意白書、訂貨單、商品說明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告。

　　二、 根據下面內容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。

　　xxxx年xx月xx日，海天電器集團就做好安全保衛工作事宜，給各公司下發了通知。發文字號是海天電[xxxx]xx號。(注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬于行政公文。

　　文種是通知。

　　通用公文的格式要素為(1)眉首、(2)主體、(3)版記三個部分。紅色反線以上的個要素統稱為眉首;紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素統稱為主體;主題詞以下的各要素統稱為版記。

　　1、 眉首的各要素：

　　(1)公文份數序號

　　(2)秘密等級

　　(3)保密期限

　　(4)緊急程度

　　(5) 發文機關標識

　　(6)發文字號

　　(7)簽發人

　　(8)線色反線

　　2、主體的各要素：

　　(1)公文標題

　　(2)主送機關

　　(3)正文 (4)附件

　　(5)成文日期

　　(6)印章和附注等

　　3、版記的各要素：

　　(1)主題詞

　　(2)抄送機關

　　(3)印發機關

　　(4)印發日期

　　(5)版記中的反線等

　　因此該公文的格式應為：

　　0000001 機密*一年

　　海天電器集團文件

　　海電[xxxx]xx號

　　關于海天集團就做好安全保工作的通知

　　各分公司：

　　為了...........

　　特此通知。

　　海天電器集團

　　xxxx年xx月xx日

　　主題詞：安全 保衛 通知

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　　抄送：集團各科室

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　　海天電器集團辦公室 xxxx年xx月xx日印發

　　三、 以擬寫工作總結為例，說說材料工作的4個環節。

　　第一個環節——材料的占有。

　　在工作總結中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收獲，有什么經驗和體會或教訓，今后有什么打算和努力的方向等。

　　第二個環節——材料的鑒別。

　　在工作總結中主要是要導找哪些是有價值的信息材料，可以放在工作總結之中，給人以學習，仿效或教訓等。

　　第三個環節——材料的選用。

　　(1)圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料“放行”和主題無關的材料再生動也得忍痛割愛;

　　(2)選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強大說服力的，能深刻得揭示事物本質的材料。

　　(3)選擇真實準確的材料。即確有其事不是胡編的，準確可靠沒有任何的夸張;

　　(4)選擇生動新穎的材料。即發現，挖掘不準人知的材料以及生動有趣的材料。

　　第四個環節——材料的使用。

　　注意兩點：

　　(1)恰當安排材料的先后順序。以工作總結為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時間內、什么情況下、做了些什么工作、有何成績。第二主體，屬于總結的重點部分。如屬于匯報性總結，則主要寫回顧與思考;如屬于經驗性總結，則主要寫做法與體會。第三結尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等?？傊偨Y寫法要宜于別人的思維習慣所接受。

　　(2)確定材料的詳略程度：A根據主題的需要確定材料的詳略。對表現主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據文體的特點確定材料的詳略。不同的文章體栽特點不同。公文的餓特點是直言“說”明，故說明部分詳寫，議論、敘述略寫;說理部分詳寫，引述略寫;敘事詳寫，議論，說明略寫。

　　四、 指出下面詞語各屬于應用文書的哪類專用語言。

　　A根據`````特通告如;B、收悉;C、轉發;D、特此專復;E、關于;F、本部門;G、為了;H、會議認為;I、會議指出;J、不同意;K、原則同意;L、請予復函;M、請審閱;N、貫徹執行;O、現將有關事項通知如下。

　　應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：

　　1、 開頭用于，如以上中的“為了”、“關于”。

　　2、 承啟用語，如“根據`````特通告”“現見有關事項通知如下”。

　　3、 引述用語，如“收悉”。

　　4、 批轉用語，如“轉發”。

　　5、 稱謂用語，如“本部門”。

　　6、 經辦用語，如“會議認為”“會議指出”“貫徹執行”。

　　7、 表態用語，如“不同意”“原則同意”。

　　8、 結尾用語，如“請予復函”“請審閱”。

　　五、 為什么應用文書較多運用敘述，議論和說明方式，而很少使用描寫，對話和抒情方式?

　　應用文書以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敘述、議論、說明等方式，以陳述情況，闡述觀點或說明問題。

　　(敘述六要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果。議論文三要素：論點、論據、論證，每一段完整的議論都由三要素構成。分為立論與反論，說明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數字和圖表。)

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