采購訂單和采購合同的區別是什么(2)
采購訂單的主要方式
80/20方法。絕大部分給A企業(例如80%)，另外小部分給另外B企業，或者B、C企業;這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經濟折扣，獲得更低成本。B、C做為培養關系的供應商，在A出問題時候可以快速補充，相當于備份的大供應商，可以避免供應中斷。
這種操作方式存在一種內控上的難題，最大的采購量到底給哪一家?面向各個供應商采購不同的量，采購價格如何確定?供應商可以通過向采購決策人公關以獲取最大的采購量，而供應量小的供應商也可以公關獲得好的采購價格，因為量不一樣，價格和采購量大的不能完全比較。實際上大小供應商都有發揮空間。
解決的方法：通過供應商評估確定優先供應商，備份供應商，明確主供應商和備份供應商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內控(不過，這需要定期評估，以評估小組操作);第二層次的內控，那只有參考市場價格了，很難內控;或許可以通過對采購人員整體部門KPI的相關考核來加強內控，比如考核年采購成本降低金額等。
采購訂單的信息表邏輯
1.產品信息表中
必須指明某個字段可以被其他單據所更改。這主要是為了保證數據的一致性。因為在企業中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發部門等建立。為此，研發部門有這個權利那些內容可以被其他人員更改。如此的話，當其他部門通過其他單據更改了某部分內容之后，作為產品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業用戶，把一些關系不是很大的內容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關鍵的參數，如原材料檢驗標準、原材料規格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。
2.用戶需要有這張表對應的權限
如在ERP系統權限設計中有一個排它權限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關單據更新這個產品基本信息表。
3.是采購訂單中的控制
在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產品基本信息表的內容需要采購員根據實際情況來進行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統就會進行判斷。更改的內容是否涉及到產品基本信息表中的內容。如果涉及到而且產品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進行更新，而不會涉及到產品基本信息表。
也就是說，要同時滿足以上三個條件，產品基本信息表中的內容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項目推廣中，對于用戶的建議是這個功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過級聯更新來節省數據維護的工作量。但是對于一些技術性比較強的數據，則最好還是采取專人維護專人負責制比較好。
采購訂單的價格信息邏輯
除了會對采購訂單中的產品基本信息如包裝信息進行更改，采購員改的最多的還要算是采購訂單價格。這個采購訂單價格在采購訂單管理中又是一個比較敏感的字段。為了保障企業資金的安全性，采購訂單在這個字段的更新上采取了比較多的控制措施。
1.采購訂單價格更新
首先，采購訂單會控制采購員是否有這個權限更改這個采購價格以及更改的幅度有多大。有些企業對于這個采購價格控制的比較嚴格，普通采購員無法更改這個采購價格。因為采購訂單中的價格自動會從供應商產品價格表中帶出來。也就是說，默認的價格就是跟供應商協商好的價格。若要進行價格變動的話，則必須由采購經理來完成。有些企業則相對寬松一點，采購員可以更改采購訂單的價格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標準價格為10元，而采購員可以在1%的范圍內修改這個采購價格。也就是說，其向供應商采購時，其價格的最大修改權利只有11元。如果超過這個價格的話，就需要采購經理或者其他人員的授權才行。可見通過對采購價格這個字段本身的權限控制，能夠大大的提高采購訂單價格的準確性。明顯消除采購員與供應商串通的徇私舞弊行為。
2.采購訂單價格更新對其他數據表的影響
采購訂單的價格更新是否會對其他相關表產生影響呢?這里的相關表主要包括兩張數據表，分別為產品價格信息表與產品供應商價格信息表。產品價格信息表中定義了產品的計劃價格;產品供應商價格信息表則定義了某個供應商的具體價格信息。他們之間有彼此的聯系。如產品供應商價格信息表默認情況下，會繼承產品計劃價格表中的價格。而在建立采購訂單的時候，默認情況下其價格來自于產品供應商價格信息表。如果這張表中沒有相應數據的話，則其會采用產品計劃價格表中內容。而現在反過來，如果采購訂單中物料價格的變化，是否會更新以上這些表中的內容呢?
筆者在項目實施中，給用戶第一個建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價格表中的信息。若產品計劃價格表中或者供應商價格信息表中的內容有改變的話，最好通過獨立的變更單據來進行變更。這主要是出于數據的一致性考慮。而且也易于后續的查詢追蹤。如果在采購訂單中進行級聯更新的話，以后很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數據維護的工作量。但是卻可以保持數據的一致性，筆者認為這個交易還是值得的。
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