Excel有哪些操作良好習(xí)慣會(huì)計(jì)人員需注意
Excel有哪些操作良好習(xí)慣會(huì)計(jì)人員需注意
日常工作中對excel的應(yīng)用可謂是無處不在，尤其對我們財(cái)務(wù)人員來說更是必不可少的。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于7個(gè)Excel良好習(xí)慣會(huì)計(jì)人員需注意，希望對您有所幫助。
7個(gè)Excel良好習(xí)慣會(huì)計(jì)人員需注意
1、內(nèi)部統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)
統(tǒng)一工作薄中相同數(shù)據(jù)的名稱、編碼、以及需要引用的公用內(nèi)容。
對于像公司名稱或者人名等公用信息不要使用簡寫、別稱，以便使用函數(shù)查找、引用并有利于使用替換等工具。對于工作中不同部門協(xié)同的項(xiàng)目或者共同使用的名稱也應(yīng)該統(tǒng)一名稱或者采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，方便數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的傳遞以及共同使用。如果使用過vlookup等查找函數(shù)就可體會(huì)到這個(gè)習(xí)慣的必要性。
2、排版的規(guī)范化設(shè)置
輸入字符時(shí)不要在字符串內(nèi)、前后插入空格，盡量使用對齊功能來排版，以便使用函數(shù)查找、引用。盡量不使用合并單元格功能(可使用跨列對齊來居中)，以便填充公式、排序、篩選。排版時(shí)使用頂端標(biāo)題行、標(biāo)題列功能。數(shù)字及文本的對齊方式請使用Excel默認(rèn)的格式，即數(shù)字靠右對齊，文本靠左對齊。數(shù)字使用千位分隔符。學(xué)會(huì)使用拆分窗口功能，免除為看到標(biāo)題行而大量滾屏，以提高工作效率。
3、鍵盤功能快捷鍵使用
工作簿內(nèi)工作表較多時(shí)，使用建立目錄的工具或者工作表標(biāo)簽的快捷菜單(通過用鼠標(biāo)右鍵單擊標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕，顯示快捷菜單。)，快速選取工作表。經(jīng)常使用快捷鍵，提高工作效率。
4、函數(shù)使用
要進(jìn)行乘除等運(yùn)算時(shí)，要養(yǎng)成在公式的最外層使用round函數(shù)的習(xí)慣，以免出現(xiàn)四舍五入的誤差。
計(jì)算結(jié)果可能出現(xiàn)#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯(cuò)誤，而其它單元格又需對此單元格進(jìn)行運(yùn)算時(shí)，要養(yǎng)成使用if和ISERROR函數(shù)消除錯(cuò)誤值的習(xí)慣。
對于有些需要查找的函數(shù)，為了防止在輸入時(shí)的不規(guī)范性，對于需要查找的數(shù)據(jù)應(yīng)去除其空格，如使用trim函數(shù)。
養(yǎng)成使用狀態(tài)欄進(jìn)行臨時(shí)性的求和、計(jì)數(shù)、求平均值的習(xí)慣。
5、多人協(xié)作時(shí)需要適當(dāng)?shù)姆止?quán)限
當(dāng)工作表要提交他人(多人)填寫時(shí)，養(yǎng)成保護(hù)工作表、鎖定單元格以及對特定單元格設(shè)定數(shù)據(jù)有效性的習(xí)慣，以避免他人的錯(cuò)誤操作影響報(bào)表的匯總。
6、數(shù)據(jù)勾稽的檢查
對于一個(gè)工作薄中有多張工作表，期間的數(shù)據(jù)有比較嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，應(yīng)在一張工作表中反映這些勾稽關(guān)系，并且應(yīng)夠校驗(yàn)出表間的關(guān)系是否正確。
7、養(yǎng)成經(jīng)常思考的習(xí)慣
對于簡單的、重復(fù)性的、機(jī)械性質(zhì)的勞動(dòng)應(yīng)該思考有無改進(jìn)的可能性，對于一些自己無法解決的應(yīng)該去論壇發(fā)布討論帖，或者查找以前類似問題的處理，如可以利用宏能夠處理的重復(fù)性勞動(dòng)，應(yīng)該學(xué)習(xí)初步的錄制宏的功能，方便工作、提高效率。
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